Eigene Domain für den Beleg-Eingang verknüpfen

Wofür

Jede Gesellschaft hat schon eine lesbare Adresse für Belege, z. B. kieswerk-amberg@eingang.mosi.de. Das genügt den meisten. Eine eigene Domain lohnt sich, wenn Werke und Partner eine Adresse eurer Firma bekommen sollen oder ihr mehrere Adressen braucht, etwa eine für Lieferscheine und eine für Rechnungen.

Eingerichtet wird unter Verwaltung → Organisation → E-Mail & Schnittstellen, Gruppe „Eigene Domains“. Domains verknüpft, wer die Organisationseinstellungen bearbeiten darf; Adressen darunter legt an, wer die jeweilige Gesellschaft verwaltet.

Welche Subdomain

Nehmt eine eigene Subdomain, die sonst nichts tut, z. B. belege.firma.de oder eingang.firma.de. Die Hauptdomain (firma.de) geht nicht: Ihr MX-Eintrag bestimmt, wohin eure gesamte Firmenpost geht, und die soll weiter bei eurem Mail-Anbieter landen.

Hat die Subdomain schon einen MX-Eintrag, etwa weil dort ein Postfach läuft, nehmt eine andere. Zwei Ziele für dieselbe Subdomain gehen nicht.

Schritt für Schritt

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   Domain in MOSI eintragen

   „Domain hinzufügen“, die Subdomain eingeben, „Weiter“. MOSI zeigt danach zwei Einträge mit Kopierknöpfen.

2. 2
   MX-Eintrag setzen

   Beim Anbieter, bei dem eure Domain liegt, einen MX-Eintrag für die Subdomain anlegen: Name ist die Subdomain, Ziel der Server von MOSI, Priorität 10. Er sagt anderen Mailservern, dass Mails an diese Subdomain zu MOSI gehen.

3. 3
   TXT-Eintrag setzen

   Einen TXT-Eintrag mit dem Namen _mosi-verify.<eure Subdomain> und dem Wert mosi-verify=… genau so, wie MOSI ihn zeigt. Er weist nach, dass die Domain euch gehört; ohne ihn schaltet MOSI nichts frei.

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   Prüfen

   Zurück in MOSI „Prüfen“. Stehen beide Einträge, ist die Domain „Aktiv“. Fehlt einer, zeigt MOSI, welcher, und ihr prüft später noch einmal.

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   Adressen anlegen

   Unter der Domain beliebige Adressen anlegen, z. B. lieferscheine@ oder rechnungen@, und jeweils die Gesellschaft wählen, in deren Eingang die Belege landen.

Bei gängigen Anbietern

Die Einträge setzt ihr dort, wo eure Domain verwaltet wird, meist im Kundenbereich des Domain- bzw. Hosting-Anbieters unter „DNS“, „DNS-Einstellungen“ oder „Zone bearbeiten“. Die Begriffe unterscheiden sich etwas:

• Name heißt auch „Host“, „Hostname“ oder „Subdomain“. Manche Anbieter wollen nur den vorderen Teil (belege bzw. _mosi-verify.belege), weil sie firma.de selbst ergänzen.
• Ziel heißt auch „Wert“, „Mailserver“ oder „Points to“. Ein Punkt am Ende des Servernamens schadet nicht.
• Die Priorität steht beim MX-Eintrag manchmal als eigenes Feld, manchmal vor dem Ziel.
• Beim TXT-Eintrag setzen manche Oberflächen Anführungszeichen selbst; tragt den Wert ohne zusätzliche Anführungszeichen ein.

Wer die Domain nicht selbst verwaltet, schickt die beiden Einträge an seinen IT-Dienstleister. Mehr braucht es nicht.

Wie lange es dauert

Neue Einträge sind meist nach wenigen Minuten sichtbar, bei manchen Anbietern dauert es bis zu einigen Stunden. Schlägt „Prüfen“ gleich nach dem Eintragen fehl, später noch einmal versuchen. Erst wenn es nach einem Tag noch nicht klappt, lohnt sich die Fehlersuche.

Status der Domain

Nachweis offen

Eingetragen, aber noch nicht geprüft. Mails kommen noch nicht an.

Aktiv

Beide Einträge stehen. Mails an die Adressen darunter landen im Eingang.

Gestört

MOSI prüft die Einträge täglich. Fehlt einer, steht die Domain auf „Gestört“; Mails kommen weiter an. Meist wurde beim Anbieter etwas geändert.

Aus

Nach 14 Tagen „Gestört“ schaltet MOSI die Domain ab, Mails werden abgewiesen. Einträge in Ordnung bringen und neu „Prüfen“.

Eine Domain kann nur bei einer Organisation in MOSI aktiv sein. Wer sie zuerst nachweist, hat sie.

Häufige Fehler

• Die Domain doppelt eingetragen, z. B. belege.firma.de.firma.de, weil der Anbieter den hinteren Teil selbst ergänzt.
• Den TXT-Eintrag auf die Subdomain statt auf _mosi-verify.<Subdomain> gesetzt.
• Beim TXT-Wert ein Zeichen vergessen bzw. Leerzeichen mitkopiert.
• Einen alten MX-Eintrag auf der Subdomain stehen gelassen; dann entscheidet der Zufall bzw. die Priorität, wohin Mails gehen.
• Die Hauptdomain statt einer Subdomain verwendet; das lässt MOSI nicht zu.

Alternative: Weiterleiten aus dem eigenen Postfach

Ohne eigene Domain könnt ihr Belege auch aus einem vorhandenen Postfach an die Adresse auf eingang.mosi.de weiterleiten. Beim Weiterleiten scheitert aber oft die Absenderprüfung (DMARC), weil die Mail nicht mehr vom ursprünglichen Absender kommt. MOSI hält solche Mails dann zurück, bis ihr sie unter „Unklare Belege“ freigebt. Für regelmäßige Belege ist es deshalb besser, wenn Werke und Partner direkt an eure Adresse schicken.