Mahnlauf ausführen und Mahnungen versenden

Die Seite Mahnwesen

Unter Abrechnung → Mahnwesen stehen alle Schreiben mit „Datum“, „Kunde“, „Stufe“, Zahl der „Rechnungen“, dem Betrag „Zu zahlen“, der Frist „Bis“ und dem „Status“. Über den Status filterst du nach „Erstellt“, „Versendet“ und „Storniert“; die Suche findet Kunde und Stufe. Ein Klick öffnet das Schreiben.

Die Seite sieht, wer das Recht für das Mahnwesen hat. Einen Mahnlauf starten und Schreiben versenden darf nur, wer zusätzlich Mahnungen anlegen darf; stornieren ist ein eigenes Recht. Bei mehreren Gesellschaften wählst du oben rechts, für welche der Lauf gilt.

Einen Mahnlauf ausführen

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   Zahlungen aktuell halten

   Lies vorher die Zahlungen aus der Buchhaltung ein bzw. trage sie von Hand ein. Sonst mahnt der Lauf, was längst bezahlt ist.

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   „Mahnlauf“ anklicken

   Das Fenster „Mahnlauf zum …“ zeigt die Vorschau zum heutigen Tag: je Kunde eine Zeile mit „Stufe“, den „Rechnungen“, dem Betrag „Offen“, „Gebühr, Zinsen, Pauschale“, dem Betrag „Zu zahlen“ und dem „Versand“ (Mail oder Post).

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   Kunden auswählen

   Alle Kunden sind angehakt. Nimm den Haken weg, wo kein Schreiben hinausgehen soll. Unten steht, wie viele gewählt sind.

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   „Mahnlauf ausführen“

   MOSI rechnet für jeden gewählten Kunden neu und legt sein Schreiben an. Ein Hinweis meldet, wie viele Schreiben entstanden sind.

Die PDFs der Schreiben entstehen danach im Hintergrund. Über der Liste zeigt ein Balken „PDFs der Schreiben: 12 von 40 erstellt“. Scheitert ein PDF, entsteht es beim Öffnen des Schreibens.

Beim Ausführen übernimmt MOSI nichts aus der Vorschau, sondern prüft jeden Kunden neu. Hat er inzwischen gezahlt, hat jemand eine Mahnsperre gesetzt oder läuft gleichzeitig ein zweiter Lauf, entsteht für ihn kein Schreiben. Der Hinweis nennt dann „… inzwischen bezahlt, gesperrt oder schon gemahnt“.

Wenn der Lauf nicht startet

„Das Mahnwesen ist in den Einstellungen ausgeschaltet“

Den Schalter „Mahnwesen“ in den Einstellungen der Abrechnung für diese Gesellschaft einschalten.

„Basiszinssatz zum … fehlt“

Bei eingeschalteten Verzugszinsen fehlt der Satz des laufenden Halbjahres. MOSI holt ihn selbst, meist vor dem 1.1. bzw. 1.7. Bis er da ist, geht der Lauf nur mit ausgeschalteten Zinsen.

„Keine Rechnung ist zu mahnen“

Keine Rechnung hat ihre nächste Stufe erreicht, oder alle sind bezahlt, gesperrt oder unter dem Mindestbetrag.

Ein Lauf umfasst höchstens 2.000 Rechnungen und 200 Schreiben. Ein Kunde kommt nie nur zum Teil hinein: Wird die Grenze mitten in seinen Rechnungen erreicht, kommt er ganz in den nächsten Lauf, und die Vorschau sagt es. Wähle bei mehr als 200 Kunden einen Teil aus und starte danach einen weiteren Lauf.

Das Schreiben

Ein Schreiben geht an einen Kunden und nennt alle seine fälligen Rechnungen dieser Gesellschaft. Überschrift und Text richten sich nach der höchsten Stufe darin. In der Tabelle steht je Rechnung Nummer, Stufe, Datum, Fälligkeit, der offene Betrag und, falls angefallen, Zinsen und Pauschale. Darunter die Summe und die neue Frist.

MOSI druckt das Schreiben auf das Briefpapier, das deine Gesellschaft für Mahnungen hinterlegt hat. Im Fenster des Schreibens stehen „Offene Rechnungen“, „Mahngebühr“, „Verzugszinsen“, „Pauschale (§ 288 Abs. 5 BGB)“, „Zu zahlen“ und „Frist“. Mit „PDF“ lädst du es herunter.

Versenden

Per Mail senden

Geht mit dem PDF im Anhang an die Rechnungsadressen des Kunden aus Kunde → Rechnungsversand („Rechnung an“). Hat der Kunde keine, lehnt MOSI ab und verweist auf den Postweg.

Per Post versendet

Vermerkt nur, dass du das Schreiben gedruckt und verschickt hast.

Beim Versand erstellt MOSI das Schreiben neu zum Versandtag: Das Datum ist der Versandtag, die Frist zählt ab dann, Offenes und Zinsen werden bis zu diesem Tag gerechnet. Ein Schreiben, das drei Tage nach dem Lauf versendet wird, trägt also das Datum des Versands.

• Ab dem Versandtag zählt der Abstand bis zur nächsten Stufe.
• Kommt die Mail bei einer von mehreren Adressen nicht an, ist das Schreiben an die übrigen versendet. MOSI nennt die gescheiterten.
• Ist eine Rechnung des Schreibens inzwischen bezahlt, storniert, widersprochen oder gesperrt, verschickt MOSI es nicht. Dann stornierst du das Schreiben und startest den Mahnlauf neu.
• Versenden zwei Personen gleichzeitig, geht das Schreiben nur einmal hinaus.

Ein erstelltes, nicht versendetes Schreiben hält seine Rechnungen aus jedem weiteren Lauf heraus und mahnt selbst nicht. Versende es oder storniere es.

Eine Mahnung stornieren

War eine Mahnung falsch, etwa weil die Zahlung schon da war, öffnest du sie und wählst „Stornieren“. Ein Grund ist Pflicht. Die Stufe der Rechnungen fällt auf den Stand davor zurück. Das Schreiben bleibt mit dem Grund im Protokoll und in der Liste mit „Storniert“.

Stornieren geht auch bei einer versendeten Mahnung, nur nicht während sie gerade versendet wird. Dem Kunden schickt MOSI dazu nichts; das Storno ist ein Vermerk in MOSI.