Zahlungen erfassen und Zahlstand

Grundprinzip

Offene Posten und Zahlungseingänge führt deine Buchhaltung, etwa in DATEV oder ADDISON. MOSI bucht kein Geld. MOSI hält aber fest, was zu jeder festgeschriebenen Rechnung bezahlt ist, damit du offene und überfällige Beträge siehst, das Kreditlimit stimmt und der Mahnlauf nur mahnt, was wirklich offen ist.

Der Zahlstand eines Belegs ist die Summe seiner Posten. Jeder Posten hat einen Betrag, einen Tag und eine Herkunft. Im Beleg stehen sie unter „Zahlung“ untereinander, mit dem Vermerk „von Hand“ samt Person oder „aus dem Zahlungsimport“.

Zahlung

Geld, das eingegangen ist. Von Hand erfasst oder aus einer Datei der Buchhaltung eingelesen.

Skonto

Rechnet MOSI selbst aus, wenn der Kunde in der Skontofrist genau um den Skonto weniger gezahlt hat. Der Posten zeigt auch die darin enthaltene Umsatzsteuer.

Guthaben verrechnet

Was der Kunde für eine stornierte Rechnung schon gezahlt hatte und was MOSI mit der neuen Rechnung verrechnet hat.

Abschlag abgesetzt

Nur bei Bau-Rechnungen: ein Abschlag, den eine Schlussrechnung absetzt.

Bauabzugsteuer einbehalten

Nur bei Gutschriften an Subunternehmer: der Teil, der an das Finanzamt geht.

Einen Zahlstand haben nur festgeschriebene Rechnungen, Gutschriften an Subunternehmer und Gutschriften des Kunden. Entwürfe, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen haben keinen.

Zahlungsbedingungen und Fälligkeit

Zahlungsbedingungen legst du einmal als Vorlagen an, unter Verwaltung → Organisation → Finanzen. Eine Vorlage besteht aus dem Zahlungsziel in Tagen, wahlweise Skonto in Prozent mit Frist in Tagen und einem „Schlüssel in der Buchhaltung“, falls dein Buchhaltungsprogramm die Bedingung unter einer Nummer kennt. Lässt du die Bezeichnung leer, bildet MOSI sie aus den Werten, zum Beispiel „30 Tage netto, 10 Tage 2 % Skonto“.

• Eine Vorlage ist der Standard. Sie gilt für jeden Kunden ohne eigene Wahl.
• Am Kunden wählst du unter Abrechnung → „Zahlungsbedingungen“ eine andere Vorlage oder „Abweichend …“ mit eigenen Werten.
• Die Skontofrist muss innerhalb des Zahlungsziels liegen. Skonto ohne Prozent oder ohne Frist lässt MOSI nicht zu.

Beim Festschreiben übernimmt die Rechnung die Bedingung, die in diesem Moment am Kunden gilt. Fällig ist sie am Rechnungsdatum plus Zahlungsziel. Ändert sich die Bedingung am Kunden später, bleibt die festgeschriebene Rechnung bei ihrer.

Eine Zahlung von Hand erfassen

Solange keine Datei aus der Buchhaltung eingelesen wird, trägst du Zahlungen von Hand ein. Dafür brauchst du das Recht, Zahlungen zu erfassen.

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   Beleg wählen

   Abrechnung → Rechnungen → Belege. Entweder die Rechnung anhaken und im Zeilenmenü „Zahlung erfassen“ wählen, oder die Rechnung öffnen und über „⋯“ unten im Beleg „Zahlung erfassen“.

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   Status wählen

   Das Fenster steht schon auf „Bezahlt“ mit dem heutigen Tag. Zur Wahl stehen „Offen“, „Teilweise bezahlt“ und „Bezahlt“.

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   Datum und Betrag eintragen

   „Bezahlt am“ ist Pflicht. Bei „Teilweise bezahlt“ zusätzlich der „Bezahlte Betrag“. Darunter zeigt MOSI den Rechnungsbetrag, was schon verrechnet ist und was zu zahlen bleibt.

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   „Speichern“

   Der Zustand in der Liste ändert sich sofort, auch bei allen anderen, die die Seite offen haben.

Eine Angabe von Hand ersetzt alle bisherigen Zahlungen des Belegs, auch eingelesene. Waren zwei Teilzahlungen von 300,00 € und 200,00 € eingelesen und du trägst „Teilweise bezahlt“ mit 400,00 € ein, gilt danach nur noch eine Zahlung über 400,00 €. Verrechnetes wie ein abgesetzter Abschlag bleibt davon unberührt.

„Offen“ löscht die Zahlungen des Belegs wieder. Das ist der Weg, wenn du eine Zahlung beim falschen Beleg eingetragen hast.

Skonto

Skonto trägst du nicht ein. MOSI erkennt ihn selbst: Liegt die letzte Zahlung in der Skontofrist und fehlt zum vollen Betrag genau der Skonto, ist die Rechnung „Bezahlt mit Skonto“. Bei mehreren Steuersätzen darf der Rest um einen Cent je Satz abweichen. Fehlt mehr, bleibt die Rechnung „Teilweise bezahlt“.

Beim Erfassen von Hand gilt dieselbe Regel. Wählst du „Bezahlt“ mit einem Tag in der Skontofrist, geht MOSI davon aus, dass der Kunde Skonto abgezogen hat: Es bucht 1.166,20 € als Zahlung und 23,80 € als Skonto. Nach der Frist bucht „Bezahlt“ den vollen Betrag.

Hat der Kunde in der Skontofrist trotzdem den vollen Betrag überwiesen, wähle „Teilweise bezahlt“ und trage 1.190,00 € ein. MOSI setzt die Rechnung dann auf „Bezahlt“ ohne Skonto. Mit „Bezahlt“ stünde ein Skonto im Zahlstand, den es nicht gab.

Jede Änderung rechnet den Skonto neu: eine weitere Zahlung, ein Import, ein Rückgängig oder eine Rechnungskorrektur. An die Buchhaltung übergibt MOSI keine eigene Skontobuchung; die bucht der Skonto beim Ausgleich des offenen Postens selbst.

Zustände einer Rechnung

In der Belegliste steht an jeder festgeschriebenen Rechnung ein Zustand. Oben auf der Seite zählen die Kacheln „Offen“ und „Überfällig“ die Beträge brutto; ein Klick filtert die Liste.

Offen

Noch kein Geld eingegangen, Fälligkeit noch nicht erreicht.

Teilweise bezahlt

Es ist Geld eingegangen, aber nicht genug. Nur Verrechnetes ohne Geld, etwa ein abgesetzter Abschlag, zählt dafür nicht: Dann steht die Rechnung weiter auf „Offen“.

Überfällig

Fällig und nicht vollständig bezahlt.

Erinnert bzw. Gemahnt (Stufe 2)

Für die offene Rechnung gibt es ein Schreiben aus dem Mahnwesen. Die Zahl ist die höchste Stufe.

Bezahlt

Der Betrag ist gedeckt, nach allen Rechnungskorrekturen.

Bezahlt mit Skonto

Gedeckt mit Skonto in der Frist.

Bezahlt · Einbehalt offen

Bau: alles bezahlt bis auf den Sicherheitseinbehalt, der noch nicht freigegeben ist.

Sonderfälle

Rechnungskorrektur

Eine Korrektur mindert, was von der Rechnung gilt. Eine Rechnung über 1.000,00 € mit einer Korrektur über −100,00 € ist mit 900,00 € bezahlt. Hatte der Kunde schon 1.000,00 € gezahlt, sind 100,00 € zu erstatten.

Storno einer bezahlten Rechnung

Das Gezahlte wird beim Festschreiben der neuen Rechnung verrechnet. Bleibt etwas übrig, steht es als Rückzahlung offen. Ist es erstattet, markierst du den Storno im Zeilenmenü mit „Als erstattet markieren“.

Sicherheitseinbehalt (Bau)

Solange er nicht freigegeben ist, muss er für „Bezahlt“ nicht gezahlt sein. Über „⋯“ → „Sicherheitseinbehalt freigeben“ wird er fällig, ohne eigene Angabe nach der Zahlungsbedingung ab dem Tag der Freigabe.

Gutschrift an einen Subunternehmer

Hier zahlst du aus. Das Fenster heißt „Auszahlung erfassen“, die Zustände „Teilweise ausgezahlt“ und „Ausgezahlt“. Hat der Subunternehmer der Gutschrift widersprochen, lässt sich keine Auszahlung mehr erfassen.

Stornierte Rechnung

Zu ihr lässt sich keine Zahlung mehr erfassen.