Tankkarten und Abrechnungen

Überblick

Die Seite „Tankkarten“ gehört zum Zusatzmodul Fuhrparkmanagement. Oben schaltest du zwischen drei Ansichten um.

Karten

Alle Tankkarten mit Anbieter, bei wem sie gerade ist, Fahrzeug, „Gültig bis“, wann zuletzt damit getankt wurde, und Stand.

Buchungen

Alle Tankungen aus den Abrechnungen und die von Hand erfassten, mit Fahrzeug, Karte, Person, Produkt, Menge, Betrag, km-Stand und Tankstelle.

Auffällig

Nur die Buchungen mit mindestens einer Auffälligkeit.

Karte anlegen

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   „+“ bzw. „Neue Tankkarte“
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   Gesellschaft und Anbieter

   DKV, UTA, Shell, Aral oder Sonstige.

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   Kartennummer

   Die ganze Nummer, wie auf der Karte, etwa „7034 5600 1234 5678“.

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   Fahrzeug, „Gültig bis“, Notiz

   Fahrzeug nur, wenn die Karte fest an ein Fahrzeug gebunden ist. Leer gilt sie für die Person, die sie hat.

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   „Anlegen“

   Die Ausgabe an eine Person folgt danach.

MOSI speichert von der Kartennummer nur die letzten 4 Ziffern („•••• 5678“) und einen nicht umkehrbaren Prüfwert. Über den Prüfwert ordnet der Import die Buchungen zu. Die ganze Nummer liegt nirgends, auch nicht im Protokoll. Eine PIN erfasst MOSI nie.

Damit MOSI auffällige Tankungen erkennt, braucht das Fahrzeug im Fuhrpark die Angaben „Kraftstoff“ (mehrere möglich, etwa Diesel und AdBlue) und „Tankvolumen“ in Litern. Beide stehen in der erweiterten Ansicht unter „Allgemein“.

Ausgabe und Rückgabe

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   Karte öffnen, Seite „Ausgabe“
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   Unter „Ausgeben an“ die Person wählen und „Ausgeben“

   Unter „Bei“ steht jetzt die Person mit „Empfang offen“.

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   Die Person bestätigt den Empfang

   In MOSI Drive bzw. MOSI Remote mit „Empfang bestätigen“. Danach steht dort „Empfang bestätigt“; der Zeitpunkt bleibt als Quittung.

• Eine Karte ist höchstens bei einer Person. Ist sie schon ausgegeben, nimm sie zuerst zurück.
• Gibt die Person die Karte ab, klickst du „Zurückgenommen“.
• Unter „Bisher“ stehen alle Ausgaben mit Ausgabe, Empfangsbestätigung und Rückgabe.

Beim Import trägt MOSI die Person an der Buchung ein, die die Karte zum Zeitpunkt der Tankung hatte.

Sperren, archivieren, löschen

Ist eine Karte verloren oder gestohlen, lass sie beim Anbieter sperren und trag die Sperre in MOSI ein: erst den Grund, etwa „verloren“, dann „Gesperrt“ einschalten. Jede Buchung, die danach mit der Karte kommt, ist auffällig.

• „Archivieren“ nimmt eine Karte aus der Liste. Über „Archivierte zeigen“ im Menü der Tabelle siehst du sie wieder.
• „Löschen“ geht nur, solange es keine Buchungen zur Karte gibt.

Abrechnung importieren

Die Anbieter schicken ihre Abrechnungen als CSV- oder Excel-Datei. „Abrechnung importieren“ im Seitenkopf öffnet den Import-Assistenten. Er ordnet die Spalten deiner Datei zu und kennt dabei die üblichen Spaltennamen der Anbieter, etwa „Kfz-Kennzeichen“ oder „Akzeptanzstelle“.

Kartennummer

Pflicht. Darüber findet MOSI die Karte.

Datum (mit Uhrzeit)

Pflicht. Die Uhrzeit darf auch in einer eigenen Spalte stehen.

Betrag brutto (€)

Pflicht.

Produkt

Freiwillig. MOSI erkennt den Kraftstoff am Namen.

Menge (l bzw. kWh)

Freiwillig, nötig für Verbrauch und Tankprüfung.

Kennzeichen

Freiwillig. Sonst gilt das Fahrzeug der Karte.

Kilometerstand, Tankstelle, Belegnummer

Freiwillig.

• Eine unbekannte Karte ist ein Fehler an der Zeile: „Karte unbekannt – bitte zuerst unter Tankkarten anlegen“. Leg die Karten deshalb vor dem ersten Import an.
• Ein Kennzeichen, das es im Fuhrpark nicht gibt, ist ebenfalls ein Fehler an der Zeile.
• Dieselbe Buchung kommt nur einmal an. MOSI erkennt sie an Karte und Belegnummer, ohne Belegnummer an Karte, Zeitpunkt und Betrag. Eine Abrechnung zweimal zu importieren schadet also nicht.
• Ein Import lässt sich wie jeder Import rückgängig machen.

Buchungen aus der Abrechnung lassen sich nicht von Hand ändern. Stimmt etwas nicht, korrigiert ein neuer Import bzw. das Rückgängigmachen des alten.

Auffällige Buchungen

Beim Import prüft MOSI jede Buchung. Was auffällt, steht in der Spalte „Auffällig“ und in der Ansicht „Auffällig“. MOSI unternimmt nichts von selbst; ob etwas dahintersteckt, klärst du.

Falscher Kraftstoff

Das Produkt passt nicht zu den Kraftstoffen des Fahrzeugs, etwa Benzin für einen Diesel.

Mehr als der Tank fasst

Diesel, Benzin oder Autogas mit mehr als dem Tankvolumen plus 5 %.

Kilometer rückwärts

Der Kilometerstand ist kleiner als bei der letzten Tankung des Fahrzeugs davor.

Karte gesperrt

Getankt nach dem Zeitpunkt der Sperre.

Kein Fahrzeug

Weder die Datei noch die Karte nennen ein Fahrzeug.

Ohne „Kraftstoff“ und „Tankvolumen“ am Fahrzeug fallen falscher Kraftstoff und zu große Mengen nicht auf. AdBlue prüft MOSI nicht gegen das Tankvolumen.

Tankungen am Fahrzeug

Im Fahrzeug zeigt die Seite „Tankungen“ alle Tankungen dieses Fahrzeugs, oben die Summen der letzten 12 Monate: Kosten, Kraftstoff, gefahrene Kilometer und Verbrauch. Die Seite gibt es mit dem Zusatzmodul Fuhrparkmanagement, nicht bei Aufliegern.

Buchungen bleiben als Belege 10 Jahre gespeichert und werden danach gelöscht.