Lieferscheine aus dem Partnerportal prüfen

Wofür es das gibt

Fährt ein Subunternehmer für dich, hat oft sein Fahrer den Lieferschein. Statt ihn per Post oder Mail nachzureichen, lädt der Subunternehmer ihn im Partnerportal hoch, direkt an der richtigen Tour. Du musst nur noch prüfen, ob er passt.

Ein hochgeladener Lieferschein gilt erst nach deiner Prüfung als Lieferschein des Auftrags. Bis dahin liegt er getrennt und ist am Auftrag nicht zu sehen.

Was der Subunternehmer sieht

• Im Portal unter „Lieferscheine“ stehen die erledigten Touren auf seinen Fahrzeugen aus den letzten 180 Tagen.
• Je Tour steht, ob der Lieferschein vorliegt, zur Prüfung bereitliegt, abgelehnt wurde oder fehlt. Als vorliegend zählt eine Tour, sobald am Auftrag ein Dokument der Art „Lieferschein“ hängt.
• Über „Lieferschein hochladen“ hängt er eine Datei an, als PDF, JPG oder PNG mit höchstens 20 MB. Dazu kann er die Lieferschein-Nr. angeben, wie sie auf dem Schein steht.
• Wurde ein Lieferschein abgelehnt, sieht er den Grund und lädt einen neuen hoch.

Den Zugang zum Portal schaltest du je Ansprechpartner am Subunternehmer frei. Ohne Freischaltung kann niemand hochladen.

Lieferscheine prüfen

Sobald etwas zu prüfen ist, steht in der Leistungserfassung oben rechts „Vom Subunternehmer“ mit der Zahl der offenen Lieferscheine, etwa „Vom Subunternehmer (4)“. Lädt ein Subunternehmer etwas hoch, erscheint der Knopf sofort, ohne dass du die Seite neu lädst.

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   „Vom Subunternehmer“ öffnen

   Es öffnet sich „Lieferscheine aus dem Partnerportal“. Links die offenen Lieferscheine mit „Tour“ (Tag und Auftragsnummer), „Subunternehmer“ und „Lieferschein-Nr.“, rechts die Datei des gewählten.

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   Datei mit dem Auftrag vergleichen

   Prüfe, ob der Schein zur Tour passt und ob Nummer, Tag, Material und Menge stimmen. Daneben stehen der Subunternehmer und die Person, die hochgeladen hat.

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   „Übernehmen“ oder „Ablehnen“

   „Übernehmen“ unten im Fenster gilt für den gewählten Lieferschein. Über Rechtsklick auf eine Zeile erreichst du beide Aktionen.

Ist ein Lieferschein entschieden, verschwindet er aus der Liste, und der nächste ist gewählt. Ist alles geprüft, schließt sich das Fenster, und der Knopf in der Leistungserfassung verschwindet.

Was „Übernehmen“ bewirkt

• Die Datei hängt als Dokument der Art „Lieferschein“ am Auftrag. Du findest sie über Rechtsklick → „Dokumente“.
• Hat der Subunternehmer eine Lieferschein-Nr. angegeben, steht sie als Nummer am Dokument.
• Im Portal steht die Tour danach als vorliegend.
• Mit dem angehängten Lieferschein kannst du ihn später zusammen mit der Rechnung an den Kunden schicken.

„Übernehmen“ ändert die Lieferschein-Nr. des Auftrags nicht. Weicht die Nummer auf dem Schein von der am Auftrag ab, korrigierst du sie selbst in der Tabelle der Leistungserfassung.

Ablehnen

Passt der Lieferschein nicht, etwa weil er zu einer anderen Tour gehört oder unleserlich ist, wählst du „Ablehnen“. MOSI fragt „Warum passt der Lieferschein nicht?“. Der Grund ist Pflicht, zum Beispiel „Schein gehört zur Tour vom 14.10., bitte dort hochladen“.

Der Subunternehmer sieht den Grund im Portal, und die Tour steht für ihn wieder als fehlend da. Die abgelehnte Datei behält MOSI nicht.

Wer prüfen darf

Prüfen darf, wer Aufträge der Logistik ändern und Dokumente der Logistik anlegen darf, für die Gesellschaft des Auftrags. Du siehst nur Lieferscheine zu Aufträgen der Gesellschaften, für die du dieses Recht hast.