Leistungserfassung

Wofür die Seite da ist

Unter Abrechnung → Leistungserfassung siehst du alle erbrachten Leistungen einer Gesellschaft, eine Zeile je Lieferschein. Hier kontrollierst du Menge, Gerät und Preis, trägst Papierlieferscheine nach, die zurückkommen, und korrigierst, was nicht stimmt.

Es gibt dafür keinen zweiten Datenbestand. Jede Leistung ist ein Auftrag, derselbe, den die Disposition unter Logistik → Aufträge sieht. Änderst du hier die Menge, ändert sich die Menge am Auftrag, mit Verlauf und denselben Sperren. Was andere gleichzeitig ändern, erscheint sofort bei dir.

Logistik → Aufträge

Für die Disposition: ein Lieferwerk, ein Tag, Fahrzeuge planen. Dort entstehen die Aufträge.

Abrechnung → Leistungserfassung

Alle Lieferscheine über alle Lieferwerke, Kunden und Tage, mit Verkauf und Einkauf nebeneinander.

Abrechnung → Rechnungen und Gutschriften

Fassen die Leistungen je Kunde bzw. Subunternehmer zusammen und machen Belege daraus.

Die Seite steht auch Gesellschaften zur Verfügung, die den Bereich Logistik nicht nutzen, sondern nur die Abrechnung. Die Leistungen sind dann trotzdem Aufträge, nur ohne Disposition.

Aufbau der Seite

Maske

Ein Lieferschein nach dem anderen, Feld für Feld. Der Standard beim Öffnen der Seite.

Tabelle

Alle Leistungen als lange Liste zum Prüfen und Korrigieren direkt in der Zelle.

Tageseinsätze

Fahrzeuge, die einen Tag lang für einen Kunden zum Tagessatz fahren. Eigener Artikel: Tageseinsätze in der Leistungserfassung.

Arbeitest du für mehrere Gesellschaften, wählst du die Gesellschaft in der Maske im Feld „Gesellschaft“, in Tabelle und Tageseinsätzen oben rechts. Unter „Optionen“ findest du „Lieferschein suchen“ (F3) und „Leistung in der Maske erfassen“. Liegen Lieferscheine aus dem Partnerportal zur Prüfung bereit, steht oben zusätzlich „Vom Subunternehmer“ mit ihrer Zahl.

Einen Lieferschein in der Maske erfassen

Die Maske ist für den Stapel Papierlieferscheine gedacht. Du tippst einen Schein ab, drückst „Erfassen“, und der nächste kann kommen. Gespeichert wird immer ein erledigter Auftrag.

1. 1
   Lieferschein, Tag und Uhrzeit

   „Lieferschein-Nr.“, „Tag“ und „Uhrzeit“ in der Gruppe „Lieferschein“. Der Tag steht beim Öffnen auf heute.

2. 2
   Menge

   Die Einheit kommt vom Material, zum Beispiel t oder m³.

3. 3
   Gerät und Fahrer

   Unter „Gerät“ wählst du das Fahrzeug über das Kennzeichen. „Fahrer“ kannst du leer lassen: Dann trägt MOSI den Fahrer ein, der das Fahrzeug an diesem Tag fährt.

4. 4
   Empfänger

   Lieferwerk oder Baustelle, an die geliefert wurde. Sobald du den Empfänger wählst, belegt MOSI „Kunde“, „Lieferant“ und „Material“ vor, soweit sie noch leer sind, ebenso die Uhrzeit.

5. 5
   Kunde, Lieferant, Material

   „Lieferant“ ist das Ladewerk, aus dem das Material kommt. Material findest du über den Namen oder die Kurznummer.

6. 6
   Verrechnung prüfen

   „Lieferung“ oder „Abholung“. Darunter zeigt MOSI, welcher Tarif greift, zum Beispiel „Tarif 15,88 € je t · 397,00 €“, oder „Kein Tarif für diese Strecke“.

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   „Erfassen“

   MOSI legt den Auftrag als erledigt an und meldet „Leistung A-… erfasst“.

Nach dem Erfassen bleiben Tag, Uhrzeit, Gerät, Fahrer, Empfänger, Kunde, Lieferant, Material und Verrechnung stehen. Lieferschein-Nr., Menge, Notiz und Arbeitszeit werden geleert, und der Cursor steht wieder in „Lieferschein-Nr.“. Fährt ein Fahrzeug am Tag fünfmal dieselbe Strecke, tippst du für die Fuhren zwei bis fünf nur noch Nummer und Menge.

Fehlt ein Pflichtfeld, steht der Hinweis direkt am Feld, etwa „Bitte die Lieferschein-Nr. angeben“. Gespeichert wird erst, wenn alles da ist.

Den Betrag in „Verrechnung“ siehst du nur mit dem Recht an den Preisen. Ohne dieses Recht steht dort nur die Einheit des Tarifs.

Zuletzt erfasst

Rechts neben der Maske steht „Zuletzt erfasst“: die letzten 25 Leistungen der Gesellschaft mit Lieferschein-Nr., die zuletzt eingetragene Nummer oben. Spalten sind „Erfasst“ (Uhrzeit und Name), „Lieferschein“, „Tag“, „Gerät“, „Lieferwerk“ und „Menge“.

Die Liste zählt jede Lieferschein-Nr., auch die aus der Disposition. Trägt die Disposition eine Nummer an einem Auftrag ein, steht er ebenfalls oben. Erfassen zwei Personen gleichzeitig, sieht jede die Scheine der anderen sofort. So fällt auf, wenn ein Schein doppelt im Stapel liegt.

Eine erfasste Leistung bearbeiten

Ein Klick auf eine Zeile in „Zuletzt erfasst“ öffnet die Leistung in der Maske. Die Gruppe heißt dann „Leistung A-… bearbeiten“, alle Angaben stehen in den Feldern, und rechts siehst du den Lieferschein, der am Auftrag hängt. Die Zeile bleibt in der Liste markiert. Treffer der Lieferschein-Suche (F3) öffnest du über „In der Maske öffnen“ im Zeilenmenü.

• „Speichern“ schickt nur die Felder, die du geändert hast. Hat jemand anderes die Leistung inzwischen geändert, überschreibt MOSI nichts, sondern zeigt den neuen Stand; deine Änderung trägst du dann erneut ein.
• Gesellschaft und Kunde stehen mit der Leistung fest. Ist der Kunde falsch, stornierst du die Leistung und erfasst sie neu.
• Abgerechnete Leistungen sind nur zu lesen; unter dem Titel steht, in welcher Rechnung bzw. Gutschrift sie stehen.
• „Neue Leistung“ oder Escape führt zurück zum Erfassen.

Einen Lieferschein hängst du beim Bearbeiten genauso an wie beim Erfassen: Datei in die Maske ziehen oder „Datei anfügen“ bzw. „Datei ersetzen“. Mit „Speichern“ wird sie der Lieferschein der Leistung; ein bisheriger bleibt unter „Dokumente“ am Auftrag. Beim Bearbeiten liest MOSI KI die Datei nicht, die Werte der Leistung bleiben, wie sie sind.

Schein ist schon erfasst

Ziehst du beim Erfassen einen Schein in die Maske und MOSI KI findet die Nummer schon erfasst, steht am Feld „Lieferschein-Nr.“ „Schon erfasst: Leistung A-…“. Geprüft wird in allen Gesellschaften, die du siehst.

• „Schein dort anhängen“ hängt die Datei an die vorhandene Leistung und öffnet sie in der Maske. Hatte sie schon einen Lieferschein, bleibt der unter „Dokumente“.
• „Leistung öffnen“ öffnet sie nur, ohne die Datei anzuhängen.
• Liegt die Leistung in einer anderen Gesellschaft, wechselt die Maske mit.
• „Schein dort anhängen“ gibt es nur mit dem Recht, Leistungen zu ändern und Dokumente anzuhängen.

Stornieren statt löschen

Erfasste Leistungen lassen sich nicht löschen, damit jede Lieferschein-Nr. nachvollziehbar bleibt. Stimmt eine Leistung nicht, öffnest du sie in der Maske und wählst neben „Speichern“ unter „⋯“ „Stornieren“. Der Grund ist Pflicht.

Stornierte Leistungen findest du über die Lieferschein-Suche. In der Maske geöffnet, steht dort „Wiederherstellen“. Ist die Nummer inzwischen neu erfasst, lehnt MOSI das ab. Abgerechnete Leistungen lassen sich weder stornieren noch wiederherstellen.

Die Lieferschein-Datei anhängen

Hast du den Lieferschein als PDF oder Foto, ziehst du die Datei irgendwo auf die Seite („Lieferschein loslassen“) oder klickst rechts an der Gruppe „Lieferschein“ auf „Datei anfügen“. Erlaubt sind PDF, JPG und PNG.

• Rechts erscheint statt „Zuletzt erfasst“ die Vorschau der Datei. So tippst du direkt vom Schein ab.
• Unter „Bezeichnung“ kannst du der Datei einen eigenen Namen geben. Leer bleibt der Dateiname.
• Hochgeladen wird erst beim „Erfassen“. Die Datei hängt danach als Dokument der Art „Lieferschein“ am Auftrag, mit der Lieferschein-Nr. als Nummer.
• Danach ist die Maske wieder leer, die nächste Datei kannst du gleich hineinziehen.

Klappt das Anhängen nicht, ist die Leistung trotzdem erfasst. MOSI meldet dann „Leistung A-… erfasst, Lieferschein nicht angehängt“. Die Datei hängst du später über Rechtsklick → „Dokumente“ in der Tabelle an.

Die angehängten Lieferscheine sind die Grundlage dafür, dass du sie später mit der Rechnung an den Kunden schicken kannst.

Lieferscheine mit MOSI KI lesen lassen

Viele Lieferscheine auf einmal liest du unter Optionen → „Lieferscheine lesen“: Gesellschaft wählen, Dateien oder einen Scan ablegen, in der Tabelle prüfen und übernehmen. Wie das geht, steht im Artikel „Lieferscheine lesen“.

Hat eure Organisation MOSI KI gebucht und ist „Lieferscheine lesen“ unter Verwaltung → MOSI KI eingeschaltet, liest MOSI die angefügte Datei sofort. Während MOSI liest, steht an der Gruppe „Lieferschein“ „Lese den Lieferschein“.

• MOSI füllt Lieferschein-Nr., Tag, Uhrzeit, Menge, Gerät, Fahrer, Empfänger, Kunde, Lieferant und Material. Gefüllte Felder tragen das KI-Zeichen, unsicher gelesene zusätzlich „Bitte prüfen“. Sobald du ein Feld änderst, verschwindet das Zeichen.
• Zugeordnet wird nur zu Stammdaten, die deine Gesellschaft nutzen darf. Was MOSI nicht sicher zuordnen kann, bleibt leer; darunter steht „Gelesen: …“ mit dem Text vom Schein. „Zuordnen“ öffnet die Auswahl gleich mit diesem Text als Suche.
• Gibt es die Lieferschein-Nr. beim gleichen Lieferanten schon, steht das als Fehler am Feld.
• Passt ein Auftrag aus der Disposition (gleicher Tag, gleiches Gerät, noch ohne Lieferschein-Nr.), schlägt MOSI „Gehört zu Auftrag …“ vor. Mit „Ergänzen“ trägt „Erfassen“ nur Lieferschein-Nr., Menge und Datei an diesem Auftrag ein, statt einen neuen anzulegen.
• Was du an einer Zuordnung korrigierst, merkt sich MOSI für deine Gesellschaft. Beim nächsten Schein vom selben Werk oder derselben Baustelle sitzt die Zuordnung.

Ein gelesener Schein kostet eine Einheit von MOSI KI. Dieselbe Datei liest MOSI 7 Tage lang nicht noch einmal. Kann die KI einen Schein nicht lesen, kostet er nichts. Ist das Kontingent aufgebraucht, erfasst du wie bisher von Hand.

Leistungen nach Stunden

Rechnet der Tarif je Stunde ab, braucht die Leistung eine Arbeitszeit. Erkennt die Maske einen solchen Tarif, klappt sie „Beginn“, „Ende“ und „Pause“ auf, und Beginn und Ende werden Pflicht. Bei anderen Tarifen öffnest du die Felder auf Wunsch über das Uhr-Symbol an „Menge“.

• Beginn und Ende gibt es nur zusammen. Die Pause muss kürzer sein als die Zeit dazwischen.
• Eine Schicht über Mitternacht ist erlaubt, etwa 22:00 bis 06:00.
• MOSI rechnet mit der echten Dauer. In der Nacht der Zeitumstellung dauert 22:00 bis 06:00 deshalb 9 bzw. 7 Stunden.

In der Tabelle gibt es dafür die Spalten „Arbeitszeit“ und „Pause“. Arbeitszeit trägst du als eine Eingabe ein, zum Beispiel „7-15:30“ oder „07:00–15:30“, die Pause in Minuten. Beide Spalten sind normalerweise ausgeblendet und blenden sich von selbst ein, sobald eine sichtbare Leistung je Stunde abrechnet.

Die Tabelle

Im Reiter „Tabelle“ steht jede Leistung als Zeile. Du bearbeitest sie wie in einer Tabellenkalkulation: Zelle anklicken oder lostippen, mit Tab weiter. Jede Zelle wird für sich gespeichert.

Datum, Uhrzeit

Liefertag und Uhrzeit.

Lieferschein

Die Lieferschein-Nr. Erst eintragbar, wenn ein Fahrzeug gewählt ist.

Gerät

Fahrzeug mit Kennzeichen, dazu der Auflieger, falls einer festgehalten ist.

Geräte-Lieferant

Wem das Fahrzeug gehört: „Eigen“ oder der Name des Subunternehmers.

Fahrer

Beim Überfahren steht, ob er „Aus dem Fahrzeug“ kommt oder „Von Hand gewählt“ ist.

Kunde

Nur in einer neuen Zeile wählbar. Danach steht der Kunde fest.

Lieferant, Empfänger

Ladewerk und Lieferwerk bzw. Baustelle.

Material, Menge

Material mit Kurznummer, Menge in seiner Einheit.

km

Nur bei Preisen nach Matrix: die Entfernung der Fuhre. Die Spalte blendet sich ein, sobald eine Leistung nach Matrix rechnet.

Verrechnung

Lieferung oder Abholung. Bestimmt, welcher Tarif gilt.

Verkauf, Floater

Betrag aus dem Tarif und Dieselfloater. Nur mit dem Recht an den Preisen.

Einkauf, Floater Sub

Was der Subunternehmer bekommt. Nur mit dem Recht an den Einkaufspreisen. „≈“ heißt geschätzt, weil kein Einkaufspreis hinterlegt ist.

Rechnung, Gutschrift

Wie weit die Leistung abgerechnet ist (siehe unten).

Zusatzleistungen

Zahl der Diversen Artikel am Auftrag, etwa Wartezeit. Ein Klick öffnet sie.

Status, Referenz, Notiz

Stand des Auftrags und freie Angaben.

Nicht alle Spalten sind von Anfang an sichtbar. Welche du siehst und in welcher Reihenfolge, stellst du über die Spalteneinstellungen der Tabelle ein. MOSI merkt sich das für dich.

Über Rechtsklick auf eine Zeile erreichst du „In Aufträgen öffnen“, „Dokumente“, „Zusatzleistungen“ und „Historie“. Die Historie zeigt jede Änderung am Auftrag mit Person und Uhrzeit.

Summen zeigt die Seite bewusst nicht. Wie viel für einen Kunden zusammenkommt, siehst du im Arbeitskorb unter Rechnungen.

Hinweise in der Spalte „Verkauf“

Kein Preis

Kein Tarif für diesen Kunden, diese Strecke und Verrechnung, oder der Tarif gilt je t bzw. m³ und der Auftrag hat eine andere Einheit.

km fehlen

Der Preis rechnet nach Matrix, und die Spalte „km“ ist leer.

Außerhalb der Matrix

Die Matrix hat keine Stufe für diese km bzw. diese Menge.

Fehlt (Floater)

Für den Liefermonat ist kein Dieselfloater eingetragen. Ohne ihn ist die Leistung nicht abrechenbar. Den Satz trägst du unter Rechnungen → Optionen → Dieselfloater ein, den Sub-Satz unter Gutschriften → Optionen → Dieselfloater.

Den Preis selbst änderst du hier nicht. Er kommt immer aus dem Tarif. Ist er falsch oder fehlt er, korrigierst du den Tarif; die Leistung bekommt den neuen Preis sofort.

Filter

Beim Öffnen zeigt die Tabelle alle nicht abgerechneten Leistungen bis heute. Stornierte Aufträge fehlen immer.

Rechnung

„Nicht abgerechnet“, „Im Entwurf“, „Abgerechnet“, „Ohne Preis“, „Ohne Dieselfloater“, „Ohne LS-Nummer“.

Gutschrift

„Nicht gutgeschrieben“, „Im Entwurf“, „Gutgeschrieben“, „Ohne Dieselfloater“. Zeigt nur Leistungen mit Fahrzeugen von Subunternehmern.

Kunde, Empfänger

Ein bestimmter Kunde oder ein bestimmtes Lieferwerk.

Tag

Ein Tag in der Werkzeugleiste. „Frühere“ nimmt die Tage davor dazu, „Zukünftige“ die Tage danach.

Datum als Baum

Das Filtersymbol am Spaltenkopf „Datum“ zeigt Jahre, Monate und Tage mit der Zahl der Leistungen. Du hakst an, was du sehen willst, und klickst „Übernehmen“.

Suche

Lieferschein, Auftrag, Kunde, Ort und Kennzeichen.

Ein Beispiel für den Monatsabschluss: Filter Rechnung auf „Ohne LS-Nummer“, im Datumsbaum den Oktober anhaken. Übrig bleiben alle Fuhren des Oktobers, zu denen noch kein Lieferschein erfasst ist.

Nacherfassen in der Tabelle

„Neue Leistung“ (F10 oder Alt + N) legt oben eine neue Zeile an. Sie trägt den Tag, der in der Werkzeugleiste gewählt ist, sonst heute. Wählst du den Empfänger, belegt MOSI Kunde und Ladewerk vor.

Gespeichert wird die Zeile erst, wenn alles für einen erledigten Auftrag da ist: Datum, Empfänger, Kunde, Uhrzeit, Lieferant, Material, Menge, Fahrzeug und Lieferschein. Bis dahin steht in der Spalte „Nr.“ „Neu“ oder, was noch fehlt, etwa „Menge fehlt“. Danach meldet MOSI „Leistung A-… erfasst“.

„Entfernen“ (Entf) gibt es nur für neue Zeilen, die noch nicht gespeichert sind. Einen gespeicherten Auftrag löschst oder stornierst du in der Logistik.

Lieferschein-Nr. und Erledigt

Die Lieferschein-Nr. entscheidet, ob ein Auftrag erledigt ist. Trägst du an einem offenen Auftrag eine Nummer ein, ist er ab sofort erledigt. Löschst du die Nummer wieder, ist er wieder offen. Das darf nur, wer erledigte Aufträge wieder öffnen darf.

Abrechenbar ist eine Leistung erst als erledigter Auftrag mit Fahrzeug, Lieferschein und einer Menge über 0. Vorher zeigen die Spalten „Rechnung“ und „Gutschrift“ nur „–“.

Spalten „Rechnung“ und „Gutschrift“

–

Noch nicht abrechenbar: Fahrzeug, Lieferschein oder Menge fehlen.

Offen

Abrechenbar und auf keinem Beleg.

Im Entwurf

Steht auf einem Entwurf, der noch nicht festgeschrieben ist.

Nummer des Belegs

Festgeschrieben: die Nummer der Rechnung bzw. der Gutschrift, auf der die Leistung steht.

Die Spalte „Gutschrift“ betrifft nur Leistungen mit Fahrzeugen eines Subunternehmers. Bei eigenen Fahrzeugen bleibt sie leer.

Abgerechnete Leistungen

Ist eine Leistung abgerechnet oder gutgeschrieben, ist die Zeile ausgegraut und gesperrt. Beim Überfahren steht, mit welchem Beleg sie abgerechnet ist, und „Ändern erst nach dem Storno des Belegs.“ Das gilt für Menge, Arbeitszeit, Fahrzeug und alle anderen Felder.

Steht eine Leistung nur im Entwurf, kannst du sie noch ändern. Die Position auf dem Entwurf folgt der Änderung, solange du sie dort nicht von Hand angepasst hast.

Arbeiten Disposition und Abrechnung in derselben Gesellschaft, bearbeiten beide dieselben Aufträge. Änderst du hier Fahrzeug, Fahrer oder Datum, ändert sich auch der Tagesplan der Disposition.

Wer was darf

• Die Seite sieht, wer Aufträge der Logistik oder Leistungen der Abrechnung lesen darf, je Gesellschaft.
• Erfassen und Ändern braucht das Recht, Aufträge bzw. Leistungen anzulegen oder zu ändern.
• Verkaufspreise und Floater sieht nur, wer Preise sehen darf. Einkauf und Floater Sub sieht nur, wer die Einkaufspreise sehen darf.
• Lieferschein-Dateien ansehen und anhängen geht mit den Rechten an Dokumenten der Logistik oder mit dem Recht an den Leistungen der Abrechnung.