PDF, Briefpapier und Texte der Rechnung

Wie das PDF einer Rechnung aufgebaut ist, woher Einleitung, Schlusstext und Vermerk kommen und wie du ein eigenes Briefpapier hochlädst und einstellst.

Stand: 26. Oktober 2026

Aufbau des PDF

MOSI erstellt das PDF jeder Rechnung selbst. Du gestaltest es nicht frei, sondern legst Texte, Briefpapier und einige Angaben am Kunden fest. Den Rest ordnet MOSI immer gleich an, damit die Pflichtangaben einer Rechnung vollständig sind.

Anschriftfeld: Links oben die Anschrift des Kunden für den Fensterumschlag, darüber klein eine Absenderzeile mit Name und Anschrift der Gesellschaft. Liegt der Kunde in einem anderen Land, steht das Land in der letzten Zeile.
Angaben rechts: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Kundennummer und, falls vorhanden, die „Lieferantennummer“, unter der uns der Kunde führt, „Ihre Bestellung“ und „Fällig am“. Darunter fett das Kürzel des Belegs.
Titel und Einleitung: Die Überschrift „Rechnung“, darunter die Einleitung und fett der Rechnungsvermerk, direkt über der Tabelle.
Positionen: Spalten Pos., Datum, Lieferschein, Leistung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Betrag. In einer zweiten, kleineren Zeile stehen Material, Strecke und ein Zusatz, bei passender Einstellung am Kunden auch das Gerät. Verknüpfte Positionen sind eingerückt, der Dieselfloater steht als eigene Zeile unter seinem Transport.
Summen: Netto je Steuersatz, „Summe netto“, die Umsatzsteuer je Satz und fett der „Rechnungsbetrag“.
Hinweise: Der Pflichthinweis des Steuerfalls, die Zahlungsbedingung mit Bankverbindung und Verwendungszweck bzw. die Ankündigung der SEPA-Lastschrift, danach der Schlusstext.
Fuß: Name und Anschrift der Gesellschaft, Registergericht und -nummer, Geschäftsführung, USt-IdNr., Steuernummer, IBAN und BIC. Dazu „Seite 1 von 2“ auf jeder Seite.

Die Reihenfolge der Positionen und ob das Gerät erscheint, stellst du am Kunden ein: Abrechnung → Stammdaten → Kunden → Kunde öffnen → Abrechnung → Rechnungsversand, Abschnitt „Aufbau der Rechnung“ mit „Reihenfolge der Positionen“ und „Gerät auf der Rechnung“.

Jedes PDF ist ein PDF/A-3b mit eingebetteter Schrift. Das ist das Format für die Langzeitarchivierung und die Grundlage für ZUGFeRD.

Druckvorschau im Entwurf

Im Beleg siehst du zunächst die Positionen als Tabelle. Das PDF öffnest du oben mit „Druckvorschau“. MOSI erstellt es dafür jedes Mal neu, die Vorschau zeigt also immer den aktuellen Stand des Entwurfs.

Ein Entwurf trägt quer über die Seite das Wasserzeichen „ENTWURF“ und statt der Nummer „(Entwurf)“.
Die Rechnungsnummer vergibt MOSI erst beim Festschreiben.
Mit dem Festschreiben entsteht das endgültige PDF. Es wird abgelegt und danach nie mehr verändert, auch wenn du später Texte, Briefpapier oder Angaben der Gesellschaft änderst.

Eine festgeschriebene Rechnung lädst du über „⋯“ unten im Beleg mit „PDF herunterladen“ herunter, in der Belegliste per Rechtsklick ebenso.

Einleitung, Vermerk und Schlusstext

Drei Texte rahmen die Positionen ein. Die Vorgaben stehen in den Einstellungen der Abrechnung je Gesellschaft. Jeder neue Entwurf übernimmt sie, und am Entwurf änderst du sie für genau diesen Beleg.

Einleitung: Steht unter der Überschrift. Vorgabe von MOSI: „Für unsere Leistungen erlauben wir uns, wie folgt zu berechnen:“.
Rechnungsvermerk: Fett unter der Einleitung, direkt über der Tabelle. Dafür gibt es keine Vorgabe in den Einstellungen, er gilt nur für den einen Beleg. Passt für Angaben wie „Bauvorhaben Kastl, 2. Bauabschnitt“.
Schlusstext: Steht am Ende nach den Hinweisen. Vorgabe von MOSI: „Vielen Dank für Ihren Auftrag.“. Hat der Kunde einen „Hinweis auf der Rechnung“, setzt MOSI ihn in neuen Entwürfen vor den Schlusstext.
Anschreiben: Optional. Ist es ausgefüllt, bekommt der Beleg ein Deckblatt mit Anschrift, Datum, „Rechnung …“ als Betreff und deinem Text. Die Rechnung beginnt dann auf der nächsten Seite. Leer heißt: kein Deckblatt.

Vorgaben festlegen
Abrechnung → Rechnungen → „Optionen“ → „Einstellungen“ → „Texte“. Oben die Gesellschaft wählen, dann Einleitung und Schlusstext eintragen. MOSI speichert, sobald du das Feld verlässt.
Am Entwurf anpassen
Im Beleg rechts die Felder „Einleitung“, „Rechnungsvermerk“, „Schlusstext“ und „Anschreiben“. Jedes Feld fasst bis zu 1.000 Zeichen, das Anschreiben bis zu 4.000.

Eine geänderte Vorgabe gilt nur für Entwürfe, die danach entstehen. Bestehende Entwürfe behalten ihre Texte.

Briefpapier hochladen

Ohne Briefpapier druckt MOSI mit eigenem Kopf: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail und Website der Gesellschaft rechts oben. Hast du einen gestalteten Briefbogen mit Logo, lädst du ihn als PDF hoch. MOSI schreibt die Rechnung dann darauf.

Einstellungen öffnen
Abrechnung → Rechnungen → „Optionen“ → „Einstellungen“ → „Briefpapier“, oben die Gesellschaft wählen.
Datei hochladen
Unter „Briefpapier hochladen“ eine PDF mit höchstens 5 MB. Sie hat eine Seite, oder zwei: die erste für die erste Seite, die zweite für alle Folgeseiten.
Zweck festlegen
Das erste Briefpapier einer Gesellschaft gilt sofort für „Rechnungen und Gutschriften“ und „Mahnungen“. Weitere Zwecke wählst du unter „Platzierung“ im Feld „Verwenden für“.
Platzierung einstellen
Rechtsklick auf das Briefpapier → „Platzierung“. Rechts siehst du eine Beispielrechnung auf deinem Briefpapier und prüfst jede Änderung sofort.

Rechnungen und Gutschriften: Auch Stornos und Rechnungskorrekturen. Das ist die Vorgabe für jeden neuen Beleg.
Mahnungen: Die Mahnschreiben des Mahnwesens.
Angebote (Bau): Angebote im Bau.
Ausschreibungen: Ausschreibungen im Bau.
Lieferscheine und Regieberichte: Die PDF dieser Belege aus dem Bau.
Gutschriftvereinbarung: Das PDF der Vereinbarung, die Subunternehmer im Partnerportal bestätigen.

Je Gesellschaft und Zweck gilt höchstens ein Briefpapier. Wählst du für ein Briefpapier einen Zweck, den bisher ein anderes hatte, geht er auf das neue über. Für einen Zweck ohne Briefpapier druckt MOSI wieder mit eigenem Kopf.

Platzierung auf dem Briefpapier

Die Platzierung legt fest, wo MOSI auf dein Briefpapier schreibt. Alle Werte sind in Millimetern.

Oben, erste Seite: Wo der Kopf von MOSI beginnt, falls er eingeschaltet ist. Vorgabe 18 mm.
Oben, Folgeseiten: Wo die Tabelle ab Seite 2 beginnt, damit sie nicht in den Kopf deines Briefpapiers läuft. Vorgabe 30 mm.
Unten: Bis hierher schreibt MOSI, darunter bleibt der Fuß deines Briefpapiers frei. Vorgabe 30 mm.
Links und Rechts: Seitenränder. Vorgabe je 20 mm.
Seitenzahl: Abstand der Seitenzahl vom unteren Rand, wenn der Fuß von MOSI aus ist. Vorgabe 25 mm.
Anschriftfeld: Fensterumschlag nach DIN 5008: „Form A (27 mm von oben)“ oder „Form B (45 mm von oben)“. Vorgabe ist Form B.
Kopf von MOSI: Name und Anschrift der Gesellschaft rechts oben. Bei neuem Briefpapier aus, weil der Briefbogen das meist schon hat.
Fuß von MOSI: Register, Bank und Steuernummern unten. Bei neuem Briefpapier aus.
Absenderzeile: Die kleine Zeile über der Anschrift. Schalte sie aus, wenn dein Briefpapier sie schon hat.

Mit „Mehrseitige Beispielrechnung“ zeigt die Vorschau eine volle erste und eine halbe zweite Seite. So stellst du „Unten“ und die Folgeseiten ein.

Ist der Fuß von MOSI aus, steht die USt-IdNr. bzw. Steuernummer der Gesellschaft rechts bei den Angaben, weil sie Pflicht ist. Registergericht, Geschäftsführung und Bankverbindung druckt MOSI dann nicht. Prüfe, dass dein Briefpapier sie trägt.

Briefpapier am einzelnen Beleg

Im Entwurf steht rechts das Feld „Briefpapier“, sobald die Gesellschaft mindestens eines hat. Zur Wahl stehen „Vorgabe (…)“, jedes Briefpapier der Gesellschaft und „Ohne Briefpapier“.

„Vorgabe“ nimmt das Briefpapier für Rechnungen und Gutschriften, das zum Zeitpunkt der Druckvorschau bzw. des Festschreibens gilt. Auch Entwürfe von vor dem Hochladen bekommen es so.
Ein Storno bekommt immer das Briefpapier der Rechnung, die er aufhebt.
Löschst du ein Briefpapier, das schon auf festgeschriebenen Belegen steht, archiviert MOSI es nur. Die Belege bleiben unverändert, für neue gilt es nicht mehr.

Ein Briefpapier, das selbst nicht dem PDF/A-Standard entspricht, etwa wegen nicht eingebetteter Schriften, kann die strenge PDF/A-Konformität des fertigen PDF stören.