Rechnungsausgangsbuch, Gutschriftenbuch und Zusammenfassende Meldung

Wofür die Bücher da sind

Das Rechnungsausgangsbuch listet alle Belege, die eine Gesellschaft in einem Zeitraum festgeschrieben hat. Du nutzt es, um einen Monat oder ein Quartal mit der Buchhaltung abzugleichen, oder gibst es dem Steuerberater. Es ist eine Auswertung, kein Beleg. Maßgeblich bleiben die Belege selbst.

Rechnungsausgangsbuch

Auf der Seite Rechnungen. Enthält Rechnungen, Stornorechnungen, Rechnungskorrekturen, Entgeltminderungen und Gutschriften des Kunden.

Gutschriftenbuch

Auf der Seite Gutschriften. Enthält die Gutschriften an Subunternehmer und ihre Stornos.

Die Bücher entstehen nur auf Knopfdruck. MOSI verschickt sie nicht von selbst und ändert beim Export nichts an den Belegen. Unabhängig davon liegt in jedem DATEV-Stapel eine kurze Belegliste als CSV bei.

Ein Buch exportieren

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   Fenster öffnen

   Abrechnung → Rechnungen, Menü „Optionen“ → „Rechnungsausgangsbuch“. Für das Gutschriftenbuch dasselbe auf der Seite Gutschriften.

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   Gesellschaft wählen

   Nur sichtbar, wenn du Belege mehrerer Gesellschaften siehst. Jedes Buch gilt für eine Gesellschaft.

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   Zeitraum des Belegdatums festlegen

   Vorbelegt ist der Vormonat. Schnellwahl: „Letzter Monat“, „Dieser Monat“, „Letztes Quartal“, „Dieses Quartal“, „Letztes Jahr“, „Dieses Jahr“, oder ein freier Zeitraum von höchstens einem Jahr.

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   Format wählen

   Excel, PDF oder CSV. Das Fenster zeigt vorher, wie viele Belege im Zeitraum liegen. Bei 0 Belegen bleibt der Export gesperrt.

Die Datei lädt sofort herunter. Jeder Export steht im Protokoll mit Buch, Gesellschaft, Zeitraum, Format und Anzahl der Belege. Für das Rechnungsausgangsbuch brauchst du das Recht, die Rechnungen der Gesellschaft zu lesen, für das Gutschriftenbuch das Recht, ihre Gutschriften zu lesen.

Was im Buch steht

Je festgeschriebenem Beleg eine Zeile, sortiert nach Belegnummer. Entwürfe und Belege in der Freigabe stehen nie darin. Ein Storno ist eine eigene Zeile mit negativen Beträgen und verweist in „Storno zu“ auf den stornierten Beleg. Der stornierte Beleg bleibt ebenfalls stehen, mit „storniert“ in der Spalte „Zahlung“.

„Belegnummer“, „Belegdatum“, „Art“

Art ist z. B. „Rechnung“, „Stornorechnung“, „Rechnungskorrektur“, „Gutschrift des Kunden“. Im Bau steht hier „Abschlagsrechnung“, „Teilschlussrechnung“ oder „Schlussrechnung“.

„Personenkonto“, „Name“, „USt-IdNr.“

Debitor bzw. Kreditor und Empfänger, wie am Beleg festgehalten.

„Leistungszeitraum“

Von und bis, wie auf dem Beleg.

„Netto 19 %“, „USt 19 %“, „Netto 7 %“, „USt 7 %“

Entgelte und Steuer im Inland, getrennt nach Steuersatz.

„Netto § 13b“

Alle Belege, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet: Inland § 13b, Ausland § 13b und EU mit Reverse Charge.

„Netto steuerfrei“

Drittland, steuerfrei, Kleinunternehmer und Positionen mit 0 %.

„Netto“, „USt“, „Brutto“

Die Summen des Belegs.

„Fällig am“, „Zahlung“, „Bezahlt am“

Zahlstand zum Zeitpunkt des Exports, z. B. „offen“, „teilweise bezahlt“, „bezahlt mit Skonto“, bei Gutschriften „ausgezahlt“.

„Versand“

E-Mail, Post oder Portal, wenn der Versand vermerkt ist.

„DATEV-Stapel“

Monat und Nummer des Stapels, in dem der Beleg übergeben wurde, z. B. „2026-10 (2)“.

Das Buch läuft nach Belegdatum, wie die Buchhaltung. Die Umsatzsteuer entsteht bei Soll-Versteuerung aber mit Ende des Leistungszeitraums. Deshalb steht der Leistungszeitraum in jeder Zeile; die Zuordnung zur Voranmeldung macht die Buchhaltung.

Die drei Formate

Excel

Kopf mit Buch, Gesellschaft, Zeitraum, Stand mit Uhrzeit und wer exportiert hat. Feste, fette Kopfzeile mit Filter, echte Datums- und Betragswerte, Summenzeile und darunter die Lücken im Nummernkreis.

PDF

A4 quer zum Ablegen und Drucken, mit Seitenzahlen, Summen und Lücken. Damit die Seite reicht, fehlen USt-IdNr., Netto und USt gesamt, Fälligkeit, Bezahlt am, Versand und DATEV-Stapel; der Zahlstand steht in der Spalte „Zahlung“.

CSV

Rohdaten ohne Summen, Semikolon als Trenner, Beträge und Daten im deutschen Format. Gedacht für den Steuerberater und für eine Prüfung, bei der das Finanzamt die Daten maschinell auswerten will.

Lücken im Nummernkreis

MOSI vergibt Nummern erst beim Festschreiben und ohne Lücken. Das Buch prüft trotzdem jeden Nummernkreis zwischen der kleinsten und der größten Nummer im Zeitraum und nennt jede fehlende Nummer, z. B. „Lücken im Nummernkreis: RE-2026-00042“. So fällt auf, wenn ein Beleg im Zeitraum fehlt, etwa weil er ein anderes Belegdatum hat.

• Geprüft werden nur eigene Nummern. Die Nummer, die ein Kunde seiner Gutschrift gegeben hat, zählt nicht.
• Eine Lücke zwischen zwei Zeiträumen zeigt erst ein Zeitraum, der beide umfasst.

Zusammenfassende Meldung

Rechnungen mit Reverse Charge an Unternehmen in einem anderen EU-Land meldest du dem Bundeszentralamt für Steuern. MOSI erstellt dafür eine CSV-Datei im Aufbau des BZSt-Portals. Menü „Optionen“ → „Zusammenfassende Meldung“ auf der Seite Rechnungen, Gesellschaft und Zeitraum wählen, „CSV“.

• Je USt-IdNr. des Kunden eine Zeile mit Länderkennzeichen, USt-IdNr., Betrag in vollen Euro und Art der Leistung „S“.
• Rechnungen und Stornos zählen nach Leistungsdatum, also nach dem Ende des Leistungszeitraums. Rechnungskorrekturen und Entgeltminderungen zählen nach ihrem Belegdatum.
• Abschlagsrechnungen im Bau kommen nicht in die Meldung; die Schlussrechnung meldet den vollen Betrag.
• Ergibt eine USt-IdNr. im Zeitraum 0 €, etwa Rechnung und Storno im selben Quartal, entfällt ihre Zeile.
• Für griechische Kunden setzt MOSI das Länderkennzeichen „EL“.

Hat ein Beleg mit Reverse Charge im Zeitraum keine USt-IdNr. des Kunden, sperrt MOSI den Export und sagt, wie viele Belege betroffen sind. Prüf die Datei außerdem vor dem ersten Hochladen einmal am BZSt-Portal.