Team einladen

Bevor du einlädst

Jede Einladung legt fest, mit welchem Zugang die Person kommt und welche Position sie bekommt. Lies dir deshalb vorher die vorgeschlagenen Positionen unter Verwaltung → Nutzer → Positionen an. Für den Anfang reichen sie meist.

Admin

Darf alles, auch die Verwaltung und künftige Fachbereiche.

Mitarbeiter

Darf nur, was die Positionen erlauben. Der übliche Zugang.

Gast

Für Externe wie die Steuerberatung: nur lesen, was die Positionen freigeben, nie die Verwaltung.

Einladen Schritt für Schritt

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   Verwaltung → Nutzer → Mitglieder, „Einladen“
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   Zugang und Position wählen

   „Zugang“ (Admin, Mitarbeiter oder Gast), dann eine „Position“ und wofür sie gilt: „Ganze Organisation“, eine Gesellschaft oder ein Standort. Optional ein „Titel“, der statt des Positionsnamens erscheint, etwa „Speditionsleitung“.

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   Weg wählen

   „Per E-Mail“, „Per Link“ oder „Ohne E-Mail“, siehe unten.

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   Abschicken

   MOSI zeigt danach, was verschickt bzw. erstellt wurde.

Du kannst nur vergeben, was du selbst darfst, und nur dort, wo du es darfst. Weitere Positionen ergänzt du später je Person.

Die drei Wege

Per E-Mail

Persönlich an bestimmte Adressen, mehrere auf einmal. Der Link in der Mail gilt 7 Tage. Sobald die Person annimmt, steht sie als aktives Mitglied in der Liste. Adressen, die schon Mitglied sind, überspringt MOSI.

Per Link

Ein Link zum Teilen, zum Beispiel im Teams-Kanal oder als Aushang. Du legst fest, wie lange er gilt (1, 7 oder 30 Tage), wie viele Personen ihn nutzen dürfen und ob nur Adressen deiner Domain. Unter „Beitritt“ wählst du „Nach Freigabe“ oder „Direkt“. Für Admins und Positionen mit Verwaltungsrechten gibt es keine Links.

Ohne E-Mail

Für Mitarbeitende ohne eigene Adresse, etwa Fahrer. Sie melden sich mit Firmenkennung, Personalnummer und PIN an. MOSI erstellt einen Zugangszettel zum Ausdrucken. Geht nur, wenn unter Anmeldung & Sicherheit die Anmeldung mit PIN eingeschaltet ist, und nur für Mitarbeiter ohne Verwaltungsrechte.

Fahrer und andere Mitarbeitende legst du meist besser unter „Mitarbeitende“ an: in der Logistik unter Stammdaten → Fahrer, im Bau unter Leitung → Personal. Dort entsteht die Person mit Beschäftigung und Fahrzeug, und der Zugang lässt sich gleich mit oder später einrichten.

Was eine weitere Person kostet

Im letzten Schritt zeigt MOSI unter „Kosten“, wie die Person zählt. Die Preise stehen dort und auf der Website.

• Personen mit E-Mail zählen als Vollnutzer. Der erste Nutzer ist in der Grundlizenz enthalten.
• Personen mit PIN zählen als Drive-Platz.
• Gezählt wird am Tag der Rechnung. Gesperrte Personen und Mitarbeitende ohne Zugang zählen nicht.
• In der Testphase kostet keine Person etwas.

Nach dem Einladen

• Offene Einladungen stehen in der Liste mit dem Status „Eingeladen“. Über das Menü der Zeile schickst du sie erneut („Einladung erneut senden“, der alte Link wird ungültig) oder ziehst sie zurück.
• Anfragen über einen Link mit „Nach Freigabe“ erscheinen unter Verwaltung → Nutzer → Zugangsanfragen.
• Erledigt ist der Schritt „Team einladen“ der Checkliste, sobald die erste Einladung oder der erste Link existiert.