Vertretungen

Grundprinzip

• Die Vertretung bekommt für den Zeitraum die Positionen der vertretenen Person, jeweils mit deren „Gilt für“.
• Die vertretene Person behält ihre Rechte. Beide können parallel arbeiten.
• Die Vertretung arbeitet unter eigenem Namen. Protokoll und Datensätze zeigen etwa „Anna Berger in Vertretung für Max Huber“.
• Endet die Vertretung, fallen die Rechte sofort weg. Was in Vertretung erledigt wurde, bleibt.

Der Zugang Admin und Einzelrechte lassen sich nicht vertreten. Ein Admin ohne Position hat deshalb nichts weiterzugeben. Gäste vertreten nicht und werden nicht vertreten.

Vertretung einrichten

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   „Vertretung einrichten“ unter Verwaltung → Nutzer → Vertretungen
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   Personen

   „Wer fehlt“ und „Wer vertritt“.

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   Umfang

   „Komplett“: alle Positionen der Person, auch wenn sich daran während der Vertretung etwas ändert. „Ausgewählte Positionen“: nur ein Teil, etwa wenn sich zwei die Vertretung teilen.

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   Positionen

   Nur bei „Ausgewählte Positionen“: welche genau.

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   Zeitraum

   Beginn und Ende, mit Schnellwahl „Heute“, „1 Woche“, „2 Wochen“, „4 Wochen“. Optional ein „Anlass“ wie Urlaub, Krankheit oder Dienstreise.

• Ganze Tage: Die Vertretung beginnt um 0:00 Uhr und endet um 24:00 Uhr, in der Zeitzone der Organisation, jeweils von selbst.
• Der Beginn liegt nicht in der Vergangenheit, das Ende nicht vor dem Beginn.
• Höchstens ein Jahr am Stück. Dauerhaft ist es eine Position.
• Mehrere Vertreter gleichzeitig sind erlaubt, dieselbe Vertretung zweimal nicht.

Die Vertretung bekommt eine E-Mail. Hat jemand anderes sie eingerichtet, bekommt auch die vertretene Person eine.

Wer einrichten darf

• Jede Person für sich selbst, über „Konto & Sicherheit“ → „Abwesenheit & Vertretung“. Die Auswahl zeigt dort nur Namen, keine Adressen.
• Wer das Recht „Vertretungen anlegen“ für alle betroffenen Bereiche hat, etwa ein Admin bei Krankheit.
• Ändern dürfen die vertretene Person, wer die Vertretung eingerichtet hat, oder wer das Recht dazu hat. Die Vertretung selbst nicht, sie könnte sich sonst verlängern.
• Beenden dürfen alle Beteiligten.

Die Liste

Oben schaltest du zwischen „Aktuell“ und „Verlauf“. Spalten: Vertretung, Vertritt, Umfang, Zeitraum, Dauer, Status, Anlass, Eingerichtet von.

Geplant

Beginnt in der Zukunft.

Läuft

Die Rechte gelten gerade.

Beendet

Zum geplanten Ende abgelaufen.

Vorzeitig beendet

Von einer beteiligten Person früher beendet.

Ruht

Eine der beiden Personen ist gesperrt. Solange gibt es nichts weiterzugeben.

• Im Menü einer Zeile: „Öffnen“, „Zeitraum ändern“, „Vorzeitig beenden“ und bei geplanten „Löschen“.
• Im geöffneten Modal verschiebt „Verlängern“ das Ende um einen Tag oder eine Woche.
• Wer nur für einen Teil der Organisation Rechte hat, sieht die Vertretungen der Personen mit Positionen dort.