So rechnet das Controlling

Grundlage ist der Auftrag, nicht die Rechnung

Das Controlling rechnet mit dem Preis, der am Auftrag steht, und ordnet ihn dem Liefertag zu. Eine Fuhre vom 14. Oktober zählt also im Oktober, auch wenn die Rechnung erst im November geschrieben wird. Du musst nicht abrechnen, damit die Zahlen stimmen. Sie sind am selben Tag da, an dem gefahren wird.

Umsatz

Fracht, Dieselfloater und Zusatzleistungen des Auftrags. Stornierte Aufträge zählen nicht. Bei einer Tagespauschale zählt der Tageseinsatz, nicht die einzelne Fuhre.

Einkauf beim Subunternehmer

Fährt ein Fahrzeug eines Subunternehmers, steht am Auftrag auch der Einkaufspreis. Er zählt als direkte Kosten.

Kosten

Alles, was unter Controlling → Kosten steht: von Hand erfasst oder importiert, Tankungen, Schäden und freigegebene Eingangsrechnungen. Dazu die Fixkosten der Fahrzeuge und die kalkulatorischen Kosten aus dem Kostenprofil.

Derzeit wertet das Controlling die Logistik aus. Bau und Baustellen sind noch nicht dabei.

DB I, DB II und Ergebnis

Jede Auswertung rechnet in denselben Stufen. So kannst du ein Fahrzeug, einen Kunden und eine Kostenstelle miteinander vergleichen.

DB I

Umsatz minus direkte Kosten. Direkte Kosten sind Diesel, Maut, Reparaturen und alles andere, was am Fahrzeug gebucht ist, dazu der Einkauf beim Subunternehmer und die kalkulatorischen Kosten.

DB II

DB I minus Fixkosten der Fahrzeuge: Leasing, Versicherung, Kfz-Steuer, Fahrerlohn als Pauschale und was du sonst unter Fahrzeugkosten erfasst hast.

Ergebnis

DB II minus übrige Kosten. Übrige Kosten sind Buchungen ohne Fahrzeug, etwa Miete, Werkstatt oder Verwaltung. Das Ergebnis gibt es in der Übersicht und je Kostenstelle.

Marge

DB II bzw. Ergebnis geteilt durch den Umsatz, in Prozent.

Gebucht und kalkulatorisch

Am Anfang fehlen meist Kosten. Die Tankkarten-Abrechnung kommt erst Wochen später, die Maut noch später. Damit eine Fuhre trotzdem ab dem ersten Tag einen Deckungsbeitrag hat, rechnet MOSI mit dem Kostenprofil des Fahrzeugs, solange keine echten Kosten da sind. Diese Kosten heißen kalkulatorisch und stehen in den Auswertungen in einer eigenen Spalte.

• Aus dem Profil zählen nur Posten, die mit der Strecke wachsen: je km, je Maut-km, je Fuhre und je t. Monats- und Stundenposten wie Personal oder Abschreibung zählen nicht, weil sie als Fixkosten des Fahrzeugs schon dabei sind.
• Die Strecke ist die Entfernung der Relation mal (1 + Anteil „Leer zurück“ aus dem Profil). Bei 50 km und 100 % leer zurück sind das 100 km.
• Hat das Fahrzeug im Zeitraum Tankungen, entfällt der Profilposten „Diesel“ ganz. Hat es Mautbuchungen, entfallen alle Posten je Maut-km. Dann zählen nur die Buchungen.

Der Ersatz gilt für den ganzen Zeitraum und das ganze Fahrzeug. Erfasst du im Oktober nur eine einzige Tankung über 80 €, fällt der kalkulatorische Diesel des ganzen Monats weg, und das Fahrzeug sieht zu gut aus. Erfasse Tankungen deshalb vollständig oder gar nicht.

Für die km nutzt das Controlling die Entfernung, die an der Relation gespeichert ist. Die Route, die du in den Tarifen und im Kalkulator siehst, zählt dafür derzeit nicht. Fehlt an der Relation eine Entfernung, sind km und kalkulatorische Kosten dieser Touren 0. Die Auswertung Fahrzeuge weist darauf unter „Auffällig“ hin.

Gerechnet wird bis heute

Wählst du „Dieser Monat“, rechnen Fahrzeuge, Kunden und Kostenstellen nur bis heute. Sonst stünden die Fixkosten der restlichen Tage einem Umsatz gegenüber, der noch nicht gefahren ist. Wo der Monat am Ende landet, zeigt die Hochrechnung in der Übersicht.

Fixkosten verteilt MOSI nach Kalendertagen. Ein Monatsbetrag geteilt durch 30,4375 ergibt den Betrag je Tag, ein Jahresbetrag wird vorher durch 12 geteilt. Eine Position zählt nur an den Tagen, an denen sie läuft, und bei verkauften Fahrzeugen höchstens bis zum Verkaufstag.

Zur Auswahl stehen „Dieser Monat“, „Letzter Monat“, „Dieses Quartal“, „Letztes Quartal“, „Dieses Jahr“ und „Letztes Jahr“. Hast du mehrere Gesellschaften mit Controlling, wählst du daneben eine Gesellschaft oder „Alle Gesellschaften“.

Farben und Hinweise

Rot

Verlust: DB II bzw. Ergebnis unter 0.

Orange

Knapp: Marge unter 5 %.

Ohne Farbe

Marge ab 5 %, oder es gibt weder Umsatz noch Kosten.

Oben rechts neben der Überschrift steht der Knopf „Auffällig“ mit der Zahl der Hinweise. Ein Klick klappt sie auf, etwa „2 Fahrzeuge fahren Verlust“ oder „5 Touren ohne Preis“. „Zeigen“ filtert die Tabelle auf die betroffenen Zeilen und setzt oben einen Filter. Mit dem × am Filter, mit einem anderen Zeitraum oder einer anderen Ansicht ist er wieder weg.

Die Auswertungen laden neu, wenn jemand Kosten, Kostenstellen oder Zuordnungen ändert, höchstens alle fünf Sekunden. Du musst die Seite nicht neu laden.