Übergabe an die Buchhaltung (DATEV)

Wie du die festgeschriebenen Belege eines Monats als Buchungsstapel an DATEV oder ADDISON übergibst, was im Stapel steckt, welche Hindernisse eine Übergabe sperren und wie du einen Stapel zurücknimmst.

Stand: 26. Oktober 2026

Grundprinzip

In MOSI entstehen Rechnungen und Gutschriften, und MOSI kontiert sie beim Festschreiben. Gebucht wird in deinem Buchhaltungsprogramm, also in DATEV oder in einem Programm, das das DATEV-Format liest, etwa ADDISON. Die Übergabe bringt die Belege samt Personenkonten dorthin.

Übergeben wird je Gesellschaft und Monat. Maßgeblich ist das Belegdatum, nicht der Leistungszeitraum. Eine Rechnung vom 2. November für Fahrten im Oktober gehört in den Stapel für November.

Stapel: Eine ZIP-Datei mit allen noch nicht übergebenen Belegen eines Monats. MOSI hält fest, welche Belege darin stehen, wer ihn wann erzeugt hat und eine Prüfsumme der Datei. Du kannst ihn jederzeit erneut herunterladen, der Inhalt bleibt gleich.
Was hineinkommt: Alle festgeschriebenen Belege der Gesellschaft mit Belegdatum im Monat: Rechnungen, Stornorechnungen, Rechnungskorrekturen, Entgeltminderungen, Gutschriften des Kunden, Gutschriften an Subunternehmer und ihre Stornos. Dazu die freigegebenen Eingangsrechnungen des Monats.
Was draußen bleibt: Entwürfe und Belege in der Freigabe. Eine Gutschrift, der der Subunternehmer widersprochen hat, bleibt draußen, bis sie storniert ist; MOSI zeigt dazu einen Hinweis.

Jeder Beleg steht in genau einem Stapel. Wird nach einer Übergabe im selben Monat noch etwas festgeschrieben, entsteht ein zweiter Stapel für diesen Monat, und der enthält nur die neuen Belege.

Was vor der ersten Übergabe eingetragen sein muss

Die Angaben für die Buchhaltung trägst du in den Einstellungen der Abrechnung auf der Seite „Buchhaltung“ ein. Sie gelten je Gesellschaft.

„Beraternummer“: Die Nummer deines Steuerberaters bei DATEV, 4 bis 7 Ziffern. Ohne sie lässt sich nichts übergeben.
„Mandantennummer“: Die Nummer der Gesellschaft beim Steuerberater, 1 bis 5 Ziffern. Jede Gesellschaft hat ihre eigene.
„Sachkontenlänge“: Wie viele Stellen die Sachkonten haben, meist 4. Debitoren und Kreditoren haben eine Stelle mehr.
Debitorennummer: Am Kunden unter Abrechnung → Stammdaten → Kunden, Abschnitt „Buchhaltung“. Jede Rechnung braucht das Personenkonto ihres Kunden.
Kreditorennummer: Am Subunternehmer für Gutschriften und am Lieferanten für Eingangsrechnungen, beide unter Abrechnung → Stammdaten → Lieferanten.
Erlöskonten: Die Kontenfindung je Steuerfall und Erlösgruppe in den Einstellungen der Abrechnung, Seite „Erlöskonten“. Für Gutschriften das Aufwandskonto und die Steuerschlüssel auf der Seite „Gutschriften“.

Sachkontenlänge 4

Sachkonten: höchstens 4 Stellen, z. B. 8400
Debitoren: 5 Stellen, erste Ziffer 1 bis 6, also 10000 bis 69999
Kreditoren: 5 Stellen, erste Ziffer 7 bis 9, also 70000 bis 99999

Eine Debitorennummer 7012 oder 70120 passt nicht und sperrt die Übergabe.

Konten und Kostenstellen stehen ab dem Festschreiben am Beleg fest. Änderst du ein Erlöskonto in den Einstellungen, gilt das nur für Belege, die danach festgeschrieben werden. Die Übergabe rechnet nichts neu.

Einen Monat übergeben

Fenster öffnen
Abrechnung → Rechnungen oder Gutschriften, Menü „Optionen“ → „Übergabe an die Buchhaltung“. Beide Seiten öffnen dasselbe Fenster.
Gesellschaft wählen
Oben rechts, wenn du für mehrere Gesellschaften übergeben darfst. Darunter steht, für welchen Berater, welchen Mandanten und welche Kontenlänge der Stapel entsteht.
Monat prüfen
Die Ansicht „Monate“ zeigt je Monat die Zahl der Belege, wie viele davon noch offen sind und die Summen für Rechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen. Die Spalte „Status“ sagt, ob der Monat „Bereit“ ist.
„Übergeben“
Klick auf die Zeile eines Monats mit Status „Bereit“ oder Rechtsklick → „Übergeben“. MOSI fragt noch einmal nach, mit Zahl und Summen der Belege.
Datei an den Steuerberater geben
Die ZIP-Datei lädt sofort herunter, z. B. „DATEV-2026-10.zip“, ab dem zweiten Stapel eines Monats „DATEV-2026-10-2.zip“.

„Bereit“: Der Monat hat offene Belege und kein Hindernis.
„Übergeben“: Alle Belege des Monats stehen schon in einem Stapel.
„Wird übergeben“: Der Stapel entsteht gerade im Hintergrund.
„Einstellungen fehlen“: Der Gesellschaft fehlt Berater- oder Mandantennummer. Oben im Fenster führt „In den Einstellungen eintragen“ direkt dorthin.
Rotes Kennzeichen mit Belegnummer: Ein Beleg hat ein Hindernis, z. B. „RE-2026-00042: Debitorennummer fehlt“. Ein Klick darauf führt zum Kunden, Subunternehmer, Lieferanten oder zu den Einstellungen, wo es sich beheben lässt.

Bei vielen Belegen braucht der Stapel länger. Dann erscheint „wird übergeben“, und MOSI baut ihn im Hintergrund weiter. Sobald er fertig ist, bekommst du eine Meldung und die Datei lädt herunter, auch wenn du das Fenster inzwischen geschlossen hast. Für eine Gesellschaft läuft immer nur eine Übergabe zur Zeit. Ein Stapel fasst höchstens 10.000 Belege.

In der Belegliste siehst du in der Spalte „Buchhaltung“, an welchem Tag ein Beleg übergeben wurde. Der Filter „Nicht übergeben“ zeigt alle, die noch fehlen. Im Beleg selbst steht die Übergabe im Verlauf unter „An die Buchhaltung“.

Was im Stapel steckt

EXTF_Buchungsstapel_2026-10.csv: Die Buchungen im DATEV-Format (EXTF). Beim Profil „ADDISON (Text)“ steht hier stattdessen eine Textdatei „ADDISON_2026-10.txt“.
EXTF_Debitoren_Kreditoren_2026-10.csv: Die Personenkonten aller Belege im Stapel mit Name, Anschrift, USt-IdNr., Telefon und E-Mail, jeweils im Stand des jüngsten Belegs. Bei ADDISON heißt die Datei „EXTF_Debitoren_2026-10.CSV“.
Belegbuch_2026-10.csv: Eine kurze Liste aller Belege des Stapels für Excel: Nummer, Datum, Art, Personenkonto, Name, Leistungszeitraum, Netto, USt, Brutto, Fälligkeit.
Ordner „Belege“: Die PDF der Belege, benannt nach der Belegnummer, bei XRechnung zusätzlich die XML-Datei. Nur wenn in den Einstellungen „PDF mitgeben“ an ist.
Ordner „Eingangsrechnungen“: Das Original jeder freigegebenen Eingangsrechnung, unverändert als PDF oder E-Rechnung, benannt nach Kreditor und Rechnungsnummer. Liegt immer bei.

Fehlt die Datei eines Belegs in der Ablage, bricht MOSI den Stapel ab und meldet, welche Datei fehlt. Ein Stapel ohne Belegdatei entsteht nie.

Wie die Buchungen aussehen

Jeder Beleg wird zu einer oder mehreren Buchungen, immer mit dem Bruttobetrag. MOSI bildet je Beleg eine Buchung je Kombination aus Konto, Steuerschlüssel, Kostenstelle und Steuersatz. Alle Buchungen eines Belegs tragen dieselbe Belegnummer.

Rechnung: Debitor im Soll an Erlöskonto. Eine Stornorechnung bucht dasselbe im Haben.
Gutschrift an Subunternehmer: Aufwandskonto im Soll an Kreditor im Haben. Ihr Storno bucht umgekehrt.
Eingangsrechnung: Aufwandskonto im Soll an Kreditor im Haben, mit der Vorsteuer laut Rechnung.
„Belegfeld 1“ und „Belegfeld 2“: Die Belegnummer und die Fälligkeit.
„Leistungsdatum“: Das Ende des Leistungszeitraums, ohne Zeitraum das Belegdatum.
„Buchungstext“: Kürzel der Belegart und Name, höchstens 60 Zeichen: „RE“, „Storno RE“, „GS“, „Storno GS“, „GS Kunde“, „RK“ (Rechnungskorrektur), „EM“ (Entgeltminderung), „ER“ (Eingangsrechnung).
„KOST1“: Die Kostenstelle der Position.
„Festschreibung“: 1, wenn in den Einstellungen „Buchungen festschreiben“ an ist, sonst 0.

Rechnung RE-2026-00042 an Debitor 10042, Inland 19 %: Fracht 1.000,00 € auf Erlöskonto 8401, Wartezeit 200,00 € auf Erlöskonto 8402, beide Kostenstelle 100

Buchung 1: 1.190,00 € Soll, Konto 10042, Gegenkonto 8401, KOST1 100
Buchung 2: 238,00 € Soll, Konto 10042, Gegenkonto 8402, KOST1 100
Beide: Belegfeld 1 „RE-2026-00042“, Buchungstext „RE“ und Name des Kunden

Zusammen 1.428,00 €, genau das Brutto der Rechnung (1.200,00 € netto + 228,00 € USt).

Die Steuer eines Steuersatzes steht am Beleg. Verteilt sie sich auf mehrere Buchungen, rechnet MOSI sie anteilig und gibt einen Rundungscent an die größte Buchung. So ergibt die Summe immer genau den Bruttobetrag des Belegs. Hat der Dieselfloater ein eigenes Erlöskonto, wird er als eigene Buchung übergeben.

Erlöskonten wie 8400 (SKR03) sind in DATEV Automatikkonten. Dort bleibt der Steuerschlüssel leer, DATEV rechnet die Steuer selbst. Bei Gutschriften an Subunternehmer steht der Steuerschlüssel aus den Einstellungen der Abrechnung in jeder Buchung, z. B. 9 für 19 % Vorsteuer.

Hindernisse

Ein Stapel enthält immer alle offenen Belege eines Monats oder keinen. Hat ein einziger Beleg ein Hindernis, lässt sich der Monat nicht übergeben, bis es behoben ist. Diese Hindernisse prüft MOSI:

„Beraternummer fehlt“, „Mandantennummer fehlt“: Betrifft die ganze Gesellschaft. Die Nummern müssen außerdem nur aus Ziffern bestehen.
„Debitorennummer fehlt“, „Kreditorennummer fehlt“: Am Kunden, Subunternehmer oder Lieferanten nachtragen.
„… passt nicht zur Kontenlänge“: Ein Personenkonto oder Sachkonto hat zu viele oder zu wenige Stellen, oder ein Debitor beginnt mit 7, 8 oder 9.
„Position ohne Konto“: Für den Steuerfall und die Erlösgruppe der Position ist kein Erlöskonto eingetragen.
„Kein Steuerschlüssel für Reverse Charge“: Eine Gutschrift mit § 13b oder Reverse Charge braucht einen Steuerschlüssel. Er steht in den Einstellungen der Abrechnung, Seite „Gutschriften“.
„Kein Steuerschlüssel für 19 %“ und ähnlich: Eine Eingangsrechnung mit Steuer hat eine Position ohne Schlüssel der Vorsteuer.
„Positionen und Steuer ergeben …“: Die Positionen einer Eingangsrechnung ergeben nicht ihr Brutto, z. B. wegen eines Rabatts auf den ganzen Beleg. Passe die Positionen an der Eingangsrechnung an.
„Währung …“: Belege in einer anderen Währung als Euro kann MOSI noch nicht übergeben.
„Beleg ist älter als das Wirtschaftsjahr des Stapels“: Das Belegdatum liegt vor dem Beginn des Wirtschaftsjahrs, das zum Monat gehört.
„Die Datei wäre zu groß …“: Der Monat ist zu groß für einen Stapel.

Daneben gibt es Hinweise, die nicht sperren. Sie erscheinen in der Meldung nach der Übergabe, z. B. dass es für den Monat schon einen Stapel gibt oder dass Zeichen, die ANSI nicht kennt, durch „?“ ersetzt werden.

Nach der Übergabe

Ein übergebener Beleg lässt sich weiter stornieren. Die Stornorechnung hat ihr eigenes Belegdatum und kommt in den Stapel ihres Monats.
Wird im Oktober nach der Übergabe noch eine Rechnung mit Datum Oktober festgeschrieben, zeigt der Monat wieder „Bereit“. Der zweite Stapel enthält nur diese Rechnung.
Die Ansicht „Stapel“ listet alle bisherigen Stapel mit Monat, laufender Nummer, Anzahl der Belege, Summen, wer übergeben hat und Status. Ein Klick lädt die Datei erneut herunter.
Was in DATEV bezahlt wurde, holst du über „Zahlungen einlesen“ zurück nach MOSI.

Einen Stapel zurücknehmen

Wurde eine Datei in DATEV nicht eingespielt oder dort verworfen, kannst du den Stapel zurücknehmen. Die Belege werden dann wieder frei und lassen sich erneut übergeben.

Ansicht „Stapel“ wählen
Im Fenster „An die Buchhaltung übergeben“ oben rechts.
Rechtsklick auf den Stapel → „Zurücknehmen“
Geht nur beim letzten Stapel eines Monats. Gibt es für Oktober die Stapel 1 und 2, nimmst du zuerst Stapel 2 zurück.
Grund eintragen
Pflicht, mindestens drei Zeichen. Der Stapel bleibt in der Liste mit Status „Zurückgenommen“, Person, Tag und Grund.

Ist der Stapel festgeschrieben („Buchungen festschreiben“ war an), lassen sich die Buchungen in DATEV nicht mehr ändern. MOSI verlangt dann zusätzlich die Bestätigung „In DATEV nicht importiert bzw. dort storniert“. Nimmst du einen Stapel zurück, der in DATEV gebucht ist, stehen die Belege nach der nächsten Übergabe doppelt in der Buchhaltung.

DATEV, ADDISON und ADDISON (Text)

Welches Programm die Kanzlei nutzt, stellst du je Gesellschaft unter „Buchhaltungsprogramm“ ein.

„DATEV“: Buchungsstapel und Personenkonten im DATEV-Format EXTF. Die Vorgabe.
„ADDISON“: Derselbe Buchungsstapel, nur mit anderen Dateinamen. Für Kanzleien, deren ADDISON eine abweichende Einstellung braucht, gibt es Abweichungen: Zeichensatz, Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen, Format des Belegdatums, Beginn des Wirtschaftsjahrs, Sachkontenlänge, Debitorenbereich, Spalten weglassen und Spaltenreihenfolge. Bis die Kanzlei einen Probe-Stapel importiert hat und du „Probe-Import der Kanzlei bestätigt“ einschaltest, steht im Fenster „ADDISON ungeprüft“.
„ADDISON (Text)“: Eine Textdatei im Aufbau eines älteren Systems, für Kanzleien mit eingerichtetem ASCII-Import. Eine Zeile je Beleg, Erlöskonto und Kostenstelle mit dem Bruttobetrag, ohne Steuerschlüssel. Die Personenkonten gehen weiter als EXTF-Datei mit.

Mit „ADDISON (Text)“ gelten strengere Regeln, weil ADDISON die Steuer aus dem Erlöskonto ableitet:

Nur Belege mit Steuerfall Inland 19 %. Für andere Steuerfälle fehlen eigene Konten, sie sperren die Übergabe.
Jede Position braucht eine Kostenstelle. Transporte mit Fremdfahrzeug bekommen die „Kostenstelle Fremdfahrzeuge“ aus den Erlöskonten-Einstellungen.
Jede Rechnung braucht den Schlüssel ihrer Zahlungsbedingung („Schlüssel in der Buchhaltung“ an der Vorlage der Zahlungsbedingung unter Verwaltung → Finanzen). Ohne ihn lässt sich die Rechnung schon nicht festschreiben.
Eingangsrechnungen bucht die Kanzlei direkt in ADDISON. Sind welche in MOSI freigegeben, sperren sie den Stapel, bis die Freigabe zurückgenommen ist.

Archivpaket

Unabhängig von der Übergabe kannst du alle Belege eines Jahres als ZIP herunterladen, etwa zum Aufbewahren außerhalb von MOSI. Menü „Optionen“ → „Archivpaket“, Gesellschaft und Jahr wählen. Zur Wahl stehen die letzten zehn Jahre, vorbelegt ist das Vorjahr.

Alle festgeschriebenen Rechnungen und Gutschriften als PDF, bei XRechnung mit XML.
Die Gutschriften der Kunden und die Eingangsrechnungen des Jahres im Original.
Rechnungsausgangsbuch und Gutschriftenbuch des Jahres als CSV.
Eine index.xml nach dem Beschreibungsstandard, damit eine Prüfsoftware die beiden Bücher einlesen kann.

Übergabe und Archivpaket brauchen das Recht „Übergabe an die Buchhaltung“ der Gesellschaft: Lesen zum Ansehen und Herunterladen, Anlegen zum Übergeben, Löschen zum Zurücknehmen. Jeder Export steht im Protokoll.

Übergabe an die Buchhaltung (DATEV)

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