Subunternehmer und ihre Fahrer

Wofür

Ein Subunternehmer ist ein Frachtführer, der Aufträge mit eigenen Fahrzeugen und Fahrern für dich fährt. Du legst ihn mit seinen Fahrzeugen in MOSI an. Danach wählst du seine Fahrzeuge im Auftrag wie deine eigenen, und die Abrechnung erstellt ihm Gutschriften für seine Fuhren.

Anlegen

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   Liste öffnen

   Logistik → Stammdaten → Subunternehmer, im Menü oben „Subunternehmer anlegen“.

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   Allgemein ausfüllen

   Firmenname oder bei „Einzelunternehmer“ Vor- und Nachname, dazu Suchname, Nummer, Zuständig und Sprache. „Zuständig“ bekommt die Erinnerungen, etwa vor dem Ablauf eines Nachweises.

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   Anschrift und Steuern

   Firmensitz, USt-IdNr., Steuernummer, Register.

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   „Subunternehmer anlegen“

   Danach sind die Seiten unter „Einsatz“ offen: Nachweise, Fahrzeuge, Partnerportal und Fahrer.

Die Liste zeigt je Subunternehmer Nummer, Name, Ort, Telefon, die Zahl der Fahrzeuge, den Stand der Nachweise und den Status. Ein Klick öffnet ihn.

Nachweise

Unter „Nachweise“ legst du die Unterlagen ab, die ein Frachtführer haben muss, jeweils mit „Gültig bis“, Aussteller und Nummer. Dateien hineinziehen; MOSI schlägt die Art vor. Mit MOSI KI liest MOSI den Nachweis und füllt Art, Gültigkeit, Aussteller und Nummer vor, Unsicheres mit „Bitte prüfen“. Ist er für eine andere Firma ausgestellt, fragt MOSI nach.

Pflicht

Erlaubnis nach GüKG bzw. EU-Lizenz, Haftpflicht bzw. Verkehrshaftung, Mindestlohn-Erklärung.

Weitere

Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG), Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse, Berufsgenossenschaft bzw. Finanzamt, Anzeige bzw. Erlaubnis für Abfalltransporte, Sonstiger Nachweis.

Vollständig

Gültig, ohne „Gültig bis“ unbefristet.

Läuft bald ab

Endet in den nächsten 30 Tagen.

Abgelaufen

„Gültig bis“ liegt in der Vergangenheit.

Fehlt

Noch nicht hinterlegt.

Gibt es mehrere Dokumente einer Art, zählt das, das am längsten gilt. Fehlt ein Pflicht-Nachweis oder ist er zum Liefertag abgelaufen, warnt jeder Auftrag auf einem Fahrzeug dieses Subunternehmers. Ein Entwurf der Gutschrift warnt außerdem, wenn ein hinterlegter Nachweis am Leistungstag abgelaufen ist. Gesperrt wird nichts. 30 und 7 Tage vor Ablauf erinnert MOSI die zuständige Person, sonst alle, die Subunternehmer bearbeiten dürfen.

Fahrzeuge

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   „Fahrzeug hinzufügen“

   Oben auf der Seite „Fahrzeuge“.

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   Kennzeichen oder Bezeichnung

   Kennst du nur Firma und Typ, reicht eine Bezeichnung wie „Wild 1“.

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   Art und Aufbau

   Zugmaschine, Solo-Fahrzeug, Auflieger, Anhänger oder Gerät, dazu Aufbau bzw. Geräteart und Klasse.

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   Fahrer und Auflieger

   Auf Wunsch einen Fahrer des Subunternehmers und den Auflieger, der an der Zugmaschine hängt. Das kann auch ein eigener Auflieger sein.

Das Fahrzeug steht danach im Auftrag und in der Disposition zur Wahl. In der Disposition siehst du es mit der Auswahl „Alle“ oder sobald es an dem Tag Aufträge hat.

Fahrer

Unter „Fahrer“ trägst du über „Fahrer hinzufügen“ ein, wer für den Subunternehmer fährt: Vorname, Nachname, Telefon für Rückfragen. „Entfernen“ im Rechtsklick nimmt einen Fahrer wieder heraus.

Am Auftrag wählst du den Fahrer in der Spalte „Fahrer“ von Hand. Steht der Auftrag auf einem Fahrzeug des Subunternehmers, bietet MOSI nur dessen Fahrer an.

Partnerportal

Unter „Partnerportal“ schaltest du Ansprechpartner frei. Sie melden sich mit einem Code per Mail an, sehen ihre Gutschriften und laden fehlende Lieferscheine hoch. „Sperren“ beendet die Anmeldung sofort.

• Ändert ein Subunternehmer im Portal seine Firmendaten, übernimmt MOSI sie erst nach deiner Freigabe. Offene Anträge stehen in der Liste der Subunternehmer im Menü oben unter „Änderungen aus dem Portal“.
• Lädt er Nachweise hoch, stehen sie unter „Nachweise aus dem Portal“ und gelten erst nach deiner Prüfung.
• Eine neue Bankverbindung bestätigst du erst nach einem Anruf unter der bekannten Nummer.

Sperren, archivieren, löschen

Gesperrt

Ab dem Tag der Sperre lassen sich seine Fahrzeuge in keinem Auftrag mehr wählen. Aufträge für Tage davor bleiben, wie sie sind, und lassen sich weiter nacherfassen. Am Status steht, seit wann er gesperrt ist; den Grund trägst du unter „Grund der Sperre“ ein.

Archiviert

Er verschwindet aus der Liste und seine Fahrzeuge ab dem Tag aus den Auswahlen. Über den Filter „Status“ findest du ihn wieder.

Löschen

Löscht Stammdaten, Ansprechpartner, Nachweise, Fahrzeuge und Fahrer. Stehen seine Fahrzeuge in Aufträgen, geht nur noch Archivieren.

Einen Auftrag eines gesperrten Subunternehmers kannst du nicht auf einen Tag nach der Sperre verschieben. MOSI meldet, dass er an diesem Tag nicht einsetzbar ist.

Kunden, die keine Subunternehmer wollen

Steht beim Kunden unter Logistik → Allgemein „Nur eigene Fahrer“, lässt sich für seine Aufträge kein Fahrzeug eines Subunternehmers wählen. Lag der Auftrag schon vorher auf einem solchen Fahrzeug, zeigt er die Warnung „Kunde lässt keine Subunternehmer zu“.