Dokumente an Kunden, Orten und Aufträgen
Verträge, Preislisten, Nachweise oder Lieferscheine legst du direkt am Datensatz ab. Mit Gültigkeit und Erinnerung, Versionen und dem Schutz „Vertraulich“.
Stand: 26. Oktober 2026
Wo es Dokumente gibt
Kunden, Orte, Materialien und Nachweise von Subunternehmern haben im Fenster einen Bereich für Dokumente. Aufträge und Belege haben eigene Anhänge. Alles davon findest du auch auf der Seite „Dokumente“ im Ordner des Datensatzes.
- Erlaubt sind PDF, JPEG und PNG bis 20 MB je Datei.
- MOSI prüft den Inhalt der Datei, nicht nur die Endung. Eine umbenannte Word-Datei mit „.pdf“ lehnt es ab mit „Dieser Dateityp ist nicht erlaubt“.
Dokument ablegen
- Datei hineinziehen
Zieh die Datei in den Bereich der Dokumente oder wähle sie aus. Ist er leer, steht dort „Verträge, Preise, AGB oder Mandate hierher ziehen.“
- Einordnen
MOSI erkennt die Art am Dateinamen und fragt nur, was fehlt. Im Fenster „Dokument einordnen“ wählst du „Neues Dokument“ oder „Neue Version von …“ eines vorhandenen.
- „Ablegen“
Bzw. „Als neue Version ablegen“.
Gültigkeit und Erinnerung
Viele Dokumente laufen ab, etwa eine Freistellungsbescheinigung oder ein Vertrag. Trag dafür „Gültig ab“ und „Gültig bis“ ein und wähle unter „Erinnern“ „30 Tage vorher“, „60 Tage vorher“, „90 Tage vorher“ oder „6 Monate vorher“.
- Am Dokument steht dann „Läuft in 12 Tagen ab“, „Läuft morgen ab“, „Läuft heute ab“ oder „Abgelaufen am …“.
- Zur gewählten Zeit bekommen die Berechtigten eine Benachrichtigung, etwa „Dokumente von Kunden, die bald ablaufen“.
- Gültig bis: 31.03.2027
- Erinnern: 90 Tage vorher
Die Erinnerung kommt am 31.12.2026. Zeit genug, um neu zu verhandeln.
Ansehen, Versionen, Löschen
- Das Menü an einem Dokument hat „Ansehen“, „Herunterladen“, „Neue Version hochladen“, „Bearbeiten“ und „Löschen“.
- Eine neue Version ersetzt die Anzeige, die alten bleiben erhalten.
- „Löschen“ entfernt das Dokument mit allen Versionen endgültig. Einen Papierkorb gibt es dafür nicht. Im Protokoll der Organisation bleibt sichtbar, wer es gelöscht hat.
„Vertraulich“ macht ein Dokument nur für Personen mit dem Recht dazu sichtbar, etwa einen Vertrag mit Konditionen.
Anhänge an Aufträgen und Belegen
An Aufträgen und Belegen öffnet sich ein eigenes Fenster für Dateien: „Dateien hierher ziehen oder auswählen“. Ein Klick auf den Namen benennt eine Datei um. In der Vorschau kannst du zoomen. Hat ein Typ keine Vorschau, steht „Keine Vorschau für diesen Dateityp“.
Dateien aus „Meine Ablage“ lassen sich nicht an Aufträge hängen. Lade die Datei direkt am Auftrag hoch.