Rechnung erstellen: Entwurf und freie Rechnung

Drei Wege zum Entwurf

Jede Rechnung beginnt als Entwurf. Ein Entwurf hat noch keine Nummer, lässt sich frei ändern und auch wieder löschen. Erst das Festschreiben macht daraus eine Rechnung.

Aus dem Arbeitskorb

Der übliche Weg: erledigte Aufträge unter „Abzurechnen“ abrechnen. MOSI legt je Kunde einen Entwurf mit allen Aufträgen an.

Freie Rechnung

„Neue Rechnung“ legt einen leeren Entwurf für einen Empfänger an. Die Positionen trägst du selbst ein oder holst gezielt Aufträge dazu.

Nach einem Storno

Beim Stornieren kann MOSI gleich einen korrigierten Entwurf mit denselben Positionen anlegen.

Soll eine festgeschriebene Rechnung nur sinken, brauchst du keinen neuen Entwurf, sondern eine Rechnungskorrektur. Einen Bonus ohne Bezug auf eine Rechnung legst du als Entgeltminderung an.

Eine freie Rechnung anlegen

1. 1
   „Neue Rechnung“ klicken

   Auf der Seite Rechnungen, in „Abzurechnen“ (solange kein Kunde angehakt ist) oder in „Belege“.

2. 2
   „Art“ wählen

   „Rechnung“ oder „Entgeltminderung (Bonus, Kulanz)“.

3. 3
   Gesellschaft und Fachbereich wählen

   Die Felder erscheinen nur, wenn es eine Wahl gibt. Der Fachbereich („Logistik“, „Bau“ oder „Sonstiges“) bestimmt das Kürzel, das fett auf der Rechnung steht.

4. 4
   Empfänger suchen

   Die Suche findet Kunden und Subunternehmer, die die Gesellschaft nutzen darf. Findet sie nichts, legst du den Empfänger direkt an. Er entsteht als Kunde im Bereich Abrechnung und erscheint nicht in den Listen von Logistik und Bau.

5. 5
   „Entwurf anlegen“

   Der leere Entwurf öffnet sich. Über „+“ bzw. „Position hinzufügen“ trägst du die Positionen ein.

• Eine freie Rechnung holt nie von selbst Aufträge, auch nicht mit festem Leistungszeitraum. Aufträge kommen nur über „Aufträge hinzufügen“ oder die Lieferschein-Nr. in einer Zeile dazu.
• Wählst du einen Subunternehmer als Empfänger, bekommt derselbe Geschäftspartner beim Anlegen eine Kundennummer. Anschrift und Steuerdaten bleiben dieselben.
• Für einen neuen Empfänger brauchst du das Recht, Kunden anzulegen.

Was ein neuer Entwurf mitbringt

Einleitung und Schlusstext

Aus den Einstellungen der Abrechnung, Seite „Texte“. Steht am Kunden ein „Hinweis auf der Rechnung“, kommt er vor den Schlusstext.

Kürzel

Aus den Einstellungen, Seite „Kürzel“: das des Fachbereichs, sonst das für freie Rechnungen.

Steuerfall und Währung

Aus dem Kunden. Ändert sich der Steuerfall des Kunden später, zeigt der Entwurf das als Hinweis mit „Steuerfall übernehmen“.

Bestellnummer des Kunden

Nur bei Aufteilung „Je Bestellnummer“, dann die Nummer der Aufträge.

Zahlungsbedingung

Die des Kunden. Im Entwurf steht sie rechts unter „Zahlung“, das Fälligkeitsdatum entsteht beim Festschreiben.

Aufträge hinzufügen

Im Entwurf öffnet „⋯“ unten → „Aufträge hinzufügen“ eine Tabelle mit allen freien Aufträgen des Kunden in der Gesellschaft des Entwurfs. Frei heißt: erledigt, mit Preis und noch auf keinem Beleg.

1. 1
   Zeitraum eingrenzen

   Oben, etwa mit „Dieser Monat“ oder „Letzter Monat“. Ohne Zeitraum zeigt die Tabelle alle freien Aufträge.

2. 2
   Aufträge anhaken

   Einzeln, über die Filter „Lieferant“, „Empfänger“ und „Material“ oder mit „Alle im Zeitraum“. Tippst du eine Lieferschein-Nr. ins Suchfeld, hakt Enter den Treffer an.

3. 3
   Übernehmen

   Der Knopf nennt Anzahl und Summe, zum Beispiel „4 hinzufügen · 1.588,00 €“.

Aufträge, die noch nicht gehen, zeigt die Tabelle nicht. Die Beschreibung oben nennt, wie viele es sind, etwa „3 weitere gehen noch nicht (z. B. nicht erledigt)“. Ein Auftrag ohne Preis bleibt im Arbeitskorb, bis der Preis da ist.

Wie sich ein Entwurf verhält

• Positionen aus Aufträgen folgen dem Auftrag. Ändert jemand Menge oder Preis am Auftrag, steht im Entwurf der Hinweis „Geändert: Auftrag …“ mit „Übernehmen“. Spätestens beim Einreichen bzw. Festschreiben gleicht MOSI den Entwurf an.
• Öffnen allein ändert nichts. Auch die Druckvorschau zeigt den gespeicherten Stand.
• Ein Auftrag steht höchstens auf einem offenen Entwurf bzw. einer gültigen Rechnung. Rechnung und Gutschrift sind getrennt: Derselbe Auftrag kann auf einer Rechnung an den Kunden und auf einer Gutschrift an den Subunternehmer stehen.
• Im Entwurf bleibt der Auftrag in der Logistik änderbar. Gesperrt wird er erst mit dem Festschreiben.
• Hast du mehrere offene Entwürfe, wechselst du oben im Fenster über die Auswahl „Kunde wechseln“ zum nächsten.
• Arbeiten mehrere Personen am selben Entwurf, sieht jede die Änderungen der anderen sofort und in der Tabelle, wer in welcher Position steht.

Kopf und Texte

Rechts im Entwurf stehen unter „Kopf und Texte“ die Angaben, die auf der Rechnung über und unter den Positionen stehen. Jedes Feld speichert beim Verlassen.

Leistungszeitraum

Ohne Eingabe aus den Positionen. Von Hand gewählt, passen sich die Aufträge an den Zeitraum an.

Bestellnummer des Kunden

Steht im Kopf der Rechnung.

Kürzel

Bis 8 Zeichen, fett auf der Rechnung, damit eine Dokumentensoftware sie zuordnen kann.

Einleitung

Text über der Tabelle.

Rechnungsvermerk

Fett unter der Einleitung, direkt über der Tabelle, etwa „Baustelle Kastl, Bauabschnitt 2“.

Schlusstext

Text unter den Summen.

Briefpapier

„Vorgabe“, ein anderes Briefpapier der Gesellschaft oder „Ohne Briefpapier“.

Anschreiben

Leer heißt: keins. Sonst steht der Text auf einer eigenen Seite vor der Rechnung.

„Druckvorschau“ zeigt das PDF, wie es jetzt aussähe. Statt der Nummer steht dort „Entwurf“.