Gutschriften an Subunternehmer

Grundprinzip

Fährt ein Subunternehmer für dich, schreibt er normalerweise eine Rechnung. Im Gutschriftverfahren drehst du das um: Du rechnest seine Leistung selbst ab und schickst ihm eine Gutschrift. Steuerlich gilt sie als seine Rechnung. Er schreibt für dieselben Touren keine eigene.

MOSI rechnet die Gutschrift aus dem Einkaufspreis am Auftrag. Das ist der Preis, den du mit dem Subunternehmer vereinbart hast (siehe Sub-Preise). Der Ablauf ist derselbe wie bei Rechnungen an Kunden: Arbeitskorb, Entwurf, Prüfung, Festschreiben, Versand, Auszahlung.

Gutschrift

Beleg an einen Subunternehmer im Gutschriftverfahren. Auf dem PDF steht „Gutschrift“, dazu seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. und der Hinweis auf § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG.

Storno-Gutschrift

Hebt eine festgeschriebene Gutschrift ganz auf. Die Touren gehen danach zurück in den Arbeitskorb.

Gutschriftsvereinbarung

Ohne vorher getroffene Vereinbarung mit dem Subunternehmer lässt MOSI keine Gutschrift festschreiben.

Eine Gutschrift in diesem Sinn ist etwas anderes als eine Minderung einer eigenen Rechnung. Was du einem Kunden nachlässt, heißt in MOSI „Rechnungskorrektur“ oder „Entgeltminderung“, nie „Gutschrift“.

Ein- und ausschalten

Das Gutschriftverfahren gilt für die ganze Organisation. Du schaltest es unter Verwaltung → Organisation → Finanzen mit „Gutschriftverfahren“ ein oder aus. Neue Organisationen haben es eingeschaltet.

• Eingeschaltet gibt es die Seite Abrechnung → Gutschriften, am Subunternehmer die Seite „Gutschriften“ und im Partnerportal die Gutschriften und die Bitte um die Vereinbarung.
• Ausgeschaltet schreiben deine Subunternehmer eigene Rechnungen. MOSI legt keine neuen Gutschriften an, und offene Entwürfe lassen sich nicht festschreiben.
• Bisherige Gutschriften bleiben unter „Belege“ lesbar und lassen sich weiter stornieren. Einkaufspreise bleiben erhalten.

Was am Subunternehmer stehen muss

Die Angaben für Gutschriften pflegst du unter Abrechnung → Stammdaten → Lieferanten. Öffne den Subunternehmer und wähle die Seite „Gutschriften“. In der Logistik und im Bau siehst du dieselbe Seite nur zum Lesen.

„Vereinbart seit“

Tag, ab dem die Gutschriftsvereinbarung gilt. Bestätigt der Subunternehmer sie im Partnerportal, trägt MOSI den Tag selbst ein.

„Kreditorennummer“

Personenkonto für DATEV.

„Kleinunternehmer“

Gutschrift ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG).

„Rhythmus“

Wie oft eine Gutschrift entsteht: je Auftrag, täglich, wöchentlich, halbmonatlich oder monatlich. Ohne Eintrag gilt monatlich.

„Zahlungsziel“

Auszahlung innerhalb dieser Tage. Ohne Eintrag 14 Tage. Bei 0 steht auf der Gutschrift „Auszahlung sofort nach Erhalt der Gutschrift“.

„Aufwandskonto“

Leer gilt das Konto aus den Einstellungen der Abrechnung, Seite „Gutschriften“.

„Bankverbindung“

Für die Auszahlung. Die IBAN wird verschlüsselt gespeichert und danach nur gekürzt angezeigt. Eine neue IBAN geht nur mit Grund.

„Format“ und „Gutschrift an“

PDF, ZUGFeRD oder XRechnung, und an welche Adressen die Mail geht. Leer gehen Gutschriften an die Ansprechpartner mit „Bekommt Rechnungen“, sonst an die E-Mail-Adresse des Subunternehmers.

„Hinweis auf der Gutschrift“

Freier Text, der auf jeder Gutschrift an ihn steht.

Pflicht für das Festschreiben sind außerdem eine vollständige Anschrift und die Steuernummer oder USt-IdNr. des Subunternehmers. Sitzt er im Ausland, braucht MOSI seine USt-IdNr.

Ein Kunde, der auch für dich fährt, bekommt die Rolle Subunternehmer dazu: unter Abrechnung → Stammdaten → Kunden im Zeilenmenü „Als Subunternehmer abrechnen“. Alternativ findest du ihn in „Neue Gutschrift“ direkt, und MOSI legt die Rolle bei der Wahl an.

Der Arbeitskorb „Gutzuschreiben“

Unter Abrechnung → Gutschriften zeigt der Reiter „Gutzuschreiben“ alle erledigten Touren, die noch auf keiner Gutschrift stehen, eine Zeile je Subunternehmer und Gesellschaft. Oben wählst du die Quelle: „Logistik“ für Touren, „Bau“ für Einsätze von Fahrzeugen der Subunternehmer auf Baustellen. Daneben legst du fest, bis wann Leistungen zählen, etwa „Bis Ende letzten Monats“.

Spalten

Subunternehmer, Sub-Nr., Anzahl, „Betrag netto“, Zeitraum der Leistungen, Rhythmus und Hinweise.

„ohne Einkaufspreis“

Touren ohne hinterlegten Einkaufspreis kommen nicht auf die Gutschrift. Sie bleiben im Arbeitskorb, bis ein Einkaufspreis passt. Der Hinweis zeigt die ersten betroffenen Touren, ein Klick öffnet den Auftrag.

Rote Hinweise

Etwas fehlt am Subunternehmer, zum Beispiel die Vereinbarung oder die Steuernummer. Ein Klick auf den Hinweis führt an die richtige Stelle.

„im Entwurf“

Ein Teil der Touren liegt schon in einem Entwurf. Ein Klick öffnet ihn.

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   Zeilen wählen

   Einen oder mehrere Subunternehmer markieren.

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   „Gutschreiben“

   MOSI zeigt eine Vorschau mit den Entwürfen, die entstehen. Entwürfe lassen sich danach noch ändern; die Nummer gibt es erst beim Festschreiben.

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   Entwürfe anlegen

   Bei einem Entwurf öffnet MOSI ihn direkt. Bei mehreren wechselt die Seite zu „Belege“ mit dem Filter „Entwürfe“.

Eine freie Gutschrift ohne Touren legst du über „Neue Gutschrift“ an. Dort wählst du Gesellschaft, Fachbereich und Empfänger. Wartezeit und andere Zusatzleistungen kommen derzeit als freie Position auf die Gutschrift; Einkaufspreise für Diverse Artikel gibt es noch nicht.

Was auf der Gutschrift steht

Je Tour steht eine Position „Transport“ mit Material, Ladestelle, Lieferstelle, Lieferschein und Fahrzeug. Menge, Einheit und Preis kommen aus dem Einkaufspreis, samt Abrechnungsmenge und Mindermenge. Ein Einkaufspreis als Anteil vom Verkaufspreis steht als Pauschale da. Ist für den Subunternehmer ein Dieselfloater eingetragen, steckt er im Betrag der Position.

Aus dem Bau steht je Einsatztag eine Position mit dem Einkaufspreis des Tages, etwa „Regie“ oder „Einsatz“, mit Bauauftrag und dem, was an dem Tag gelaufen ist.

Bis zum Festschreiben folgt der Einkaufspreis am Auftrag den Einkaufspreisen. Danach steht er fest, auch wenn du den Sub-Preis später änderst. Nur ein Storno gibt die Tour wieder frei.

Prüfen und festschreiben

Prüfen, Einreichen und Festschreiben laufen wie bei Rechnungen an Kunden. Beim Festschreiben bekommt die Gutschrift eine Nummer aus ihrem eigenen Kreis, Vorgabe „GS-“. Das Präfix änderst du in den Einstellungen der Abrechnung auf der Seite „Gutschriften“.

Folgendes hindert das Festschreiben:

• „Keine Gutschriftsvereinbarung hinterlegt (§ 14 Abs. 2 UStG)“ oder eine Vereinbarung, die erst in der Zukunft gilt.
• „Anschrift des Subunternehmers unvollständig“.
• „Steuernummer oder USt-IdNr. des Subunternehmers fehlt“.
• Bei Gutschriften mit Bauleistungen über der Grenze von 5.000 € im Jahr: eine fehlende Freistellungsbescheinigung, solange die Bauabzugsteuer nicht einbehalten wird.
• Ab 2028 eine Gutschrift als reines PDF an einen Subunternehmer im Inland, der kein Kleinunternehmer ist. Im Jahr 2027 ist das ein Hinweis.
• Die IBAN des Subunternehmers hast du in den letzten 30 Tagen selbst geändert. Festschreiben muss dann eine andere Person.

Ein Zahlungsziel über 60 Tage und eine kürzlich geänderte IBAN zeigt MOSI als Hinweis. Beides hindert nicht, sollte aber vor der Auszahlung geklärt sein.

Ändert die Disposition im Entwurf das Fahrzeug einer Tour auf einen anderen Subunternehmer, nimmt MOSI die Tour beim Übernehmen bzw. Festschreiben aus dem Entwurf. Sie erscheint wieder im Arbeitskorb, dann beim neuen Subunternehmer mit dessen Einkaufspreis.

Versand und Auszahlung

Die festgeschriebene Gutschrift geht per Mail an den Subunternehmer, mit dem PDF im Anhang. Hat er Zugang zum Partnerportal, sieht er dort unter „Gutschriften“ alle Gutschriften mit Leistungszeitraum, Betrag und Stand der Auszahlung.

Die Auszahlung vermerkst du im Zeilenmenü der Belege mit „Auszahlung erfassen“ oder über „Zahlungen einlesen“ aus der Buchhaltung. In der Liste heißt die Spalte „Auszahlung“ und zeigt den Tag, bis zu dem gezahlt sein soll. MOSI überweist selbst nichts.

Widerspruch des Subunternehmers

Der Subunternehmer kann einer Gutschrift widersprechen, etwa weil eine Menge nicht stimmt. Ab dem Tag, an dem sein Widerspruch eingeht, gilt die Gutschrift nicht mehr als Rechnung.

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   Gutschrift öffnen

   Abrechnung → Gutschriften → Belege.

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   „Widerspruch vermerken“

   Im Menü „⋯“ des Belegs. Trag ein, wann der Widerspruch eingegangen ist, und auf Wunsch den Grund. Der Tag liegt zwischen dem Datum der Gutschrift und heute.

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   Stornieren

   Die widersprochene Gutschrift stornierst du. Die Touren gehen zurück in den Arbeitskorb.

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   Neu ausstellen

   Korrigiere, was falsch war, etwa den Einkaufspreis oder die Menge am Auftrag, und schreibe eine neue Gutschrift.

• Eine widersprochene Gutschrift lässt sich nicht mehr als ausgezahlt vermerken.
• Sie bleibt bis zum Storno aus der Übergabe an die Buchhaltung draußen; die Übergabe zeigt dazu einen Hinweis.
• Solange sie nicht storniert ist, nimmst du einen versehentlichen Vermerk mit „Widerspruch zurücknehmen“ zurück.

Den Widerspruch vermerkt das Büro. Im Partnerportal kann der Subunternehmer derzeit nicht selbst widersprechen; er meldet sich auf anderem Weg.