Zeiterfassung einrichten

Was die Zeiterfassung macht

Die Zeiterfassung hält die Arbeitszeit für den Lohn fest: wann jemand kommt, Pause macht und geht. Daraus rechnet MOSI je Tag die Arbeitszeit (Ist), vergleicht sie mit der vereinbarten Arbeitszeit (Soll) und führt ein Stundenkonto (Saldo).

Erfasst wird nur die Anwesenheit. Eine Zuordnung zu Baustelle, Auftrag oder Kostenstelle gibt es in der Zeiterfassung nicht. Leistungen und Fuhren stehen weiter im Tagesbericht bzw. in der Leistungserfassung.

Die Zeiterfassung ist ein Zusatzmodul. Sie setzt Logistik oder Bau voraus.

Modul buchen und einschalten

1. 1
   Modul buchen

   Verwaltung → Tarif & Rechnungen. Buchen kann nur der Besitzer der Organisation.

2. 2
   In der Gesellschaft einschalten

   Verwaltung → Gesellschaften, in der Gesellschaft unter „Fachbereiche“. Die Zeiterfassung gilt nur für Personen, deren Beschäftigung in einer Gesellschaft mit eingeschalteter Zeiterfassung liegt.

3. 3
   Regeln prüfen

   Verwaltung → Zeiterfassung. Die Vorgaben passen für die meisten Betriebe; siehe den nächsten Abschnitt.

Danach erscheint in der Seitenleiste die Gruppe „Zeiterfassung“ mit „Meine Zeit“. „Zeiten“ und „Prüfung“ sieht nur, wer die passenden Rechte hat.

Kündigst du das Modul, bleiben alle Stempel gespeichert. Neue Stempel sind dann nicht mehr möglich.

Regeln je Gesellschaft

Unter Verwaltung → Zeiterfassung stellst du je Gesellschaft ein, wie MOSI rechnet. Hast du mehrere Gesellschaften, wählst du oben rechts die Gesellschaft aus.

Gesetzliche Pause automatisch abziehen

Vorgabe: an. Hat jemand weniger Pause gestempelt, als das Arbeitszeitgesetz verlangt (30 Minuten ab mehr als 6 Stunden, 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden), zieht MOSI den Rest ab und kennzeichnet ihn mit „auto“. Aus: Es zählt nur die gestempelte Pause, am Tag steht der Hinweis „Pause fehlt“.

Nachtragsfrist

Vorgabe: 7 Tage, möglich sind 1 bis 31. So viele Tage zurück darf eine Person selbst einen Nachtrag stellen. Ältere Tage trägt nur das Büro nach.

Offline-Frist

Vorgabe: 72 Stunden, möglich sind 1 bis 168. Bis zu diesem Alter gilt ein Stempel, den die App ohne Netz gespeichert hat, sofort. Ältere Offline-Stempel gehen zur Prüfung, solange sie in der Nachtragsfrist liegen; noch ältere lehnt MOSI ab.

Bestätigungsfrist

Nur mit dem Zusatzmodul Terminal. Vorgabe: 3 Tage, möglich sind 1 bis 14. So lange hat eine Person Zeit, einen für sie erfassten Stempel zu bestätigen.

Standort beim Stempeln speichern

Vorgabe: aus. Eingeschaltet speichert die App beim Stempeln die Position. Zum Einschalten musst du im Feld „Vereinbarung mit dem Betriebsrat“ festhalten, wer wann zugestimmt hat. Die Position sieht nur, wer prüft.

Änderungen an Pause und Fristen rechnet MOSI auch für vergangene Tage nach, und zwar ab dem 1. des Vormonats. Ältere Tage bleiben, wie sie sind.

Unter „Aufbewahrung“ stehen die festen Fristen: Zeitaufzeichnungen 3 Jahre, gespeicherte Positionen 90 Tage. Positionen kannst du über „Positionen löschen“ auch vorher entfernen; die Stempelzeiten bleiben dabei erhalten.

Personen einrichten

Stempeln kann jede Person mit einer Beschäftigung in einer Gesellschaft mit Zeiterfassung. Die Angaben dazu stehen bei der Person unter Logistik → Stammdaten → Mitarbeitende bzw. Bau → Leitung → Mitarbeitende, Seite „Arbeitszeit“.

Stempelt

Vorgabe: an. Schalte es aus für Personen, die nicht stempeln sollen, zum Beispiel die Geschäftsführung. Ihre Zeiten kommen dann aus dem Tagesbericht.

Soll

Wochenstunden und Arbeitstage, jeweils mit „Gültig ab“. MOSI verteilt die Wochenstunden gleichmäßig auf die Arbeitstage. Wechselt jemand in Teilzeit, legst du ein neues Soll mit dem Datum des Wechsels an; das alte gilt bis dahin weiter.

Startsaldo

Überstunden (positiv) oder Minusstunden (negativ), die die Person aus der Zeit vor MOSI mitbringt, mit dem Datum „Stand am“.

Ohne Soll zählt jede gearbeitete Stunde als Überstunde. Am Tag steht dann „Soll fehlt“, in Meine Zeit erscheint ein Hinweis. Lege das Soll deshalb vor dem ersten Stempel an.

Schichtpläne oder wechselnde Arbeitszeitmodelle gibt es nicht. Das Soll besteht nur aus Wochenstunden und Arbeitstagen.

Prüfer festlegen

Nachträge und Tage einer Person gibt ihr Prüfer frei. Den Prüfer trägst du bei der Person auf der Seite „Beschäftigung“ im Feld „Prüfer Tagesbericht“ ein. Er gilt für Tagesberichte und Zeiterfassung.

• Prüfen darf nur, wer Prüfer der Person ist oder ihn gerade vertritt und zusätzlich das Recht hat, Zeiten freizugeben.
• Niemand prüft sich selbst.
• Ist kein Prüfer eingetragen, gibt in der Zeiterfassung niemand frei. Die Prüfliste zeigt bei solchen Einträgen „Kein Prüfer“.

Feiertage und Abwesenheitsarten

Feiertage richten sich nach dem Bundesland der Gesellschaft, in der die Person beschäftigt ist. Die Vorbelegung steht unter Verwaltung → Allgemein im Feld „Feiertage (Vorbelegung)“; je Gesellschaft und Standort kannst du ein anderes Bundesland wählen.

Ist kein Bundesland eingestellt, zählen Feiertage als normale Arbeitstage. Die Seite Verwaltung → Zeiterfassung weist darauf hin.

Bei jeder Abwesenheitsart (Verwaltung → Allgemein) legst du unter „Wirkung auf die Arbeitszeit“ fest, wie ein Tag dieser Art zählt: „Bezahlt: Soll gilt als erfüllt“, „Unbezahlt: Soll entfällt“ oder „Überstundenabbau: Soll bleibt“. Wie sich das auf den Saldo auswirkt, steht im Artikel zu Soll, Ist und Saldo.