Terminal am Hof: Tablet koppeln und stempeln

Wie das Terminal funktioniert

Das Terminal ist eine Webseite, die im Browser eines Tablets läuft. Eine eigene App brauchst du dafür nicht. Das Tablet hängt zum Beispiel am Eingang der Halle. Wer kommt, hält den QR-Code seines Mitarbeiterausweises vor die Kamera, sieht seinen Namen und tippt auf „Kommen“.

• Am Terminal erscheinen nur Name und Zustand der Person (nicht eingestempelt, eingestempelt, in der Pause). Kein Foto, keine Zeiten, kein Saldo.
• Ein Terminal gehört zu genau einer Gesellschaft. Es nimmt nur Ausweise von Personen an, die in dieser Gesellschaft beschäftigt sind.
• Ein Stempel am Terminal gilt sofort. Die Person bestätigt ihn später in Meine Zeit oder in der App.

Terminals gibt es mit dem Zusatzmodul Terminal. Es setzt die Zeiterfassung voraus und wird wie diese je Gesellschaft eingeschaltet.

Ausweise vorbereiten

Jede Person, die am Terminal stempeln soll, braucht einen Mitarbeiterausweis. Du stellst ihn bei der Person unter Mitarbeitende auf der Seite „Foto und Ausweis“ aus und druckst ihn als Karte (85,6 × 54 mm) oder auf A4.

Geht ein Ausweis verloren, widerrufe ihn dort oder erneuere den Code. Ohne PIN-Pflicht kann sonst jeder, der den Ausweis findet, damit stempeln.

Terminal anlegen und koppeln

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   Terminal anlegen

   Zeiterfassung → Terminals, „Terminal anlegen“. Gib einen „Name“ an, zum Beispiel „Halle Nord“, wähle die „Gesellschaft“ und entscheide über die „PIN-Pflicht“. Dann „Anlegen“.

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   Kopplungscode notieren

   MOSI zeigt einen Code aus acht Zeichen. Er gilt 15 Minuten und nur einmal. Mit „Code kopieren“ legst du ihn in die Zwischenablage.

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   Tablet vorbereiten

   Öffne im Browser des Tablets MOSI und hänge /terminal an die Adresse an. Es erscheint „Terminal koppeln“.

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   Code eingeben

   Im Feld „Kopplungscode“ den Code eintragen und „Koppeln“ tippen. Das Tablet zeigt danach den Namen des Terminals, die Uhrzeit und das Kamerabild.

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   Vollbild einschalten

   Unten „Vollbild“ tippen, damit nur das Terminal zu sehen ist.

Das Tablet bleibt danach gekoppelt, auch nach einem Neustart. In der Liste der Terminals steht unter „Stand“ dann „Gekoppelt“, dazu „Zuletzt aktiv“ und „Gekoppelt seit“.

Ist der Code abgelaufen, meldet das Tablet „Der Code ist ungültig oder abgelaufen“. Hol dir in der Liste über „Neuer Kopplungscode“ einen neuen.

Am Terminal stempeln

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   Ausweis vor die Kamera halten

   Das Terminal erkennt den QR-Code und zeigt Name und Zustand.

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   PIN eingeben

   Nur bei Terminals mit PIN-Pflicht.

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   Stempeln

   „Kommen“ oder „Gehen“, dazu „Pause“ bzw. „Pause Ende“. Das Terminal zeigt zum Beispiel „Jana Beispiel: Kommen 06:58“.

Nach dem Stempeln verschwindet die Person nach wenigen Sekunden vom Bildschirm. Hat jemand den Ausweis gescannt und tippt nichts, leert sich der Bildschirm ebenfalls von selbst. Mit „Abbrechen“ geht es sofort.

• Gibt es keine Kamera oder keinen Kamerazugriff, tippt die Person den Code ein oder nutzt einen Handscanner. Das Feld heißt „Ausweiscode (Handscanner oder Eingabe)“.
• Ein unbekannter, widerrufener oder fremder Ausweis zeigt immer „Ausweis nicht erkannt“. Das Terminal verrät nicht, warum.
• Ist der Code gar kein MOSI-Ausweis, erscheint „Das ist kein MOSI-Ausweis“.

PIN-Pflicht und Stempel-PIN

Mit PIN-Pflicht braucht jeder Stempel am Terminal zusätzlich die persönliche Stempel-PIN. So kann ein gefundener Ausweis allein nichts ausrichten.

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   PIN festlegen

   Jede Person legt ihre PIN selbst fest: Meine Zeit, oben rechts „Stempel-PIN“. 4 bis 6 Ziffern; einfache Folgen wie 1234 oder 1111 nimmt MOSI nicht an.

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   PIN am Terminal

   Nach dem Scannen erscheint das Feld „PIN“. Erst danach lassen sich die Knöpfe nutzen.

• Hat die Person noch keine PIN, zeigt das Terminal „PIN fehlt“ und stempelt nicht.
• Nach 5 falschen Eingaben ist die PIN 15 Minuten gesperrt.
• Hat jemand die PIN vergessen, setzt das Büro sie zurück (Zeiten, Tag der Person, „Stempel-PIN zurücksetzen“). Danach legt die Person eine neue fest.

Ohne Netz

Fällt das Netz aus, zeigt das Terminal unten „Kein Netz“. Ohne PIN-Pflicht stempelt es weiter: Es speichert die Stempel im Browser des Tablets und überträgt sie, sobald das Netz zurück ist. Name und Zustand kennt es in dieser Zeit nicht, deshalb erscheint nur zum Beispiel „Kommen gespeichert, wird übertragen“. Unten steht, wie viele Stempel noch warten.

• Mit PIN-Pflicht geht Stempeln nur online, weil die PIN beim Server geprüft wird.
• Das Tablet speichert höchstens 200 Stempel ohne Netz. Danach meldet es „Der Speicher für Stempel ohne Netz ist voll“.
• Für die gespeicherten Stempel gilt dieselbe Offline-Frist wie für die Apps.

Widerrufen, neu koppeln, löschen

Widerrufen

Für ein verlorenes, gestohlenes oder ausgetauschtes Tablet. Es verliert sofort den Zugang und meldet beim nächsten Kontakt „Dieses Terminal wurde widerrufen. Bitte neu koppeln.“

Neuer Kopplungscode

Koppelt ein widerrufenes oder noch nicht gekoppeltes Terminal neu, zum Beispiel mit einem Ersatz-Tablet. Ein gekoppeltes Terminal musst du dafür erst widerrufen.

Bearbeiten

Name und PIN-Pflicht ändern.

Löschen

Nur solange am Terminal noch nicht gestempelt wurde. Sonst widerrufst du es; die Stempel bleiben mit dem Namen des Terminals erhalten.

Widerrufst du ein Terminal, auf dem noch Stempel ohne Netz warten, löscht das Tablet sie beim nächsten Kontakt. Warte deshalb, bis unten keine wartenden Stempel mehr stehen, wenn du ein funktionierendes Tablet austauschst.

Was das Büro sieht

Im Tag der Person steht bei jedem Stempel vom Terminal die Quelle „Terminal“ mit dem Namen des Geräts, dazu der Stand der Bestätigung durch die Person: „Wartet auf Bestätigung“, „Bestätigt“, „Widersprochen“, „Nicht bestätigt“ oder „Erledigt“. Wie die Bestätigung abläuft, steht im Artikel zum Stempeln für andere.