Rechnung festschreiben

Festschreiben macht aus dem Entwurf eine Rechnung mit Nummer, Datum und PDF. Was MOSI vorher prüft, was dabei passiert und was sich danach nicht mehr ändern lässt.

Stand: 26. Oktober 2026

Festschreiben

Entwurf öffnen und prüfen
Rechts dürfen keine Hindernisse mehr stehen. „Druckvorschau“ zeigt das PDF vorab.
„Festschreiben“
Unten rechts im Beleg. Mit Vier-Augen-Prüfung heißt der Knopf erst „Einreichen“ und bei der zweiten Person „Freigeben“.
Rückfrage bestätigen
„Rechnung festschreiben?“ nennt den Bruttobetrag: „Vergibt die nächste Nummer und schreibt … fest. Danach nur noch stornierbar.“
Versenden
Geht die Rechnung laut Kunde per E-Mail raus, öffnet sich gleich danach das Versandfenster, vorbefüllt mit den Empfängern des Kunden.

Festschreiben darf, wer in der Gesellschaft das Recht „Rechnungen freigeben“ hat. Mit Vier-Augen-Prüfung nur eine andere Person als die, die eingereicht hat.

Was MOSI vorher prüft

Vor dem Festschreiben gleicht MOSI den Entwurf an seine Aufträge an und prüft alles noch einmal. Fehlt etwas, schreibt MOSI nichts fest und nennt den Grund.

Positionen: „Der Beleg hat keine Positionen“.
Aufträge: Jeder Auftrag muss abrechenbar sein, sonst etwa „Nicht abrechenbar: 4711 (ohne Preis)“.
Betrag: „Der Rechnungsbetrag muss über 0 liegen“.
Pflichtangaben: Name, Anschrift und Steuernummer bzw. USt-IdNr. der Gesellschaft, Name und Anschrift des Kunden, bei Reverse Charge seine USt-IdNr., bei E-Rechnung zum Beispiel die Leitweg-ID.
Steuerfall: Hat sich der Steuerfall des Kunden seit dem Entwurf geändert, lehnt MOSI ab und bietet „Steuerfall übernehmen“ an. MOSI stellt nie still um.
Erlöskonto für § 13b: Bei „Inland § 13b“ muss in den Einstellungen unter „Erlöskonten“ ein Konto stehen. Einen Vorschlag gibt es dafür nicht.
Vier-Augen-Prüfung: Der Beleg darf sich seit dem Einreichen nicht geändert haben.

Festschreiben läuft ganz oder gar nicht. Scheitert ein Schritt, bleibt der Entwurf, wie er war, und es geht keine Nummer verloren.

Was beim Festschreiben passiert

Nummer: Die nächste Nummer aus dem Rechnungskreis der Gesellschaft, lückenlos.
Rechnungsdatum: Immer der Tag des Festschreibens. Rückdatieren geht nicht.
Fälligkeit: Rechnungsdatum plus Zahlungsziel aus der Zahlungsbedingung des Kunden.
Stand von Aussteller und Kunde: Anschrift, Steuerdaten und Zahlungsweg werden an der Rechnung festgehalten. Ändert sich später die Anschrift des Kunden, bleibt die Rechnung, wie sie ist.
Konten: Erlöskonto und Steuerschlüssel je Position, für die Übergabe an die Buchhaltung.
Aufträge: Gelten als abgerechnet und sind in der Logistik gesperrt. Ändern lässt sich nur noch die Notiz. Das gilt auch für Tageseinsätze samt ihrer Fuhren.
Dieselfloater: Die verwendeten Sätze des Monats lassen sich danach nicht mehr ändern.
Dateien: MOSI erzeugt das PDF mit dem Briefpapier, das gerade gilt, und legt es ab. Bei ZUGFeRD sind die Rechnungsdaten im PDF, bei XRechnung kommt eine XML-Datei dazu.

Festgeschrieben am 26.10.2026, Zahlungsbedingung „30 Tage netto“

Nummer: RE-2026-00348
Rechnungsdatum: 26.10.2026
Fällig: 25.11.2026

Im Status steht „Offen“, bis eine Zahlung erfasst ist.

Nach dem Festschreiben

Eine festgeschriebene Rechnung ändert sich nie mehr: keine Position, kein Text, kein Betrag. Im Menü „⋯“ stehen jetzt andere Aktionen.

„Versenden“ per E-Mail bzw. als per Post oder Portal versendet vermerken.
„PDF herunterladen“ und, bei E-Rechnung, „E-Rechnung (XML) herunterladen“.
„Zahlung erfassen“.
„Rechnungskorrektur“, wenn ein Teil zu hoch war.
„Stornieren“, wenn die ganze Rechnung falsch ist.

Prüfe vor dem Festschreiben Empfänger und Beträge in der Druckvorschau. Ein Fehler danach lässt sich nur mit einem eigenen Beleg beheben, also Storno oder Rechnungskorrektur, die beide eine weitere Nummer verbrauchen.

Mehrere auf einmal festschreiben

Belege wählen
In „Belege“, etwa gefiltert auf „Entwürfe“, die Belege anhaken.
Zeilenmenü → „Festschreiben“
Das Fenster „Belege festschreiben“ prüft jeden Beleg wie beim einzelnen Festschreiben. Bereite stehen mit „Bereit“ und sind vorgewählt, die anderen mit dem Grund, etwa „Schon festgeschrieben“ oder „Der Beleg hat keine Positionen“.
„Festschreiben“
MOSI arbeitet in Paketen zu 10. Unten steht der Fortschritt, zum Beispiel „20 von 40 erledigt“. Danach steht an jedem Beleg „Festgeschrieben“ oder der Grund, warum nicht.