Gutschrift des Kunden erfassen und abgleichen

Grundprinzip

Manche Kunden, oft Zementwerke oder große Baufirmen, rechnen im Gutschriftverfahren ab: Sie schicken dir für einen Zeitraum eine Gutschrift über deine Leistungen. Diese Gutschrift ist die Rechnung. MOSI schreibt dafür keine eigene Rechnung und auch keinen zweiten Beleg mit Umsatzsteuer.

In MOSI erfasst du die Gutschrift des Kunden als eigenen Beleg. Dabei buchst du die Aufträge zu, die sie abrechnet. Danach gelten diese Aufträge als abgerechnet, und der Beleg geht wie eine Rechnung in den Zahlstand, ins Rechnungsausgangsbuch und an die Buchhaltung.

Damit das so läuft, steht beim Kunden unter Rechnungsversand → „Versandweg“ der Weg „Gutschriftsverfahren“, mit dem Tag, seit dem es vereinbart ist („Vereinbart seit“). MOSI versendet an diesen Kunden dann keine Rechnungen.

Gemeint ist hier der Fall, dass der Kunde dir eine Gutschrift schreibt. Schreibst du deinen Subunternehmern Gutschriften, ist das das Gutschriftverfahren auf der Einkaufsseite mit eigener Seite Abrechnung → Gutschriften.

Eine Gutschrift anlegen

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   Kunden im Arbeitskorb finden

   Abrechnung → Rechnungen → „Abzurechnen“. Bei einem Kunden im Gutschriftsverfahren steht in der Spalte „Hinweise“ statt einer Rechnung „Gutschrift erfassen“.

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   „Gutschrift erfassen“ anklicken

   MOSI legt einen Entwurf an und öffnet ihn. Gibt es für den Kunden schon einen angefangenen Entwurf, öffnet sich dieser.

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   Datei anhängen

   „Datei anhängen“ nimmt die Gutschrift so, wie der Kunde sie geschickt hat: als PDF oder als E-Rechnung (XML). MOSI liest sie gleich ein.

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   Kopfangaben prüfen

   Rechts unter „Gutschrift des Kunden“ stehen „Nummer“, „Datum“, „Leistungszeitraum“, „Netto“ und „Brutto“. Was MOSI erkannt hat, ist schon eingetragen. Den Rest trägst du von Hand ein.

Eine Nummer, die bei diesem Kunden schon erfasst ist, nimmt MOSI nicht an. Am Feld steht dann „Schon erfasst als …“ mit einem Knopf, der den anderen Beleg öffnet.

Wie MOSI die Datei liest

MOSI nimmt den genauesten Weg, der für die Datei möglich ist. Unter „Gelesen aus“ steht, welcher es war.

E-Rechnung

Eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF enthält alle Daten maschinenlesbar. MOSI übernimmt Kopf und alle Positionen exakt.

KI (OpenAI)

Nur wenn deine Organisation unter Verwaltung → KI einen eigenen OpenAI-Schlüssel hinterlegt hat. Dann liest MOSI Kopf und alle Positionen, auch aus gescannten PDFs. Die Datei geht dafür an OpenAI.

Text der PDF

Ohne E-Rechnung und ohne Schlüssel sucht MOSI im Text der PDF nach den Lieferschein-Nummern deiner offenen Aufträge dieses Kunden. Jede gefundene Nummer ist eine sichere Zuordnung. Kopfangaben erkennt MOSI nur, soweit sie eindeutig sind.

Ein gescanntes PDF ohne Textebene kann MOSI ohne KI-Schlüssel nicht lesen. Dann trägst du den Kopf von Hand ein und buchst die Aufträge über „Aufträge zubuchen“ zu.

Über „⋯“ unten im Beleg liest „Gutschrift neu einlesen“ die Datei noch einmal; mit „Datei des Kunden ersetzen“ hängst du eine andere an. Beides geht nur im Entwurf.

Positionen zuordnen

Nach dem Einlesen zeigt der Beleg zwei Ansichten. „Gutschrift des Kunden“ listet ihre Positionen mit dem Auftrag, den MOSI dazu gefunden hat. „Fehlt in der Gutschrift“ listet deine Aufträge, die in keiner Position vorkommen.

MOSI sucht unter den Aufträgen des Kunden in derselben Gesellschaft, die erledigt, noch nicht abgerechnet und auf keinem anderen Beleg sind, im Leistungszeitraum der Gutschrift und eine Woche davor und danach. Fehlt jeder Zeitraum, sucht MOSI in den letzten 120 Tagen.

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   Lieferschein-Nummer

   Passt sie eindeutig auf einen Auftrag, ist die Position „Zugeordnet“. Leerzeichen und Striche zählen nicht mit.

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   Tag, Menge und Material

   Ohne Lieferschein-Nummer: Passt genau ein Auftrag am selben Tag mit derselben Menge (bis 0,05 Abweichung) und passendem Material, macht MOSI einen „Vorschlag“. Den bestätigst du.

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   Sonst offen

   Die Position bleibt „Nicht zugeordnet“.

Im Zeilenmenü einer Position stehen „Vorschlag bestätigen“, „Auftrag zuordnen“ (Lieferschein-Nr. oder Auftrag eintippen), „Zuordnung lösen“, „Ignorieren“ und „Wieder berücksichtigen“. Jeder Auftrag gehört höchstens zu einer Position.

Unten im Beleg steht der Stand, etwa „118 von 120 zugeordnet · 2 offen · 3 fehlen in der Gutschrift“.

Aufträge von Hand zubuchen

„Aufträge zubuchen“ oben im Beleg öffnet alle freien Aufträge des Kunden im gewählten Zeitraum. Das ist der Weg ohne lesbare Datei und für Kunden, deren Gutschrift ohnehin alles enthält.

• Lieferschein-Nummer tippen und Enter hakt den Treffer an; das Suchfeld ist danach leer für die nächste Nummer.
• „Alle im Zeitraum“ hakt alle angezeigten Aufträge an. Mit den Filtern grenzt du vorher auf ein Ladewerk, einen Empfänger oder ein Material ein.
• Der Knopf rechts zeigt Anzahl und Summe, etwa „14 zubuchen · 5.320,00 €“.

In der Ansicht „Fehlt in der Gutschrift“ stehen zugebuchte Aufträge ohne Position („Zugebucht“) und freie Aufträge im Zeitraum („Frei“). Freie nimmst du mit „Zubuchen“ dazu, zugebuchte mit „Von der Gutschrift nehmen“ wieder heraus. Was der Kunde nicht gutgeschrieben hat, bleibt im Arbeitskorb und ist bei ihm nachzufordern.

Abweichungen

Maßgeblich ist der Beleg des Kunden. Sobald eine Position einem Auftrag zugeordnet ist, übernimmt MOSI ihren Betrag auf die Position deines Auftrags. Dein Auftrag selbst bleibt, wie er war. Die Spalte „Abweichung“ zeigt je Position den Unterschied zu deinem Betrag, „Menge × Tarif“ zeigt, was dein Tarif für die Menge ergäbe.

Rechts unter den Kopfangaben rechnet MOSI mit: „Zugebucht, unsere Beträge“, „Lt. Gutschrift netto“, die „Abweichung“ in Euro und Prozent und den „Rest als Abweichungsposition“. Dieser Rest ist, was zwischen dem Netto der Gutschrift und der Summe der Positionen noch fehlt, zum Beispiel eine Position, die du ignoriert hast.

In den Einstellungen der Abrechnung legt jede Gesellschaft unter „Abweichung bei Gutschriften des Kunden“ eine Grenze in Prozent und bzw. oder in Euro fest. Liegt die Abweichung zum Tarif darüber, heißt der Knopf „Einreichen“ statt „Erfassen“, und eine andere Person erfasst die Gutschrift. Leer heißt keine Grenze.

Erfassen

„Erfassen“ unten rechts schließt den Abgleich ab. Vorher prüft MOSI, dass Nummer, Datum, Netto und Brutto der Gutschrift eingetragen sind und mindestens ein Auftrag zugebucht ist. Fehlt etwas, steht es unten im Beleg unter „Es fehlt: …“.

• Die Aufträge gelten als abgerechnet und sind gesperrt.
• Die Steuer übernimmt MOSI aus der Gutschrift des Kunden. Rundet er je Zeile, darf sein Brutto um einen Cent je Zeile abweichen. Mehr lehnt MOSI mit „Brutto passt nicht“ ab.
• Der Beleg bekommt die Nummer aus deiner Kundennummer und der Nummer des Kunden, etwa „10045/GS-2026-0831“.
• Fällig ist er am Datum der Gutschrift plus Zahlungsziel des Kunden. Zahlungen erfasst du daran wie an einer Rechnung, auch per Import über die Nummer des Kunden.
• Versendet wird nichts. In der Belegliste steht in der Spalte „Versand“ „Vom Kunden“.

Große Gutschriften mit Hunderten Positionen musst du nicht in einem Zug abgleichen. Der Entwurf bleibt stehen, die zugebuchten Aufträge sind solange für andere Belege gesperrt.

Erfassung zurücknehmen

Solange die Gutschrift nicht an die Buchhaltung übergeben ist, holst du sie über „⋯“ → „Erfassung zurücknehmen“ in den Entwurf zurück. Die Aufträge sind wieder frei, die Abweichungsposition und erfasste Zahlungen fallen weg. Beleg und Datei des Kunden bleiben, denn sie sind aufzubewahren.

Nach der Übergabe an die Buchhaltung geht das nicht mehr. Korrigiert der Kunde seine Gutschrift dann, erfasst du seine nächste Gutschrift als eigenen Beleg.