Positionen im Entwurf bearbeiten

Die Positionstabelle

Ein Klick auf einen Entwurf unter Abrechnung → Rechnungen → „Belege“ öffnet ihn groß. Links stehen die Positionen als Tabelle, rechts Angaben, Hinweise, Summen und „Kopf und Texte“. Solange der Beleg ein Entwurf ist, bearbeitest du jede Zelle direkt in der Tabelle.

Datum

Leistungsdatum, bei Aufträgen der Liefertag.

Lieferschein

Die Lieferschein-Nr. des Auftrags.

Gerät

Fahrzeug bzw. Kennzeichen.

Leistung

Bei Aufträgen „Transport“, „Maut“, „Mindermengenzuschlag“ oder der Name der Zusatzleistung.

Material, Lieferant, Empfänger

Lieferant ist die Ladestelle, Empfänger die Abladestelle.

Zusatz

Was sonst noch dazugehört, etwa die Bestellnummer.

Menge, Einheit, Einzelpreis, Betrag

Betrag = Menge × Einzelpreis.

Dieselfloater

Satz und Betrag. Der Floater steckt im Betrag und steht auf dem PDF als eigene Zeile darunter.

Hinweis

Etwa „Angepasst“, „Zu LS-4711“ bei verknüpften Positionen oder ein Grund, warum ein Auftrag nicht abrechenbar ist.

Die Spalten „Zusatz“, „Dieselfloater“ und „Hinweis“ blendet MOSI nur ein, wenn eine Position etwas dazu hat. Über die Filter oben grenzt du große Belege nach Lieferant, Empfänger, Material oder Gerät ein.

Positionen aus Aufträgen

Jeder Auftrag bringt seine Positionen mit: den Transport, je nach Preis Maut und Mindermengenzuschlag und seine Zusatzleistungen wie Wartezeit. Zusatzleistungen hängen automatisch unter ihrem Transport.

• Solange du nichts änderst, folgt die Position dem Auftrag. Ändert jemand den Auftrag, zeigt der Entwurf „Geändert: Auftrag …“ mit „Übernehmen“.
• Änderst du eine Zelle, ist die Position „Angepasst“ und folgt dem Auftrag nicht mehr. Der Preis am Auftrag und damit das Controlling bleiben unberührt.
• Rechtsklick → „Wieder wie im Auftrag“ macht die Anpassung rückgängig.
• Verliert ein Auftrag im Entwurf seinen Preis, etwa weil der Tarif gelöscht wurde, steht „ohne Preis“ als Hinweis an der Position und das Festschreiben geht nicht. Trägst du den Preis hier von Hand ein, ist die Position angepasst und hindert nicht mehr.
• Eine Zusatzleistung allein kannst du nicht entfernen. Sie kommt vom Auftrag; entferne sie dort oder nimm den ganzen Transport heraus.

Aufträge herausnehmen

Jede Auftragsposition hat ein Häkchen. Angehakt heißt: steht auf der Rechnung. Nimmst du das Häkchen weg, geht der Auftrag zurück unter „Abzurechnen“. Er bleibt abgehakt am Ende der Tabelle mit dem Hinweis „Herausgenommen“, damit du ihn wiederfindest. Anhaken holt ihn zurück. Unten steht zum Beispiel „38 von 40 Aufträgen angehakt“.

Hat der Entwurf Aufträge an mindestens zwei Empfänger oder aus zwei Lieferwerken, stehen rechts unter „Auswahl“ die Knöpfe „Empfänger“ und „Lieferwerke“. Sie zeigen die Aufträge als Baum, Gruppe für Gruppe. So nimmst du etwa alle Fuhren einer Baustelle mit einem Haken heraus.

Rechtsklick → „Von der Rechnung nehmen“ (Taste Entf) wirkt bei Aufträgen gleich. Bei freien Positionen löscht es die Position.

Herausgenommene Aufträge merkt sich der Entwurf. Auch ein fester Leistungszeitraum holt sie nicht wieder herein. Nur „Aufträge hinzufügen“ oder das Häkchen bringen sie zurück.

Freie Positionen

1. 1
   Neue Zeile

   Über „+“ bzw. „Position hinzufügen“. Die Zeile steht oben, vorbelegt mit Menge 1 und Einheit „pauschal“.

2. 2
   Leistung eintragen

   Beim Tippen schlägt MOSI Diverse Artikel vor, nach Bezeichnung oder Kürzel. Tab übernimmt den Vorschlag samt Einheit und Preis des Kunden. Freier Text geht genauso.

3. 3
   Menge, Einheit und Preis

   Die Einheit hat Vorschläge und ist frei tippbar. Sobald Leistung und Preis stehen, gleitet die Zeile an ihren Platz am Ende der Tabelle.

4. 4
   Bei Bedarf Dieselfloater

   In der Spalte „Dieselfloater“: „Ohne“, „Eigener Floater“ oder „Floater des Kunden“. MOSI nimmt den Satz des Monats, in dem das Leistungsdatum liegt.

Mengen nimmt MOSI mit bis zu 3 Nachkommastellen, Preise mit bis zu 4. Mehr lehnt das Feld ab, statt still zu runden. Der Betrag wird kaufmännisch auf den Cent gerundet: 3 × 3,335 € ergibt 10,01 €.

Bei Artikeln mit Regeln, etwa einer Freimenge, zeigt der Hinweis die erfasste Menge, wenn die abgerechnete davon abweicht, zum Beispiel „1,5 erfasst“.

Positionen per Lieferschein-Nr.

In einer neuen oder freien Zeile kannst du in der Zelle „Lieferschein“ beginnen. Ab zwei Zeichen sucht MOSI passende Lieferscheine und zeigt bei jedem den Stand. Tab oder Enter übernimmt den Vorschlag, der Tooltip des Eintrags nennt Datum, Fahrzeug, Material, Strecke und Menge.

frei

Die Zeile wird zur Auftragsposition mit allem, was dazugehört.

im Entwurf

Der Auftrag steht in einem anderen Entwurf. Übernehmen holt ihn hierher und nimmt ihn dort heraus.

Preis fehlt bzw. Hinweis

Der Auftrag ist noch nicht abrechenbar, etwa ohne Preis. Übernehmen lehnt MOSI mit dem Grund ab. Erst den Preis nachtragen.

abgerechnet, anderer Empfänger, Auftrag storniert

Übernehmen füllt nur die Angaben in die freie Zeile, ohne Verbindung zum Auftrag. Bei abgerechneten bietet der Tooltip „… öffnen“ und, mit Recht, „Rechnungskorrektur zu … anlegen“.

Für viele Lieferscheine auf einmal: „⋯“ → „Lieferscheine einfügen“. Füge die Nummern ein, je Zeile oder durch Komma getrennt, etwa aus Excel. MOSI übernimmt die passenden und meldet zum Beispiel „12 übernommen, 2 nicht“ mit dem Grund je Nummer.

Positionen verknüpfen

Eine Position kann an einer anderen hängen, etwa die Wartezeit am Transport, zu dem sie gehört. Sie steht dann direkt darunter, trägt dessen Lieferschein, ohne eigenes Datum auch dessen Datum, und ist auf dem PDF eingerückt.

1. 1
   In der Zeile ⌘ + D (Mac) bzw. Strg + D (Windows) drücken

   Oder Rechtsklick → „Mit Position verknüpfen“. Das geht auch direkt beim Erfassen einer neuen Zeile, sobald die Leistung eingetragen ist.

2. 2
   Lieferschein-Nr. eintippen

   Das Suchfeld zeigt passende Positionen, die mit dem Getippten beginnenden zuerst.

3. 3
   Position wählen

   MOSI meldet „Verknüpft“. Im Hinweis steht „Zu“ mit dem Lieferschein.

• Es gibt nur eine Ebene. An eine Position, die selbst verknüpft ist, lässt sich nichts hängen, und eine Position mit verknüpften lässt sich nicht selbst verknüpfen.
• Rechtsklick → „Verknüpfung lösen“ macht die Position wieder eigenständig.
• Nimmst du den Transport heraus, fragt MOSI, ob die verknüpften Positionen mitgehen. „Behalten“ lässt sie als freie Position stehen.

Reihenfolge

Die Reihenfolge legt MOSI fest: Aufträge nach Datum und Lieferschein, Zuschläge direkt nach ihrem Transport, verknüpfte Positionen unter ihrer, freie Positionen am Ende. Am Kunden lässt sich „Nach Werk und Datum“ oder „Nach Fahrzeug und Datum“ einstellen. Von Hand verschieben lassen sich Positionen nicht.

Weitere Werkzeuge im Entwurf

„Lieferscheine“

Zeigt die Lieferscheine und Belege der Aufträge auf diesem Entwurf zum Ansehen.

„Letzte Rechnung“

Öffnet die letzte festgeschriebene Rechnung an denselben Kunden, zum Vergleich. „Zurück zum Entwurf“ führt zurück.

„Interne Notiz“

Nur in MOSI, nie auf der Rechnung. Wahlweise für diese Rechnung oder für alle Rechnungen an den Kunden. Eine Notiz am Kunden steht danach oben in jedem Beleg an ihn.