Kosten erfassen und importieren

Was auf der Seite steht

Controlling → Kosten listet alle Kosten im gewählten Zeitraum, neueste zuerst. Alle Beträge sind netto. Oben stehen die Summen: „Kosten im Zeitraum“ mit der Zahl der Buchungen, dann je Herkunft „Erfasst“, „Tankungen“, „Schäden“ und „Eingangsrechnungen“.

Erfasst

Von Hand in dieser Tabelle angelegt oder importiert. Nur diese Buchungen änderst du hier.

Tankung

Aus Tankkarten-Abrechnungen und von Hand erfassten Tankungen im Fuhrpark.

Schaden

Aus den Schäden im Fuhrpark.

Eingangsrechnung

Jede Position einer freigegebenen Eingangsrechnung, mit Kostenart, Kostenstelle und Fahrzeug der Position.

In der Werkzeugleiste filterst du nach Kostenart und Herkunft. Rechts wählst du den Zeitraum, von „Dieser Monat“ bis „Letztes Jahr“.

Die Tabelle lädt höchstens 500 Buchungen, die neuesten zuerst. Die Kachel „Kosten im Zeitraum“ zählt immer alle. Die Kacheln je Herkunft rechnen nur mit den geladenen Zeilen. Wähle bei vielen Buchungen einen kürzeren Zeitraum.

Eine Kostenbuchung anlegen

1. 1
   „+“ in der Tabelle

   Oben erscheint eine neue Zeile mit dem Datum von heute, der Kostenart „Sonstiges“ und deiner Hauptgesellschaft.

2. 2
   Kostenart wählen

   Kraftstoff, Maut, Reparatur und Wartung, Versicherung, Leasing und Abschreibung, Kfz-Steuer, Fremdleistung, Personal oder Sonstiges.

3. 3
   „Betrag netto“ eintragen

   Mit dem Betrag ist die Buchung gespeichert. Vorher bleibt die Zeile nur bei dir stehen.

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   Kostenstelle, Fahrzeug und Text ergänzen

   Jedes Feld speichert sofort. Mehrere Gesellschaften: In der Spalte „Gesellschaft“ wählst du, wem die Kosten gehören.

Ob du ein Fahrzeug einträgst, entscheidet, wo die Kosten landen. Mit Fahrzeug sind es direkte Kosten dieses Fahrzeugs und zählen in seinem DB I. Ohne Fahrzeug sind es übrige Kosten der Kostenstelle, etwa Miete oder Bürokosten, und zählen erst im Ergebnis.

• Ohne Kostenstelle an der Buchung gilt die Kostenstelle des Fahrzeugs. Ohne beides steht die Buchung unter „Ohne Kostenstelle“.
• Fahrzeuge von Subunternehmern kannst du nicht wählen. Ihre Kosten trägst du nicht, sie stecken im Einkaufspreis.
• Löschen geht per Rechtsklick und „Löschen“ oder mit der Taste Entf, nur bei erfassten Buchungen und nur mit dem Recht dazu.

Kosten importieren

Werkstatt-, Maut- oder Versicherungsrechnungen kommen oft als Liste. Über das Tabellenmenü und „Importieren“ liest du eine CSV- oder Excel-Datei ein. Je Zeile entsteht eine Kostenbuchung. Eine Vorlage gibt es im Assistenten als „kosten-vorlage.csv“.

Datum

Pflicht, z. B. 09.10.2026.

Betrag netto (€)

Pflicht, z. B. 412,50.

Kostenart

Pflicht. Der Assistent erkennt auch übliche Wörter: „Werkstatt“ und „Reifen“ werden zu Reparatur und Wartung, „Toll Collect“ zu Maut, „Lohn“ zu Personal. Fehlt die Spalte, legst du eine Vorgabe für alle Zeilen fest.

Gesellschaft

Name der Gesellschaft. Leer lassen, wenn es nur eine mit Controlling gibt.

Kostenstelle (Nummer)

Leer: die Kostenstelle des Fahrzeugs. Eine archivierte Kostenstelle nimmt der Import nicht an.

Kennzeichen

Ordnet die Buchung einem Fahrzeug zu.

Text

Freier Text, etwa Rechnungsnummer und Werkstatt.

Tankungen und Schäden

Tankungen und Schäden pflegst du im Fuhrpark. MOSI kopiert sie nicht, sondern liest sie für das Controlling mit. Ändert sich dort etwas, ändert sich hier die Zahl.

Tankung

Brutto erfasst, im Controlling netto: Betrag geteilt durch 1,19. Kostenart Kraftstoff, Kostenstelle des Fahrzeugs. Mit Tankkarte erfasst, ist der Betrag geschätzt, bis die Abrechnung des Anbieters kommt. Der Text lautet dann „Tankung, Betrag geschätzt bis zur Abrechnung“.

Schaden

Kostenart Reparatur und Wartung, Datum des Schadens. Ist eine Versicherung eingetragen, zählt nur die Selbstbeteiligung, sonst die Kosten. Entwürfe und Schäden ganz ohne Betrag zählen nicht.

Die Umrechnung mit 19 % gilt für jede Tankung, auch für Tankungen im Ausland mit anderem Steuersatz. Dort weicht der Nettobetrag etwas ab.

Eine Tankung ohne Tankkarte erfasst du auch hier: Tabellenmenü → „Tankung erfassen“. Von Hand erfasste Tankungen änderst du per Rechtsklick → „Tankung bearbeiten“ und löschst sie mit „Löschen“. Tankungen aus einer Abrechnung ändert nur ein neuer Import im Fuhrpark.

Eingangsrechnungen

Sobald eine Eingangsrechnung freigegeben ist, steht jede ihrer Positionen netto in den Kosten. Als Datum gilt das Ende des Leistungszeitraums, ohne Leistungszeitraum das Rechnungsdatum. Kostenart und Kostenstelle kommen aus der Position; ohne Kostenart aus dem Aufwandskonto, sonst Sonstiges. Per Rechtsklick → „Eingangsrechnung öffnen“ springst du zur Rechnung.

Ist beim Lieferanten „Kosten ins Controlling“ ausgeschaltet, zählen seine Rechnungen nicht. Das ist sinnvoll für Rechnungen, die du schon anders erfasst hast, etwa die Abrechnung des Tankkarten-Anbieters.

Wer was darf

• Sehen, anlegen, ändern und löschen hängen am Recht „Kosten“ im Controlling, je Gesellschaft. Der Bereich Controlling muss in der Gesellschaft eingeschaltet sein.
• Tankungen erfassen darf auch, wer im Fuhrpark Tankkarten bearbeiten darf.
• Die Position „Nur lesen“ sieht keine Kosten.