Partnerportal für Subunternehmer einrichten

Wofür das Partnerportal da ist

Subunternehmer fragen oft nach: Welche Touren fahre ich morgen, wann kommt die Gutschrift, welcher Lieferschein fehlt noch. Im Partnerportal sehen sie das selbst. Umgekehrt kommen fehlende Lieferscheine, neue Nachweise und geänderte Firmendaten direkt zu dir, statt per Mail oder Fax.

• Das Portal ist von MOSI getrennt. Ein Zugang zum Portal ist kein Konto in deiner Organisation.
• Alles, was ein Subunternehmer hochlädt oder ändert, gilt erst, wenn du es geprüft und übernommen hast.
• Preise der Aufträge sieht der Subunternehmer nicht, nur die Beträge seiner Gutschriften.
• Das Portal gibt es auf Deutsch, Englisch und Tschechisch. Jede Person wählt ihre Sprache selbst.

Einen Ansprechpartner freischalten

Zugang bekommen nur Ansprechpartner, die du ausdrücklich freischaltest. Der Subunternehmer kann keine weiteren Personen selbst einladen.

1. 1
   Subunternehmer öffnen

   Stammdaten → Subunternehmer, dann den Subunternehmer öffnen.

2. 2
   Seite „Partnerportal“

   Dort stehen alle Ansprechpartner mit Funktion, E-Mail und Stand. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse trägt den Hinweis „Ohne E-Mail“ und lässt sich nicht freischalten.

3. 3
   „Freischalten“

   Mit der rechten Maustaste auf den Ansprechpartner klicken. MOSI schickt ihm eine Einladung per Mail mit dem Link zum Portal.

Nicht freigeschaltet

Kein Zugang zum Portal.

Eingeladen …

Freigeschaltet, aber noch nie angemeldet. Dahinter steht der Zeitpunkt der Einladung.

Zuletzt …

Freigeschaltet und zuletzt zu diesem Zeitpunkt im Portal.

Zum Freischalten und Sperren brauchst du das Recht, den Subunternehmer zu bearbeiten.

Fährt eine Person für mehrere Firmen, die MOSI nutzen, reicht ihr ein Konto. Oben im Portal wechselt sie zwischen ihren Auftraggebern.

Zugang sperren

Auf derselben Seite mit der rechten Maustaste „Sperren“ wählen und bestätigen. Die Anmeldung für diesen Subunternehmer endet sofort, auch in einer laufenden Sitzung. Freischalten geht jederzeit wieder.

Verlässt ein Ansprechpartner die Firma des Subunternehmers, sperre seinen Zugang. MOSI weiß davon nichts, solange es niemand einträgt.

Lieferscheine aus dem Portal prüfen

Fehlt an einer erledigten Tour der Lieferschein, kann der Subunternehmer ihn im Portal hochladen, als PDF oder Foto. Der Lieferschein gilt erst nach deiner Prüfung.

1. 1
   Leistungserfassung öffnen

   Abrechnung → Leistungserfassung. Liegen Lieferscheine zur Prüfung vor, steht oben „Vom Subunternehmer (3)“ mit der Zahl der offenen.

2. 2
   Lieferschein ansehen

   Das Fenster „Lieferscheine aus dem Partnerportal“ zeigt Tour, Datei und die eingetragene Lieferschein-Nr.

3. 3
   „Übernehmen“ oder „Ablehnen“

   Übernommen hängt der Lieferschein als Dokument der Art Lieferschein am Auftrag. Beim Ablehnen gibst du einen Grund an. Der Subunternehmer sieht ihn im Portal und lädt neu hoch.

Zum Prüfen brauchst du das Recht, Aufträge der Logistik zu bearbeiten.

Nachweise aus dem Portal prüfen

Subunternehmer erneuern ihre Nachweise selbst, etwa die Haftpflicht bzw. Verkehrshaftung oder die Erlaubnis nach GüKG. 30 Tage vor Ablauf und nach Ablauf erinnert MOSI sie per Mail mit einem Link zum Hochladen.

1. 1
   Liste der Subunternehmer öffnen

   Liegen Nachweise vor, steht oben „Nachweise aus dem Portal (N)“.

2. 2
   Nachweis prüfen

   Art, Datei und die Gültigkeit, die der Subunternehmer angegeben hat.

3. 3
   „Übernehmen“ oder „Ablehnen“

   Übernehmen legt den Nachweis am Subunternehmer an bzw. erneuert ihn. Abgelehnt sieht der Subunternehmer den Grund im Portal.

Geänderte Firmendaten übernehmen

Anschrift, Steuerangaben und Bankverbindung ändert der Subunternehmer nicht direkt, sondern beantragt die Änderung. Offene Anträge stehen in der Liste der Subunternehmer unter „Änderungen aus dem Portal (N)“. Du übernimmst oder lehnst mit Grund ab.

Eine neue Bankverbindung übernimmst du nur nach einem Rückruf beim Subunternehmer unter der Nummer, die du schon kennst, nicht unter einer Nummer aus dem Antrag. MOSI verlangt dafür das Feld „Wie bestätigt“. Danach darf eine andere Person die nächste Gutschrift an diesen Subunternehmer festschreiben, nicht die, die die Bankverbindung übernommen hat.

Gutschriftvereinbarung

Wer Subunternehmer per Gutschrift bezahlt, braucht mit jedem eine Vereinbarung darüber (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Das Partnerportal holt sie digital ein: Ohne Vereinbarung erscheint sie beim Öffnen des Portals, und der Subunternehmer bestätigt sie mit einem Häkchen. Daraus entsteht ein PDF mit Person und Zeitpunkt.

• Den Text legst du je Gesellschaft in den Einstellungen der Abrechnung fest, Seite „Gutschriftvereinbarung“. Ohne eigenen Text gilt die Vorlage von MOSI.
• Die bestätigte Vereinbarung und ihr PDF stehen am Subunternehmer auf der Seite „Gutschriften“ unter „Im Partnerportal bestätigt“.
• Hast du die Vereinbarung schon auf anderem Weg geschlossen, etwa im Rahmenvertrag, trägst du dort „Vereinbart seit“ ein. Dann fragt das Portal nicht.
• Ist das Gutschriftverfahren in deiner Organisation ausgeschaltet (Verwaltung → Finanzen), zeigt das Portal weder Gutschriften noch die Vereinbarung.

Verbindlich ist der deutsche Wortlaut. In Englisch und Tschechisch ist nur der Rahmen übersetzt, mit einem Hinweis darauf.