Für andere stempeln und Fremdstempel bestätigen

Wofür das da ist

Auf der Baustelle hat nicht jeder ein Diensthandy, und ein Terminal gibt es dort nicht. Deshalb stempelt der Kolonnenführer für alle: Er scannt morgens die Ausweise seiner Leute und tippt einmal auf „Kommen“.

Solche Stempel und die Stempel am Terminal heißen Fremdstempel, weil sie nicht die Person selbst erfasst hat. Sie gelten sofort. Damit sie nachweisbar bleiben, bestätigt die Person sie später.

Stempeln für andere gehört zum Zusatzmodul Terminal. Die Gesellschaft der gestempelten Person braucht Zeiterfassung und Terminal.

Kolonnenführer einrichten

• Der Kolonnenführer braucht in der Zeiterfassung das Recht, für andere zu stempeln, und zwar in den Gesellschaften, in denen seine Leute beschäftigt sind. Dafür gibt es unter Verwaltung → Positionen die Position „Kolonnenführer“: Sie enthält genau dieses Recht und sonst keine Sicht auf Zeiten.
• Er braucht MOSI Drive (iOS oder Android) oder MOSI Remote (iPhone).
• Jede Person seiner Kolonne braucht einen Mitarbeiterausweis mit QR-Code.

So stempelt der Kolonnenführer

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   Für andere stempeln öffnen

   In der App im Reiter „Zeit“ auf „Für andere stempeln“.

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   Ausweise scannen

   „Ausweis scannen“ und die Kamera auf den QR-Code halten. Jede gescannte Person erscheint mit Namen in der Liste. Für die nächste Person wieder „Ausweis scannen“.

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   Aktion wählen

   „Kommen“, „Pause Beginn“, „Pause Ende“ oder „Gehen“. Die App stempelt für alle Personen der Liste, zu denen die Aktion passt.

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   Ergebnis prüfen

   Je Person steht das Ergebnis, zum Beispiel „Gekommen 07:31“ oder „Übersprungen: schon eingestempelt“. Dazu fasst eine Meldung zusammen, etwa „Kommen für 5 Personen gestempelt, 1 übersprungen.“

• Seinen eigenen Ausweis kann der Kolonnenführer nicht für sich scannen. Er stempelt sich über die normale Stempeluhr.
• Mit „Liste leeren“ beginnt er eine neue Liste, „Entfernen“ nimmt eine Person heraus.
• Ohne Netz nimmt die App den Ausweis ohne Namen auf („Name unbekannt (offline)“). Die Stempel gehen in die Warteschlange und werden gesendet, sobald wieder Netz da ist.

Fremdstempel bestätigen oder widersprechen

Wurde für dich gestempelt, bekommst du eine Benachrichtigung. In Meine Zeit steht dann oben „Bitte bestätigen“ mit einer Liste: Zeit, Art, „Erfasst von“ (Name des Kolonnenführers oder „Terminal“ mit Name des Geräts) und bis wann du antworten sollst.

Stimmt

Du bestätigst den Stempel.

Widersprechen

Du schreibst im Feld „Begründung“, was nicht stimmt, zum Beispiel „Ich war erst um 07:15 auf der Baustelle“, und tippst „Widerspruch senden“.

Der Stempel zählt in beiden Fällen weiter, bis das Büro ihn ändert. Ein Widerspruch ändert weder Ist noch Saldo.

Die Frist für die Antwort ist die Bestätigungsfrist der Gesellschaft, Vorgabe 3 Tage. Einen Tag vor Ablauf erinnert MOSI dich einmal. Antwortest du nicht, steht der Stempel als „Nicht bestätigt“ in der Prüfliste. Gültig bleibt er trotzdem.

Was das Büro tut

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   Prüfliste ansehen

   In Zeiterfassung → Prüfung stehen Widersprüche unter „Fremdstempel widersprochen“, abgelaufene Fristen unter „Fremdstempel unbestätigt“.

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   Tag öffnen und korrigieren

   Bei Bedarf den Stempel korrigieren oder entfernen, mit Grund.

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   Abschließen

   Mit „Erledigt“ an der Zeile ist der Fall geschlossen. Bei der Person steht danach „Erledigt“.

Im Tag der Person ist an jedem Fremdstempel zu sehen, wer ihn erfasst hat (Quelle „Kolonne“ mit Namen oder „Terminal“ mit Gerät) und wie die Bestätigung steht.