Vier-Augen-Prüfung: einreichen, freigeben, zurückweisen

Einschalten

Die Vier-Augen-Prüfung gilt je Gesellschaft. Du schaltest sie unter Abrechnung → Rechnungen → „Optionen“ → „Einstellungen“, Seite „Rechnungen“, mit „Vier-Augen-Prüfung“ ein. Dafür brauchst du das Recht, die Einstellungen der Abrechnung zu bearbeiten. Ab Werk ist sie aus.

Aus

Wer das Recht „Rechnungen freigeben“ hat, schreibt Entwürfe direkt fest.

An

Eine Person reicht den Entwurf ein, eine andere gibt ihn frei und schreibt ihn damit fest. Das gilt für Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Entgeltminderungen und Gutschriften an Subunternehmer dieser Gesellschaft. Auch ein Storno braucht dann die Freigabe einer zweiten Person.

Ablauf

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   Entwurf fertig machen

   Unten im Entwurf steht „Vier-Augen-Prüfung: einreichen, eine andere Person gibt frei“. Stehen rechts noch Hinweise, steht dort „Erst die Hinweise klären“, und der Knopf ist gesperrt.

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   „Einreichen“

   MOSI gleicht den Entwurf ein letztes Mal an die Aufträge an, prüft die Pflichtangaben und meldet „Zur Freigabe eingereicht“. Der Beleg steht jetzt auf „Zur Freigabe“ und lässt sich nicht mehr ändern.

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   Prüfen

   Die zweite Person findet den Beleg in „Belege“ über den Filter „Zur Freigabe“ oder die Kennzahl „Entwürfe und Freigaben“. Unten im Beleg steht „Prüfen und freigeben“.

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   „Freigeben“

   Nach der Rückfrage „Rechnung festschreiben?“ vergibt MOSI die Nummer und schreibt die Rechnung fest. Rechts unter „Verlauf“ stehen danach beide Personen mit Uhrzeit: „Eingereicht“ und „Festgeschrieben“.

Wer eingereicht hat, sieht unten „Wartet auf Freigabe durch eine andere Person“ und keinen Knopf zum Freigeben. Das gilt auch, wenn diese Person das Recht dazu hat.

Zurückweisen

Stimmt etwas nicht, wählt die prüfende Person „⋯“ → „Zurückweisen“. Im Fenster „Was muss sich ändern?“ ist eine kurze Begründung Pflicht. Der Beleg geht zurück in den Entwurf. Rechts bei den Hinweisen steht dann rot „Zurückgewiesen von …“ mit der Begründung, bis er neu eingereicht ist.

Zurückweisen darf jede Person mit dem Recht „Rechnungen freigeben“, auch die, die eingereicht hat. So holst du einen eingereichten Beleg selbst zurück, wenn dir noch ein Fehler auffällt.

Eingereicht heißt eingefroren

Festgeschrieben wird genau der Stand, der eingereicht wurde. Ein eingereichter Beleg folgt seinen Aufträgen nicht mehr.

• Ändert jemand nach dem Einreichen einen Auftrag des Belegs, sieht die prüfende Person den Hinweis „Seit dem Einreichen geändert: Auftrag … Zum Festschreiben zurückweisen und neu einreichen.“
• „Freigeben“ lehnt MOSI dann ab. Zurückweisen, Änderung übernehmen, neu einreichen.
• Zum Ändern eines eingereichten Belegs muss er erst zurückgewiesen werden. Sonst meldet MOSI „Der Beleg wartet auf Freigabe; zum Ändern erst zurückweisen“.

Ändert sich zwischen Einreichen und Freigeben der Steuerfall des Kunden, etwa weil eine USt-IdNr. nachgetragen wurde, lehnt MOSI das Freigeben ebenfalls ab. Zurückweisen, im Entwurf „Steuerfall übernehmen“, neu einreichen.

Mehrere Belege

Das Sammel-Festschreiben in „Belege“ hält sich an dieselbe Regel. Ein Entwurf, der noch nicht eingereicht ist, steht in der Vorschau mit „Mit Vier-Augen erst einreichen; freigeben muss eine andere Person“. Eingereichte Belege anderer Personen lassen sich gesammelt freigeben.

Sonderfälle

• Schaltest du die Prüfung aus, während Belege eingereicht sind, lassen sich diese direkt festschreiben.
• Der Support von MOSI kann Belege weder freigeben noch festschreiben, wenn die Vier-Augen-Prüfung an ist.
• Bei Gutschriften an Subunternehmer gilt zusätzlich: Wer die IBAN des Subunternehmers kürzlich geändert hat, darf seine Gutschrift nicht festschreiben, auch ohne Vier-Augen-Prüfung.