Dokumente der Logistik

Aufbau

Die Seite sieht aus wie der Dateimanager deines Rechners. Oben steht der Pfad; ein Klick auf einen Teil springt zurück. Darunter die Ordner, dann die Dateien, mit Name, Art, Geändert und Größe. Ein Klick auf eine Datei öffnet rechts die Vorschau mit Art, Datei, Versionen und Gültigkeit.

Kunden

Je Kunde ein Ordner mit den Dokumenten aus seinem Fenster, etwa Rahmenvertrag und Preisvereinbarung.

Subunternehmer

Je Subunternehmer ein Ordner, darin auch seine Nachweise.

Orte

Je Ort ein Ordner, etwa Lageplan und Fotos vom Tor.

Aufträge

Je Monat des Liefertags ein Ordner mit den Belegen der Aufträge. An jeder Datei steht Auftragsnummer und Kunde.

Eigene Ordner

Was du selbst anlegst, etwa „Versicherung“ oder „Schulungen“.

Papierkorb

Ganz unten. Gelöschtes liegt hier 30 Tage und lässt sich wiederherstellen.

Du siehst nur Ordner, für die du das Leserecht hast: Kunden mit dem Recht für Kunden, Belege der Aufträge mit dem Recht für Dokumente der Logistik. Vertrauliche Kunden-Dokumente sehen nur Personen mit dem Recht für die Abrechnung.

Angebote, Rechnungen und Gutschriften

Was MOSI an einen Kunden oder Subunternehmer erstellt, legt es von selbst in dessen Ordner ab, je Art und Jahr, etwa „Kunden › Huber Bau › Rechnungen › 2026“. Der Dateiname beginnt mit dem Belegdatum, dann Art, Nummer und Partner.

Angebote

Fertiggestellte Angebote aus dem Kalkulator mit gewähltem Kunden und jede versendete Fassung eines Bau-Angebots.

Rechnungen

Festgeschriebene Rechnungen, auch Abschlags- und Schlussrechnungen, dazu Stornos und Rechnungskorrekturen als eigene Dateien.

Gutschriften

Beim Subunternehmer die Gutschriften samt Storno, beim Kunden seine erfassten Gutschriften.

Mahnungen

Versendete Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Diese Ordner lassen sich nur lesen und herunterladen. Du siehst sie nur mit dem Recht für die jeweilige Art in der Gesellschaft, die den Beleg erstellt hat, etwa Rechnungen nur mit dem Recht für Rechnungen. Die Suche und ⌘K finden die Belege nach Nummer, Partner, Art, Jahr und Inhalt, mit denselben Rechten. Eigene Ordner mit diesen Namen gibt es direkt beim Partner nicht; ältere heißen jetzt „… (eigene)“.

Ablegen

• Dateien auf einen Ordner ziehen legt sie dort ab; auf die freie Fläche in den offenen Ordner.
• Oder „Optionen“ → „Hochladen“.
• Im Ordner eines Kunden, Subunternehmers oder Ortes entsteht dabei ein Dokument an diesem Datensatz, Art „Sonstiges“ bzw. „Sonstiger Nachweis“. Du findest es auch im Fenster des Datensatzes.
• „Optionen“ → „Neuer Ordner“ legt einen eigenen Ordner an.

Belege für einen bestimmten Auftrag legst du am besten direkt am Auftrag ab: Rechtsklick → „Dokumente“. Dann sind sie dem Auftrag zugeordnet und erscheinen hier im Monatsordner.

Suchen und verschieben

„Optionen“ → „In allen Dokumenten suchen“ findet über alle Ordner: eigene Ablage, Kunden, Subunternehmer, Orte und die Belege der Aufträge nach Titel, Belegnummer und Inhalt. Bei PDFs mit Text sucht MOSI auch im Text selbst, dazu in den Werten, die MOSI KI gelesen hat. Am Treffer steht, wo er liegt.

Schneller geht es mit ⌘K bzw. Strg+K von jeder Seite aus: Unter „Dokumente“ stehen die fünf besten Treffer, auch aus dem Eingang, aus Dokumenten an Kunden, Subunternehmern und Orten und aus Nachweisen von Personen; ein Klick öffnet die Vorschau bzw. den Ordner. Gefunden wird nur, was du auch öffnen darfst.

Dateien und eigene Ordner verschiebst du per Ziehen auf einen Ordner oder auf einen Teil des Pfads, oder über Rechtsklick → „Verschieben nach“.

Vertraulichkeit

Ordner und Dokumente der Ablage haben eine von drei Stufen. Sie gilt für alles darin; es zählt immer die strengste Stufe auf dem Weg nach oben.

Normal

Wer den Ordner sehen darf, sieht auch das Dokument.

Vertraulich

Nur mit Freigabe oder mit dem Recht „Vertrauliche Dokumente“ (in der Vorlage Leitung, nicht in der Disposition).

Streng vertraulich

Nur Personen, die namentlich eingetragen sind. Wer etwas direkt hineinlädt oder auf „streng“ setzt (nur mit dem Recht „Vertrauliche Dokumente“), wird eingetragen; wird etwas erst später streng, sieht es die hochladende Person nicht mehr. Auch Inhaber und Admins sehen es sonst nicht, auch nicht in der Suche. Jedes Öffnen steht im Sicherheitsprotokoll.

Jede Gesellschaft hat die Ordner „Geschäftsleitung“ und „Personal“, beide streng vertraulich, freigegeben an die Person, die die Gesellschaft angelegt hat. Weitere Personen trägst du über „Freigeben“ ein.

Streng vertrauliches braucht immer mindestens eine Person. Die letzte kann sich erst austragen, wenn sie jemand anderen eingetragen hat; verlässt sie die Organisation, wählt der Admin eine Nachfolge. Im Notfall kann sich der Inhaber unter „Optionen“ → „Notzugang zu streng Vertraulichem“ selbst eintragen, nur mit Grund; das steht im Sicherheitsprotokoll, und die Eingetragenen werden benachrichtigt.

Rechtsklick

Öffnen

Ordner öffnen bzw. Vorschau der Datei.

Herunterladen

Die Datei in der neuesten Version.

Als ZIP herunterladen

Einen eigenen Ordner mit allem darin.

Umbenennen

Oder Datei wählen und auf den Namen klicken.

Teilen

Die Datei „Als Datei“ im Anhang oder „Als Link“ weitergeben. Der Link öffnet MOSI, sehen kann die Datei nur, wer darf.

Freigeben

Einen Ordner oder eine Datei für Personen, Positionen, Gesellschaften oder Standorte freigeben bzw. einschränken. Nur mit dem Recht zum Freigeben.

Verschieben nach

In einen anderen Ordner.

Löschen

In den Papierkorb.

Im Papierkorb gibt es „Wiederherstellen“ und „Endgültig löschen“. Nach 30 Tagen löscht MOSI dort von selbst.

Belege der Aufträge lassen sich hier nicht löschen, nur am Auftrag im Fenster „Dokumente“.

Am PC

Über „MOSI Dock“ oben verbindest du die Dokumente mit deinem Rechner. Danach erscheinen sie im Explorer bzw. Finder wie ein Laufwerk, und was du dort speicherst, landet direkt in MOSI. Arbeitest du in der Desktop-App MOSI Desktop, öffnet Rechtsklick → „Am Rechner öffnen“ eine Datei im passenden Programm.