Mahnwesen einrichten: Stufen, Gebühren, Zinsen

Grundprinzip

MOSI mahnt Rechnungen an Kunden, je Gesellschaft. Gemahnt wird in einem Mahnlauf, den du selbst startest; MOSI verschickt nie von sich aus. Je Kunde entsteht ein Schreiben mit allen seinen fälligen Rechnungen dieser Gesellschaft. Jede Rechnung darin hat ihre eigene Stufe.

Grundlage ist der Zahlstand. Offen ist, was nach Zahlungen, Verrechnetem, Skonto und Rechnungskorrekturen noch fehlt. Eine Teilzahlung mindert also den gemahnten Betrag. Deshalb lohnt es sich, Zahlungen vor einem Mahnlauf einzulesen.

Mahngebühr, Verzugszinsen und Pauschale stehen nur auf dem Schreiben. MOSI legt dafür keine eigene Forderung und keine Buchung an, und sie gehen nicht an die Buchhaltung.

Wo du es einstellst

Abrechnung → Rechnungen → Optionen → „Einstellungen“ → „Mahnwesen“. Die Werte gelten für die gewählte Gesellschaft. Der Schalter „Mahnwesen“ ganz oben schaltet Mahnläufe für sie ein oder aus. Jede Änderung speichert MOSI beim Verlassen des Feldes.

Ohne eigene Einstellungen gilt die Vorgabe von MOSI:

Stufe 1: Zahlungserinnerung

7 Tage nach der Fälligkeit, ohne Gebühr, 7 Tage Frist.

Stufe 2: 1. Mahnung

14 Tage nach der Zahlungserinnerung, 5,00 € Gebühr, 7 Tage Frist.

Stufe 3: 2. Mahnung

14 Tage nach der 1. Mahnung, 10,00 € Gebühr, 7 Tage Frist.

Weiteres

Mahngebühren für Firmenkunden und Verbraucher an, Verzugszinsen aus, Pauschale aus, „Mahnen ab“ 5,00 €.

Stufen

Es gibt eine bis fünf Stufen. Jede hat einen Namen, einen Abstand in Tagen, eine Gebühr, eine neue Zahlungsfrist („Tage Frist“) und einen Text. Der Text steht auf dem Schreiben über der Tabelle der Rechnungen. Mit „Stufe hinzufügen“ kommt eine weitere dazu, über den Papierkorb entfernst du eine; die letzte bleibt immer.

• Der Abstand der ersten Stufe zählt ab der Fälligkeit der Rechnung.
• Der Abstand jeder weiteren Stufe zählt ab dem Tag, an dem das Schreiben der vorigen Stufe versendet wurde.
• Nur versendete Schreiben zählen. Ein erstelltes, nie verschicktes Schreiben mahnt nicht.
• Ist die letzte Stufe erreicht, kommt die Rechnung in keinen weiteren Lauf.

Unter „Mahnen ab“ legst du einen Mindestbetrag fest. Rechnungen, bei denen weniger offen ist, bleiben im Mahnlauf draußen.

Mahngebühren

Ein Schreiben trägt die Gebühr der höchsten Stufe, die eine seiner Rechnungen erreicht. Ob Gebühren anfallen, schaltest du getrennt für „Mahngebühren für Firmenkunden“ und „Mahngebühren für Verbraucher“.

Als Verbraucher gilt ein Kunde, der als Person angelegt ist und weder USt-IdNr. noch Steuernummer hat. Alle anderen sind Firmenkunden. Im Schreiben steht es unter „Kunde“.

Verzugszinsen

Mit dem Schalter „Verzugszinsen“ und der Wahl „ab“ einer Stufe rechnet MOSI Zinsen auf jede Rechnung, die diese Stufe erreicht. Der Satz ist der Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte bei Firmenkunden und plus 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern.

• Der Verzug beginnt mit dem Zugang der ersten versendeten Mahnung, angenommen am dritten Tag nach dem Versand, spätestens aber 30 Tage nach der Fälligkeit.
• Gezählt wird taggenau ab dem Tag nach dem Verzugsbeginn bis zum Datum des Schreibens, mit einem Jahr zu 365 Tagen.
• Jedes Halbjahr rechnet mit dem Basiszinssatz, der dann galt. MOSI holt die Sätze selbst.

Fehlt der Basiszinssatz für das laufende Halbjahr, lässt sich ein Mahnlauf mit eingeschalteten Zinsen nicht ausführen. Fehlt nur ein älterer Satz für den Zeitraum einer einzelnen Rechnung, bleibt nur diese Rechnung draußen, und die Vorschau nennt sie. Mit einem veralteten Satz rechnet MOSI nie.

Pauschale 40 €

Mit dem Schalter „Pauschale 40 €“ und der Wahl „ab“ einer Stufe fordert das Schreiben je Rechnung einmal 40,00 € nach § 288 Abs. 5 BGB. Das gilt nur für Firmenkunden, nie für Verbraucher, und für jede Rechnung nur ein einziges Mal, auch über mehrere Schreiben.

Die Pauschale wird auf Mahnkosten angerechnet. Ist sie für eine Rechnung des Schreibens gefordert, jetzt oder in einem früheren Schreiben, fällt für dieses Schreiben keine Mahngebühr an.

Rechnungen und Kunden ausnehmen

Eine Mahnsperre hält eine Rechnung oder alle Rechnungen eines Kunden bis einschließlich zu einem Tag aus jedem Mahnlauf heraus, etwa während einer Reklamation oder bei vereinbarter Ratenzahlung.

An einer Rechnung

Rechnung öffnen, über „⋯“ → „Mahnsperre setzen“, „Gesperrt bis“ und „Grund“ eintragen, „Sperren“. Im Beleg steht dann „Mahnsperre bis …“. „Mahnsperre aufheben“ nimmt sie zurück.

Am Kunden

Kunde → Abrechnung → „Risiko“ → Schalter „Mahnsperre“, dazu „Gesperrt bis“ und „Grund“.

Außerdem bleiben von selbst draußen: bezahlte und stornierte Rechnungen, Rechnungen, denen der Kunde widersprochen hat, und Rechnungen mit einem erstellten, noch nicht versendeten Schreiben.

Was du an der Rechnung siehst

• In der Belegliste zeigt der Zustand einer offenen Rechnung „Erinnert“ nach der ersten Stufe und danach „Gemahnt (Stufe 2)“ usw.
• Im Beleg stehen unter „Mahnwesen“ alle Schreiben mit Stufe, Betrag, Datum und ob sie erstellt, versendet oder storniert sind.
• Ein Sicherheitseinbehalt bei Bau-Rechnungen ist erst ab seiner Freigabe und seiner eigenen Fälligkeit offen. Für ihn beginnen die Stufen ab der Freigabe neu.