Dokumente: Meine Ablage, Freigaben, Papierkorb

Aufbau

„Dokumente“ öffnest du über das Kontomenü. Oben steht der Pfad. Ein Klick auf einen Teil davon springt zurück.

„Meine Ablage“

Nur für dich: eigene Ordner und Dateien. Auch Admins sehen sie nicht, solange du nichts freigibst.

„Für mich freigegeben“

Ordner und Dateien, die andere mit dir teilen.

„Logistik“

Nur mit Rechten in der Logistik. Je Kunde, Subunternehmer, Ort und Baustelle ein Ordner, dazu die Belege der Aufträge nach Monat.

„Papierkorb“

Ganz unten. Gelöschtes aus deiner Ablage liegt hier 30 Tage.

Dateien ablegen

• Zieh Dateien irgendwo auf die Seite: MOSI KI sortiert sie (siehe unten).
• In einen bestimmten Ordner: die Dateien kurz über dem Ordner halten, bis er sich färbt, dann loslassen.
• Oder „Optionen“ → „Hochladen“. „Neuer Ordner“ legt einen Ordner an.
• MOSI lädt drei Dateien gleichzeitig hoch und zeigt den Fortschritt. Danach steht „Datei abgelegt“ bzw. „5 Dateien abgelegt“.
• In deiner Ablage sind alle Formate erlaubt, bis 100 MB je Datei. PDF, Bilder und Videos öffnen im Browser, alles andere lädst du herunter.
• Unter Kunden, Subunternehmern und Orten kannst du eigene Unterordner anlegen. Dateien im Ordner eines Kunden hängen direkt an diesem Kunden.

Wo das Ablegen nicht geht, meldet MOSI „Hier lassen sich keine Dateien ablegen“. In freigegebene Ordner legst du nur mit dem Recht „Bearbeiten“ ab.

Von MOSI KI sortieren lassen

Ziehst du Dateien auf die Seite (oder „Optionen“ → „Von MOSI KI sortieren lassen“), öffnet sich „Dokumente sortieren“. Solange MOSI KI liest, dreht sich bei der Datei eine kleine Kugel.

• Prüfberichte (HU, SP, UVV, Tacho) gehen zum Fahrzeug, Nachweise zum Subunternehmer, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften in den Beleg-Eingang.
• Passt ein fester Schlüssel genau (Kennzeichen und FIN, USt-IdNr. bzw. Steuernummer), legt MOSI KI selbst ab. Sonst steht ein Vorschlag da: „Ablegen“ übernimmt ihn.
• Nicht zugeordnet: Art anklicken, dann das Ziel anklicken oder suchen, „Ablegen“. Danach springt das Fenster zur nächsten offenen Datei.
• Ohne festen Platz: „Nur in Ordner“ legt die Datei in den offenen Ordner.
• Unter „Abgelegt“ steht 30 Tage, was wohin ging, auch Automatisches. „Zurücknehmen“ holt die Datei zurück.
• „Zu sortieren“ siehst nur du. Was offen bleibt, holt der Knopf „Zu sortieren“ oben wieder hervor.

Unterlagen von Personen (Arbeitsvertrag, Krankmeldung) liest MOSI KI nicht weiter; sie legst du von Hand ab. Ob MOSI KI selbst ablegen darf, stellen Admins unter Verwaltung → MOSI KI ein.

Was du mit einer Datei tun kannst

Rechtsklick auf eine Datei oder einen Ordner öffnet das Menü:

• „Öffnen“ zeigt die Vorschau mit „Art“, „Datei“, „Versionen“ und gegebenenfalls „Gültig bis“. Von dort führt „Zum Kunden“, „Zum Ort“ usw. zum Datensatz.
• „Herunterladen“, bei Ordnern „Als ZIP herunterladen“.
• „Umbenennen“, „Verschieben nach“ und „Löschen“ (Entf).
• „Teilen“ schickt die Datei per Mail oder in den Chat, „Freigeben“ gibt anderen dauerhaft Zugriff.
• „Am Rechner öffnen“ nur im Desktop-Programm von MOSI.

„Optionen“ → „In allen Dokumenten suchen“ (F3) sucht über alle Ordner, die du sehen darfst.

Freigeben

1. 1
   Rechtsklick → „Freigeben“

   An einer Datei oder einem Ordner.

2. 2
   Empfänger suchen

   Eine Person, „Alle mit dieser Position“, „Alle in dieser Gesellschaft“ oder „Alle an diesem Standort“.

3. 3
   Recht und Dauer wählen

   „Lesen“ oder „Bearbeiten“, dazu „Unbegrenzt“ oder ein Datum. Das Datum ist der letzte gültige Tag.

• Unter „Zugriff haben“ stehen alle mit Zugriff. „Freigabe entfernen“ nimmt ihn zurück.
• Eine Freigabe an einem Ordner gilt für alles darin. Solche Einträge tragen „Geerbt“.
• Bei „Alle mit dieser Position“ bekommen auch Personen Zugriff, die die Position später erhalten.
• Neue Empfänger bekommen eine Benachrichtigung.

Freigeben lassen sich Dateien aus der eigenen Ablage und Belege von Aufträgen, nicht die Dokumente an Kunden, Orten oder Subunternehmern. Die sieht ohnehin, wer den Datensatz sehen darf.

Teilen per Mail oder Chat

„Teilen“ schickt eine Datei „Als Datei“ im Anhang oder „Als Link“, der MOSI öffnet. Empfänger sind Mitglieder per Mail oder ein Chat. An Adressen außerhalb der Organisation geht die Datei immer als Anhang. Höchstens 20 Empfänger auf einmal.

Versionen

Jedes Speichern legt eine neue Version an. Speicherst du binnen 10 Minuten erneut, ersetzt das deine letzte Version, statt eine weitere anzulegen. Eine Datei hat höchstens 50 Versionen.

Löschen und Papierkorb

• Aus deiner Ablage und aus eigenen Ordnern kommt Gelöschtes in den Papierkorb und lässt sich dort 30 Tage mit „Wiederherstellen“ zurückholen. Danach löscht MOSI es endgültig.
• „Endgültig löschen“ und „Papierkorb leeren“ wirken sofort.

Dokumente an Datensätzen und Belege von Aufträgen gehen nicht in den Papierkorb. Sie verschwinden mit allen Versionen. Im Protokoll bleibt sichtbar, wer sie gelöscht hat.

MOSI Dock: Dokumente als Laufwerk

Mit „MOSI Dock“ oben auf der Seite verbindest du deine Dokumente als Laufwerk im Explorer bzw. Finder. Der Assistent fragt „Was soll auf dein Laufwerk?“ und erstellt mit „Verbindung erstellen“ den Zugang. Unter Windows hilft ein Skript, das das Laufwerk M: verbindet.

• Speichern im Programm, etwa in Word, landet als neue Version in MOSI.
• Dokumente an Kunden, Subunternehmern, Orten und Belege der Aufträge sind dort nur lesbar.
• Bearbeitet jemand anderes eine Datei, ist sie für dich nur lesbar.
• Ohne Internet ist das Laufwerk nicht erreichbar.
• Verbundene Rechner stehen unter „Verbundene Rechner“ und lassen sich mit „Widerrufen“ trennen.

Gib den Schlüssel der Verbindung nicht weiter. Admins können MOSI Dock für die Organisation abschalten.

Wenn jemand die Firma verlässt

Die Ablage einer ausgetretenen Person kann ein Admin an jemand anderen übergeben. Sie erscheint dort als Ordner „Ablage <Name>“. Ohne Übergabe löscht MOSI sie nach 90 Tagen.