Rechnung stornieren

Wann ein Storno der richtige Weg ist

Eine festgeschriebene Rechnung ändert MOSI nie und löscht sie auch nicht. Ist sie falsch, hebst du sie mit einer Stornorechnung auf. Die Stornorechnung ist ein eigener Beleg mit allen Beträgen negativ. Rechnung und Storno bleiben beide erhalten.

Storno

Die ganze Rechnung ist falsch: falscher Empfänger, doppelt abgerechnet, die Leistung entfällt, oder so viel ist falsch, dass du lieber neu rechnest. Storniert wird immer die ganze Rechnung.

Rechnungskorrektur

Nur ein Teil war zu hoch, etwa eine Menge oder ein Preis. Die Rechnung bleibt gültig und wird um die Differenz gemindert.

Das Wort „Gutschrift“ ist für das Gutschriftverfahren reserviert. Deshalb heißt der Gegenbeleg einer Rechnung in MOSI „Stornorechnung“, der einer Gutschrift an einen Subunternehmer „Storno-Gutschrift“.

Eine Rechnung stornieren

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   Rechnung öffnen

   Abrechnung → Rechnungen → Belege, die festgeschriebene Rechnung anklicken.

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   „Stornieren“ wählen

   Über „⋯“ unten im Beleg.

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   Grund angeben

   Unter „Grund“ eine Auswahl: „Falscher Preis“, „Falsche Menge“, „Falscher Empfänger“, „Doppelt abgerechnet“, „Leistung entfällt“ oder „Sonstiges“. Bei „Sonstiges“ ist die Beschreibung Pflicht, sonst optional.

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   Korrigierten Entwurf wählen

   Der Schalter „Korrigierte Rechnung als Entwurf anlegen“ ist an. Lass ihn an, wenn die Leistung neu berechnet werden soll.

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   „Stornieren“

   MOSI legt die Stornorechnung an, schreibt sie sofort fest und öffnet sie. Geht der Kunde per E-Mail, öffnet sich gleich das Versandfenster.

Schick die Stornorechnung auch an den Kunden. Solange er sie nicht hat, gilt die Umsatzsteuer der aufgehobenen Rechnung als geschuldet.

Was auf der Stornorechnung steht

• Eine eigene Nummer aus dem Nummernkreis der Rechnungen. Die Storno-Gutschrift bekommt ihre Nummer aus dem Kreis der Gutschriften.
• Als Datum der Tag des Stornos, nie rückdatiert. Der Leistungszeitraum ist der der aufgehobenen Rechnung.
• Unter der Überschrift „zur Rechnung RE-… vom …“, rechts „Storno zu Rechnung“ mit Nummer und Datum.
• Alle Positionen der Rechnung mit negativer Menge und negativem Betrag, unten der „Stornobetrag“.
• Der Hinweis „Diese Stornorechnung hebt die Rechnung … vom … vollständig auf.“
• Steuerfall, Format, Briefpapier, Kürzel und Bestellnummer wie die Rechnung. Eine E-Rechnung geht als Storno mit Bezug auf die Rechnung.

Was mit den Aufträgen passiert

Mit dem Storno sind die Aufträge der Rechnung nicht mehr abgerechnet. Die Sperre am Auftrag fällt weg, du kannst ihn wieder bearbeiten, und sein Preis folgt wieder dem Tarif.

Mit korrigiertem Entwurf

MOSI legt einen neuen Entwurf an den gleichen Kunden an, mit allen Aufträgen, freien Positionen, Texten und dem Briefpapier der aufgehobenen Rechnung. Er öffnet sich gleich. Du korrigierst, was falsch war, und schreibst ihn wie jede Rechnung fest; er bekommt eine neue Nummer.

Ohne korrigierten Entwurf

Die Aufträge stehen wieder unter „Abzurechnen“ und kommen mit dem nächsten Abrechnen auf eine Rechnung. Das passt, wenn die Leistung entfällt oder an einen anderen Kunden geht.

Im Entwurf steht unter den Angaben „Ersetzt“ mit der Nummer der aufgehobenen Rechnung. An der aufgehobenen Rechnung steht „Storniert durch“, und „Stornorechnung … öffnen“ unter „⋯“ führt zum Storno.

Storno mit Vier-Augen-Prüfung

Ist für die Gesellschaft die „Vier-Augen-Prüfung“ an, gilt sie auch für den Storno. Der Knopf im Fenster heißt dann „Storno beantragen“.

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   Beantragen

   Die Rechnung bleibt gültig und zeigt oben „Storno beantragt von …“ mit Grund.

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   Freigeben

   Eine andere Person mit dem Recht zum Stornieren öffnet die Rechnung und klickt „Storno freigeben“. Erst dann entsteht die Stornorechnung, auf Wunsch mit dem korrigierten Entwurf.

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   Oder zurückweisen

   Die andere Person wählt unter „⋯“ „Storno zurückweisen“. Wer den Antrag gestellt hat, kann ihn mit „Stornoantrag zurückziehen“ selbst beenden.

Wer den Storno beantragt hat, kann ihn nicht selbst freigeben.

Storno einer bezahlten Rechnung

War die Rechnung schon ganz oder teilweise bezahlt, trägt die Stornorechnung das gezahlte Geld als „Guthaben“ des Kunden. Schreibst du den korrigierten Entwurf fest, verrechnet MOSI das Guthaben damit. Auf dem PDF steht dann „Bereits bezahlt (Rechnung RE-…)“, und offen ist nur der Rest.

Hast du die 238,00 € überwiesen, markierst du das an der Stornorechnung unter „⋯“ mit „Als erstattet markieren“, für mehrere Stornos auch in der Belegliste per Rechtsklick. Ohne korrigierte Rechnung ist das ganze Guthaben als Rückzahlung offen.

Grenzen

• Nur festgeschriebene Belege lassen sich stornieren. Einen Entwurf löschst du mit „Entwurf löschen“; dabei wird keine Nummer verbraucht.
• Ein Storno lässt sich nicht stornieren und nicht zurücknehmen. Ist er ein Fehler, stellst du die Rechnung neu aus.
• Hat die Rechnung gültige Rechnungskorrekturen, storniere zuerst diese.
• Eine Rechnungskorrektur, deren Erstattung schon ausgezahlt ist, lässt sich nicht stornieren. Für eine neue Forderung stellst du eine neue Rechnung.
• Eine Abschlagsrechnung, die eine Teil- oder Schlussrechnung schon absetzt, lässt sich nicht stornieren.
• Eine Gutschrift des Kunden ist sein Beleg. Vor der Übergabe an die Buchhaltung nimmst du sie mit „Erfassung zurücknehmen“ zurück, danach klärst du es mit dem Kunden.
• Eine schon an die Buchhaltung übergebene Rechnung lässt sich stornieren. Der Storno kommt mit der nächsten Übergabe.