Kunden in der Abrechnung: Rechnungsempfänger pflegen

Wofür die Seite da ist

Eine Rechnung braucht vom Kunden mehr als Name und Anschrift: Steuerangaben, Zahlungsbedingungen, Rechnungsadressen und das Format. Diese Angaben pflegt die Buchhaltung, nicht die Disposition. Deshalb gibt es unter Abrechnung → Stammdaten → Kunden eine eigene Sicht auf alle Kunden, an die die Gesellschaften Rechnungen schreiben.

Der Kunde ist derselbe Datensatz wie in Logistik oder Bau. Was du hier änderst, sieht auch die Disposition. Umgekehrt zeigt der Kunde in der Logistik unter „Abrechnung“ nur eine Zusammenfassung mit dem Hinweis, dass die Buchhaltung die Angaben in der Abrechnung pflegt.

Subunternehmer und Lieferanten der Eingangsrechnungen stehen nicht hier, sondern unter Abrechnung → Stammdaten → Lieferanten. Ein Partner, der beides ist, steht in beiden Listen.

Die Liste

Name, Kundennr., Debitor

Name, Kundennummer und die Debitorennummer für die Buchhaltung.

Ort, USt-IdNr.

Zum schnellen Unterscheiden gleichnamiger Kunden.

Auch

„Subunternehmer“, wenn der Partner zugleich für dich fährt.

Offen

Offener Betrag aus festgeschriebenen Rechnungen.

Umsatz

Umsatz im laufenden Jahr.

Die Suche findet Name, Nummer oder Ort. Hast du Rechte in mehreren Gesellschaften, grenzt die Auswahl oben die Liste auf eine Gesellschaft ein. Du siehst nur Kunden der Gesellschaften, deren Rechnungen du lesen darfst.

Was du am Kunden pflegst

Ein Klick öffnet den Kunden mit den Seiten der Buchhaltung. Seiten der Fachbereiche wie Orte oder Transportarten fehlen hier.

Allgemein

Name, Kundennummer, Status und unter „Einordnung“ der Schalter „Bauleistender (§ 13b UStG)“ mit „Bescheinigung gültig bis“.

Anschrift

Hauptanschrift und, unter „Rechnungsanschrift“, die „Abweichende Rechnungsanschrift“, etwa wenn die Buchhaltung des Kunden woanders sitzt. Ist sie ausgefüllt, steht sie auf der Rechnung.

Steuern & Recht

„USt-IdNr.“, „Steuernummer“, „Steuerliche Behandlung“ sowie Registergericht und Registernummer.

Abrechnung → Zahlung

Zahlungsbedingung mit Zahlungsziel und Skonto, Zahlungsart mit SEPA-Mandat, Debitorennummer, „Abweichendes Erlöskonto“, Währung, Kreditlimit und Mahnsperre.

Abrechnung → Rechnungsversand

Versandweg, Empfänger, Format, Rhythmus und Aufteilung, Pflichtangaben, Anhänge und Aufbau der Rechnung.

Belege

Alle Rechnungen und Gutschriften an diesen Partner.

Ansprechpartner

Wer beim Kunden wofür zuständig ist. Wer „Bekommt Rechnungen“ hat, steht beim Versand in Kopie, solange „Ansprechpartner in Kopie“ an ist.

Verlauf

Jede Änderung mit Person und Uhrzeit.

Was eine Rechnung vom Kunden braucht

Fehlt am Kunden etwas, zeigt der Entwurf einen Hinweis. Festschreiben geht erst, wenn er behoben ist. Ein Klick auf den Hinweis öffnet den Kunden an der richtigen Stelle.

„Anschrift des Kunden unvollständig“

Straße, PLZ und Ort müssen da sein, aus der Rechnungsanschrift oder der Hauptanschrift.

„USt-IdNr. des Kunden fehlt (Reverse Charge)“

Steuerfall Reverse Charge ohne USt-IdNr.

„Währung …: Rechnungen gibt es vorerst nur in EUR“

Am Kunden ist unter „Zahlung“ eine andere Währung eingetragen.

„Kunde rechnet selbst ab (keine Rechnung)“

Versandweg „Gutschriftsverfahren“. Statt einer Rechnung erfasst du seine Gutschrift.

Dazu kommen die Hindernisse der E-Rechnung, etwa eine fehlende Leitweg-ID bei XRechnung, und ab 2028 eine PDF-Rechnung an ein Unternehmen im Inland.

Bis zum Festschreiben folgt ein Entwurf dem Kunden. Mit dem Festschreiben hält MOSI Anschrift und Steuerangaben am Beleg fest. Korrigierst du danach die Anschrift, bleibt die festgeschriebene Rechnung, wie sie ist; ist sie falsch, hilft nur ein Storno.

Ist der Kunde eine Person ohne USt-IdNr. und ohne Steuernummer, behandelt MOSI ihn als Privatperson. Für ihn gilt die E-Rechnungspflicht nicht, und die Rechnung trägt den Hinweis, dass er 30 Tage nach Fälligkeit auch ohne Mahnung in Verzug kommt.

Einen Empfänger nur für die Abrechnung anlegen

Nicht jeder Rechnungsempfänger ist ein Kunde der Disposition, etwa ein Mieter einer Halle oder ein Käufer eines gebrauchten Fahrzeugs. Für solche Empfänger legst du einen Kunden direkt in der Abrechnung an.

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   „Neuer Kunde“

   Oben rechts auf der Seite Kunden. Alternativ in „Neue Rechnung“, wenn die Suche nach dem Empfänger nichts findet.

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   Angaben eintragen

   Name, Anschrift und Steuerangaben. Die Kundennummer vergibt MOSI aus dem Nummernkreis, wenn du das Feld leer lässt.

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   Rechnungsversand prüfen

   Neue Kunden stehen auf Versand per E-Mail. Trage unter „Rechnung an“ die Adresse ein.

Ein so angelegter Kunde gehört dem Bereich Abrechnung. Er erscheint nicht in den Kundenlisten von Logistik und Bau.

Kunde und Subunternehmer zugleich

• Fährt ein Kunde auch für dich, wählst du in der Liste per Rechtsklick „Als Subunternehmer abrechnen“. Er bekommt die Rolle Subunternehmer dazu; Gutschriftvereinbarung, Kreditor und Zahlungsziel pflegst du dann unter Stammdaten → Lieferanten.
• Schreibst du einem Subunternehmer eine Rechnung, bekommt derselbe Partner eine Kundennummer im Bereich Abrechnung. Anschrift und Steuerdaten bleiben dieselben.
• Öffnest du einen Kunden, der auch Subunternehmer ist, zeigt er zusätzlich die Seite „Gutschriften“.

Kunden und Gesellschaften

Jeder Kunde gehört einer Gesellschaft deiner Organisation. Andere Gesellschaften können ihm nur Rechnungen schreiben, wenn er für sie freigegeben ist. In „Neue Rechnung“ stehen deshalb nur Kunden, die die gewählte Gesellschaft nutzen darf.