Beleg-Eingang

Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften kommen per Mail oder als Stapel herein. MOSI trennt Scans, liest im Hintergrund, erkennt die Art und legt jeden Beleg dort ab, wo er bearbeitet wird; nur Unklares landet unter „Unklare Belege“.

Stand: 5. November 2026

Eingangs-Postfach der Organisation

Jede Organisation bekommt bei der Registrierung eine eigene Adresse, z. B. firma.k7m2xqa@inbox.getmosi.de. Ihr findet und kopiert sie unter Verwaltung → Organisation → E-Mail & Schnittstellen. Der Zufallsteil sorgt dafür, dass niemand sie errät.

Am einfachsten richtet ihr in eurem Mailprogramm eine automatische Weiterleitung von eurem Belege-Postfach (z. B. belege@eure-firma.de) an diese Adresse ein.
Belege an diese Adresse landen im Beleg-Eingang der Hauptgesellschaft; zuordnen lassen sie sich danach wie jeder Beleg.
Weitergeleitete Mails erkennt MOSI und zeigt den ursprünglichen Absender. Besteht die Absenderprüfung nach der Weiterleitung nicht, wartet die Mail auf eure Freigabe.
Mails mit Virus oder klar als Spam erkannt verwirft MOSI, Anlagen prüft es am Inhalt (PDF, Bilder, XML).

Überblick

Es gibt keine eigene Eingangsseite: Jeder Beleg landet in dem Bereich, in dem er bearbeitet wird. Ein Zähler an der Seite zeigt, wie viele dort warten.

Lieferscheine: Abrechnung → Leistungserfassung, Reiter „Zu erfassen“. Von dort in die Maske.
Rechnungen von Lieferanten: Sicher erkannt legt MOSI sie gleich an: Abrechnung → Eingangsrechnungen, „Zu bearbeiten“.
Gutschriften von Kunden: Mit erkanntem Kunden legt MOSI sie als Entwurf unter Abrechnung → Rechnungen an.
Unklare Belege: Unbekannter Absender, Scan zum Trennen, Art offen, Sonstiges oder nicht von selbst angelegt. Der Punkt erscheint unter Abrechnung → Eingang (ohne Abrechnung unter Logistik → Leitung) nur, wenn etwas da ist.

Sicher: Nummer, Datum, Menge und Art sind sicher gelesen.
Prüfen: Mindestens ein Wert ist unsicher und in der Maske markiert.
Doppelt: Dieselbe Datei liegt schon im Eingang bzw. ist zugeordnet.
Trennen: Ein Scan mit mehreren Seiten wartet darauf, in Belege getrennt zu werden.
Unbekannter Absender: Per Mail von einer Adresse, die MOSI nicht kennt. Wird erst nach der Freigabe gelesen.
Von Hand: Ohne MOSI KI bzw. nicht lesbar: Die Werte tippst du in der Maske ein.

Du siehst Lieferscheine der Gesellschaften, in denen du Leistungen erfassen darfst. Unklare Belege sieht, wer die Dokumente der Logistik verwalten bzw. Eingangsrechnungen bearbeiten darf.

Wie Belege hineinkommen

Stapel im Web
Dateien (PDF, JPG, PNG, E-Rechnung als XML, bis 20 MB) auf die Liste ziehen oder „Hochladen“ wählen, unter „Zu erfassen“ als Lieferscheine, unter „Unklare Belege“ ohne Art. Mehrere auf einmal gehen.
Mail an die Adresse der Gesellschaft
Jede Gesellschaft bekommt eine lesbare Adresse (z. B. kieswerk-amberg@eingang.mosi.de), auf Wunsch auch Adressen unter einer eigenen Subdomain; beides unter Verwaltung → Organisation → E-Mail & Schnittstellen, Gruppe „Eingehende Mails“ (siehe „Eigene Domain für den Beleg-Eingang verknüpfen“). Jede Anlage einer Mail wird ein Beleg. Weitergeleitete Mails aus eurem Postfach bestehen die Absenderprüfung oft nicht und werden dann zurückgehalten.

Mails von bekannten Absendern (Kunden, Subunternehmer, Ansprechpartner, Orte und Mitglieder der Gesellschaft) kommen direkt durch. Unbekannte landen unter „Unbekannter Absender“; mit „Freigeben“ liest MOSI sie, mit „Absender merken“ kommen weitere Mails ohne Rückfrage. Beim Verwerfen kannst du einen Absender sperren, dann werden seine Mails still verworfen.

Scans trennen

Ein Scan mit vielen Seiten zeigt seine Seiten als Vorschaubilder. MOSI schlägt vor: jede Seite ein Beleg, leere Rückseiten hängen an der vorigen. Zwischen zwei Seiten liegt eine Schere: Ein Klick trennt dort bzw. hebt die Trennung auf. Mit „In … Belege trennen“ entstehen die einzelnen Belege, die MOSI danach liest.

Prüfen und zuordnen

Unter „Zu erfassen“ einen Beleg wählen, „Prüfen“
Die Maske der Leistungserfassung öffnet sich mit der Datei rechts und den gelesenen Werten. Unsichere Felder sind markiert, nicht zugeordnete Stammdaten stehen als „Gelesen: …“ darunter.
„Erfassen“ bzw. „Ergänzen“
Wie gewohnt. Der Beleg hängt danach am Auftrag, und die Maske zeigt gleich den nächsten Lieferschein. Sind alle erfasst, geht es zurück zu „Zu erfassen“.

Beim Zuordnen zählt keine neue Einheit von MOSI KI; gelesen wurde schon im Hintergrund. Was du an der Zuordnung korrigierst, lernt MOSI wie in der Maske. Gibt es die Aufträge schon aus der Disposition, geht es schneller über Logistik → Aufträge, Optionen → „Lieferscheine lesen“ (Artikel „Lieferscheine lesen“).

Rechnungen und Gutschriften

Auch Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern sowie Gutschriften von Kunden im Gutschriftverfahren kommen herein. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) erkennt MOSI sicher: Ist eure Gesellschaft Käufer, ist es eine Rechnung, ist sie Verkäufer, eine Gutschrift des Kunden. Sonst helfen der Absender (bekannter Lieferant bzw. Kunde) und mit MOSI KI der Inhalt.

Sicher erkannt: MOSI legt sie selbst an
Die Rechnung steht unter Eingangsrechnungen bei „Zu bearbeiten“, die Gutschrift des Kunden als Entwurf unter Rechnungen. Am Beleg steht „Mail von … · von MOSI angelegt“, im Protokoll „System · Beleg-Eingang“.
Vier Augen bleiben
Weil MOSI die Rechnung ohne Person angelegt hat, ist das erste Auge, wer sie kontiert und zur Freigabe gibt. Freigeben muss eine andere Person; MOSI selbst gibt nie frei.
Unsicher oder nicht angelegt: unter „Unklare Belege“
Dort wählst du die Art; bei Rechnung bzw. Gutschrift legt MOSI sie sofort an (bei einer Gutschrift ohne erkannten Kunden wählst du ihn vorher). Der Grund steht an der Zeile, z. B. „schon im Buch“ mit dem Weg zur Rechnung, ein Bild statt PDF oder eine Gesellschaft ohne Abrechnung.

Rechnungen sieht, wer Eingangsrechnungen bearbeiten darf, Gutschriften, wer Rechnungen schreiben darf.

Verwerfen

Falsches, Doppeltes oder Spam verwirfst du mit Grund. Beleg und Datei werden gelöscht; der Grund steht im Protokoll. Ist ein Beleg kein Lieferschein, stellst du die Art auf „Sonstiges“ oder verwirfst ihn.