Poolfahrzeuge buchen

Voraussetzungen

• Das Fahrzeug ist ein PKW mit der Nutzung „Poolfahrzeug“. Ohne solche PKW zeigt der Kalender: „Noch keine Poolfahrzeuge. Im Fuhrpark einen PKW mit Nutzung „Pool“ anlegen.“
• Die Person hat eine Fahrberechtigung mit der Nutzung „Poolfahrzeuge“ und ist nicht gesperrt.
• Das Fahrzeug gehört der Gesellschaft der Person oder ist für sie freigegeben.

Die Seite „Poolfahrzeuge“ gehört zum Zusatzmodul Fuhrparkmanagement.

Der Kalender

Jedes Poolfahrzeug ist eine Zeile, jeder Tag eine Spalte. Buchungen stehen als Balken in der Farbe ihres Stands, Werkstatt-Termine als eigene Blöcke. Mit den Pfeilen blätterst du, „Heute“ springt zur laufenden Woche, rechts wählst du „1 Woche“ oder „2 Wochen“.

Wartet auf Freigabe

Gebucht, aber noch nicht freigegeben.

Bestätigt

Das Fahrzeug ist für die Person reserviert.

Unterwegs

Abgeholt, noch nicht zurück.

Zurück

Zurückgegeben mit Kilometerstand.

Abgelehnt

Mit Grund abgelehnt.

Storniert

Vor der Abholung zurückgezogen.

Buchen

Die Person bucht selbst in MOSI Drive bzw. MOSI Remote: Zeitraum wählen, freies Fahrzeug wählen, buchen. Im Web bucht die Fuhrparkverwaltung für andere.

1. 1
   „Buchen“ oder ein freies Feld im Kalender klicken

   Mit dem Klick ins Feld sind Fahrzeug und Tag schon gewählt.

2. 2
   Person wählen

   Zur Wahl stehen nur Fahrberechtigte mit Nutzung „Pool“.

3. 3
   „Abholung“ und „Rückgabe“ mit Tag und Uhrzeit
4. 4
   Zweck eintragen

   Freiwillig, etwa „Kundentermin Regensburg“.

5. 5
   „Buchen“

   Aus dem Büro gebucht ist sofort bestätigt.

• Überschneidet sich der Zeitraum mit einer wartenden, bestätigten oder laufenden Buchung desselben Fahrzeugs, lehnt MOSI ab.
• Während eines Werkstatt-Termins lässt sich das Fahrzeug nicht buchen.
• Eine Buchung, die schon vorbei ist, geht nicht.
• Buchen zwei Personen im selben Moment dasselbe Fahrzeug, kommt nur eine Buchung durch.

Zeit und Zweck lassen sich ändern, solange die Buchung wartet oder bestätigt ist. „Stornieren“ zieht sie zurück; die Person bekommt Bescheid.

Freigabe

Ob Buchungen aus der App freigegeben werden müssen, stellst du für die ganze Organisation ein: Verwaltung → Fuhrparkmanagement → „Buchungen brauchen Freigabe“. Standard ist aus.

Aus

Ist das Fahrzeug frei, ist eine Buchung aus der App sofort bestätigt.

An

Eine Buchung aus der App wartet. Im Seitenkopf steht „Buchungen brauchen Freigabe“, über dem Kalender die Liste der wartenden Buchungen.

1. 1
   Wartende Buchung öffnen

   Der Prüfer aus der Fahrberechtigung der Person bekommt eine Benachrichtigung, etwa „Anna Berger möchte R-PK 12 ab … buchen“. Ohne Prüfer geht sie an die Admins. Freigeben darf jeder mit dem Recht dazu.

2. 2
   „Freigeben“ oder „Ablehnen“

   Beim Ablehnen fragt MOSI nach dem Grund. Die Person sieht ihn in der App. Mit „Ablehnen bestätigen“ ist die Buchung abgelehnt.

Beim Freigeben prüft MOSI die Fahrberechtigung noch einmal. Ist die Person inzwischen gesperrt, geht die Freigabe nicht.

Abholung und Rückgabe

Meist trägt die Person Abholung und Rückgabe selbst in der App ein: Kilometerstand, Tank bzw. Akku in Prozent und Fotos. Als Kilometerstand schlägt die App den der letzten Rückgabe vor. Wird der Schlüssel im Büro ausgegeben, trägst du es im Web unter „Übergabe“ ein.

• Abholen geht frühestens eine Stunde vor Beginn der Buchung und nur, wenn sie bestätigt ist.
• Ist das Fahrzeug noch aus einer anderen Buchung unterwegs, geht die Abholung nicht.
• Ist die Person seit der Buchung gesperrt worden, lässt MOSI sie nicht abholen.
• Der Kilometerstand bei der Rückgabe darf nicht kleiner sein als bei der Abholung.

Die Fotos der Übergabe löscht MOSI 30 Tage nach der Rückgabe. Fällt ein Schaden später auf, schau innerhalb dieser Frist nach.

Bemerkt die Person bei der Rückgabe einen Schaden, meldet sie ihn in der App mit „Schaden melden“. Die Meldung ist mit der Buchung verknüpft.