Kunden anlegen und pflegen

Kunden unter Logistik → Stammdaten → Kunden: anlegen, importieren, sperren, archivieren und alle Seiten des Kunden-Fensters von Allgemein bis Verlauf.

Stand: 30. Oktober 2026

Die Liste

Logistik → Stammdaten → Kunden zeigt alle Kunden, die du in der Logistik sehen darfst, mit Nummer, Name, Ort, Land, Zuständig, Gruppe, Status und bei mehreren Gesellschaften der Gesellschaft. Zuständig, Gruppe und Gesellschaft änderst du direkt in der Zelle.

Filter gibt es für Status, Land, Zuständig, Gruppe und Gesellschaft. Archivierte Kunden siehst du nur über den Filter „Status“.
Ein Klick auf die Zeile öffnet den Kunden. Rechtsklick zeigt „Öffnen“, „Sperren“, „Archivieren“ und „Löschen“.
Im Menü oben stehen „Kunde anlegen“, „Importieren …“ und „Exportieren …“. Der Export ist eine CSV-Datei für Excel, ein Kunde je Zeile mit Hauptansprechpartner. Suche, Filter und Sortierung der Liste gelten mit.

Einen Kunden anlegen

„Kunde anlegen“
Das Fenster „Neuer Kunde“ öffnet sich.
Angaben eintragen
Mindestens den Firmennamen. Alle Seiten lassen sich schon ausfüllen, auch Anschrift, Steuern und Logistik.
Auf Doppelte achten
Ähnelt der Kunde einem vorhandenen, fragt MOSI „Gibt es diesen Kunden schon?“. Gibt es ihn in einem anderen Fachbereich, etwa im Bau, übernimmst du ihn, statt ihn doppelt anzulegen. Ist er sicher derselbe (gleiche USt-IdNr., gleiche Steuernummer oder gleicher Name mit gleicher PLZ), legt MOSI erst nach „Trotzdem anlegen“ an und fragt bei diesem Paar danach nicht mehr.
„Kunde anlegen“ unten
Alles wird auf einmal gespeichert. Danach speichert jedes Feld sofort.

Die Kundennummer lässt du leer; MOSI vergibt die nächste aus dem Nummernkreis. Später lässt sie sich ändern, etwa beim Umzug aus einem Altsystem.

Kunden lassen sich auch direkt aus einem Auswahlfeld anlegen, etwa am Ort unter „Kunden“: Findet die Suche nichts, bietet das Feld das Anlegen an. Das volle Kunden-Fenster öffnet sich darüber, der neue Kunde ist danach gewählt.

Viele Kunden importieren

„Importieren …“ nimmt eine CSV- oder Excel-Datei (XLSX) mit bis zu 50.000 Zeilen und 20 MB. Du ordnest die Spalten zu, MOSI schlägt die Zuordnung vor. Vorhandene Kunden erkennt MOSI über die Kundennummer, sonst die USt-IdNr., sonst Name und PLZ. Im Schritt „Prüfen“ siehst und korrigierst du alle Zeilen, bevor importiert wird. Ein Import lässt sich danach rückgängig machen.

Die Seiten im Kunden-Fenster

Allgemein: Firmenname oder bei „Privatperson“ Anrede, Vor- und Nachname, Namenszusatz, Rechtsform, Suchname, Kundennummer. Unter „Einordnung“ Status, Zuständig, Kundengruppe, „Bauleistender (§ 13b UStG)“ und Sprache. Dazu Telefon, E-Mail und Website.
Anschrift: Hauptanschrift, auf Wunsch eine abweichende Rechnungsanschrift („Rechnung an“) und ein Postfach.
Steuern & Recht: USt-IdNr., Steuernummer, steuerliche Behandlung (Inland, Reverse Charge in der EU, Drittland), Registergericht und Registernummer.
Logistik: Aufklappbar: „Allgemein“ mit Avis, Referenz, Abliefernachweis, Haftung, Fahrern und Vorgaben für neue Tarife, dann „Orte“ und je aktiver Transportart eine eigene Seite. Siehe „Logistik-Vorgaben eines Kunden“.
Anforderungen: Welche Nachweise ein Fahrer für Aufträge dieses Kunden braucht, etwa SCC. „Pflicht“ sperrt das Einplanen, „Hinweis“ warnt.
Kundenportal: Welche Ansprechpartner sich im Kundenportal anmelden dürfen. Rechnungen sehen sie nur mit eigener Freigabe.
Abrechnung: Zahlungsbedingungen, Zahlungsart mit SEPA-Mandat, Kreditlimit und Rechnungsversand. Ist das Modul Abrechnung aktiv, pflegt die Buchhaltung diese Angaben unter Abrechnung → Stammdaten; hier stehen sie nur zum Lesen.
Ansprechpartner: Wer beim Kunden wofür zuständig ist. Je Person „Bekommt Rechnungen“ und „Bekommt Statusmeldungen“. Über „…“ machst du jemanden zum Hauptansprechpartner, schreibst eine E-Mail oder rufst an.
Dokumente: Rahmenvertrag, Preisvereinbarung, AGB, SEPA-Mandat, Gutschriftsvereinbarung, Haftung und Versicherung, Sonstiges. Dateien hineinziehen; MOSI schlägt Art, Titel und bei Jahreszahlen im Namen die Gültigkeit vor und erinnert vor dem Ablauf.
Notizen: Interne Hinweise. Der Kunde sieht sie nie.
Aufgaben: Aufgaben und Projekte zu diesem Kunden.
Verlauf: Wer wann was geändert hat, auch an den Ansprechpartnern.

Verträge, Preisvereinbarungen und SEPA-Mandate sind standardmäßig vertraulich. Sie sehen nur Personen mit dem Recht für die Abrechnung.

Gesellschaft und Fachbereiche

Bei mehreren Gesellschaften steht unter „Allgemein“ die Gruppe „Gesellschaft“. „Gehört zu“ ist die Gesellschaft, die den Kunden pflegt. Unter „Freigegeben für“ wählst du weitere Gesellschaften, die ihn sehen, bearbeiten und in Aufträgen nutzen dürfen. Ohne Freigabe findet eine andere Gesellschaft den Kunden nicht.

Gibt es in deiner Organisation weitere Fachbereiche wie Bau, zeigt die Gruppe „Fachbereiche“, wo der Kunde vorkommt. Nutzt du ihn in einem Logistik-Auftrag, ordnet MOSI ihn der Logistik von selbst zu.

Sperren, archivieren, löschen

Gesperrt: Für den Kunden lassen sich keine neuen Aufträge anlegen. Bestehende Aufträge zeigen die Warnung „Kunde gesperrt“. Den Grund trägst du unter „Grund der Sperre“ ein; er steht in der Meldung am Auftrag. Rechtsklick → „Entsperren“ macht ihn wieder aktiv.
Archiviert: Der Kunde verschwindet aus Liste und Auswahlen, bleibt aber mit allen Angaben erhalten. Über den Filter „Status“ findest du ihn und stellst ihn wieder her.
Löschen: Löscht Stammdaten und Ansprechpartner endgültig. Gibt es Aufträge zu dem Kunden, geht nur noch Archivieren.