Zahlungen aus der Buchhaltung einlesen

Wofür

Die Buchhaltung weiß, welche Rechnungen bezahlt sind. Statt jede Zahlung in MOSI noch einmal von Hand einzutragen, liest du eine Datei aus dem Buchhaltungsprogramm ein. MOSI ordnet jede Zeile einem Beleg zu, zeigt dir vorher, was sich ändert, und übernimmt erst, wenn du bestätigst. Die Buchhaltung ist dabei führend: übernommen wird, was die Datei sagt.

Du findest den Import unter Abrechnung → Rechnungen bzw. Gutschriften → Optionen → „Zahlungen einlesen“. Der Eintrag erscheint nur, wenn du in mindestens einer Gesellschaft Zahlungen erfassen darfst. Eingelesen wird immer für eine Gesellschaft; bei mehreren wählst du sie oben im Fenster.

Zwei Arten von Listen

MOSI erkennt an den Spaltennamen, welche Art von Liste du hochlädst. Unter „Art der Liste“ kannst du umschalten, falls die Erkennung danebenliegt.

Zahlungen

Jede Zeile ist eine Zahlung mit Betrag und Tag. Sie kommt zum Zahlstand des Belegs dazu. Ohne Datum der Zahlung nimmt MOSI die Zeile nicht an.

Offene Posten

Jede Zeile ist ein noch offener Beleg mit seinem Restbetrag zu einem „Stichtag“. Belege, die bis zum Stichtag an die Buchhaltung übergeben wurden und in der Liste fehlen, gelten als bezahlt.

Offene Posten wertet MOSI nur für die Seite aus, die in der Liste vorkommt. Enthält die Liste nur Kunden, bleiben die Gutschriften an Subunternehmer unberührt, und umgekehrt.

Schritt für Schritt

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   Datei hineinziehen

   CSV, Excel (XLSX) oder ein DATEV-Export, höchstens 20 MB. Einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF) erkennt MOSI an der Kopfzeile und liest Datumsangaben ohne Jahr mit dem Zeitraum des Stapels.

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   Spalten prüfen

   Pflicht sind „Belegnummer“ und „Betrag“, dazu „Datum“ und „Personenkonto“. Übliche Namen wie „Belegfeld 1“, „Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz)“, „Belegdatum“ oder „Gegenkonto“ ordnet MOSI von selbst zu. Ändert sich eine Zuordnung, merkt MOSI sie sich für diese Gesellschaft.

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   Bei offenen Posten: Stichtag und Richtung

   „Stichtag“ ist Pflicht. Unter „Offene Posten der Kunden“ stellst du ein, ob deine Buchhaltung offene Rechnungen positiv (Soll) oder negativ (Haben) führt. Auch das merkt sich MOSI je Gesellschaft.

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   Vorschau lesen

   Je Beleg steht „Bisher“, „Neu“ und ein „Hinweis“. Darüber fasst eine Zeile zusammen, wie viele Zeilen es sind, wie viele sich ändern und wie viele keinen Beleg haben.

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   „Übernehmen“

   Der Knopf zeigt, wie viele Belege sich ändern. Danach meldet ein Hinweis, wie viele übernommen wurden und wie viele Zeilen ohne passenden Beleg blieben.

Wird gesetzt

Der Zahlstand des Belegs ändert sich.

Unverändert

Die Datei sagt nichts Neues über den Beleg.

Kein Beleg

Zur Nummer gibt es in dieser Gesellschaft keinen Beleg, etwa weil er aus der Zeit vor MOSI stammt.

Ausgelassen

MOSI bucht bewusst nichts und nennt den Grund, zum Beispiel „Storniert“ oder „Mehr als offen“.

Fehler

Die Zeile ist nicht lesbar, etwa ohne Datum der Zahlung.

Wie MOSI zuordnet

• Über die Belegnummer, ohne Rücksicht auf Schreibweise: „RE-2026-00012“ und „re 2026 00012“ sind dieselbe Nummer.
• Auch die Nummer einer Gutschrift des Kunden passt, also die Nummer, unter der der Kunde seine Gutschrift geschrieben hat.
• Ein anderes Personenkonto als am Beleg ist nur ein Hinweis („Konto … statt …“), denn die Konten in der Buchhaltung können anders nummeriert sein.
• Passt eine Nummer auf mehrere Belege, etwa weil zwei Kunden dieselbe eigene Gutschriftnummer verwenden, entscheidet das Personenkonto. Ohne eindeutiges Konto bucht MOSI nichts und schreibt „bitte prüfen“ dazu.
• Stornierte Belege, Stornorechnungen und Gutschriften mit Widerspruch lässt MOSI aus.

Zahlungsliste: nichts doppelt

Eine Zahlung mit demselben Betrag am selben Tag zählt nie zweimal. Liest du dieselbe Datei versehentlich noch einmal ein, ändert sich nichts. Eine von Hand erfasste Zahlung gilt schon bei gleichem Betrag als dieselbe, auch an einem anderen Tag, weil von Hand meist der Tag der Erfassung eingetragen ist und nicht der Tag der Buchung.

• Gegenbuchungen mit anderem Vorzeichen mindern den Zahlstand.
• Brächte die Datei mehr als offen ist, bucht MOSI nichts und schreibt „Mehr als offen (…): bitte prüfen, nicht gebucht“.
• Ergeben mehrere Zeilen zusammen genau eine von Hand erfasste Zahlung, bucht MOSI ebenfalls nicht und bittet um Prüfung. Das können echte Teilzahlungen sein oder dieselbe Zahlung noch einmal.
• Skonto erkennt MOSI wie beim Erfassen von Hand: Zahlung in der Frist, genau um den Skonto weniger. In der Vorschau steht dann „mit Skonto“.

Offene Posten zum Stichtag

Bei einer Liste offener Posten steht nur, was noch offen ist. Den Unterschied zum Betrag des Belegs bucht MOSI als Zahlung zum Stichtag. Was fehlt, gleicht ein Posten bis zum vollen Betrag aus.

• Nur Belege, die bis zum Stichtag an die Buchhaltung übergeben wurden, können in der Liste fehlen, weil sie bezahlt sind. Noch nicht übergebene bleiben offen; die Vorschau nennt ihre Zahl.
• Ob die Buchhaltung beim Ausgleich Skonto gebucht hat, ist aus einer Liste offener Posten nicht zu erkennen. Der Ausgleich zählt deshalb als Zahlung.
• Ein Posten in der Gegenrichtung ist ein Guthaben, also eine Überzahlung. Die Vorschau nennt Anzahl und Summe.
• Ergäben die meisten Posten der Kunden ein Guthaben, ist fast immer „Offene Posten der Kunden“ falsch eingestellt. MOSI warnt dann und fragt vor dem Übernehmen noch einmal nach.

Teile eine Liste offener Posten nie in mehrere Dateien. Was in einem Teil fehlt, weil es im anderen steht, würde MOSI als bezahlt werten.

Große Bestände: Bereich von Personenkonten

Ein Abgleich offener Posten umfasst höchstens 20.000 offene Belege. Darüber bricht MOSI mit einem Hinweis ab. Dann gibst du unter „Personenkonten von“ und „bis“ einen Bereich an, zum Beispiel von 10000 bis 19999, und liest die Liste aus der Buchhaltung für genau diesen Bereich ein.

• Mit Bereich gelten nur Belege als bezahlt, deren Personenkonto im Bereich liegt. Zeilen zu Belegen außerhalb bleiben unverändert.
• Maßgeblich ist das Konto, mit dem der Beleg an die Buchhaltung übergeben wurde, nicht das heutige Konto am Kunden.
• Belege ohne Konto oder mit einem Konto, das nicht nur aus Ziffern besteht, gehören zu keinem Bereich und werden mit Bereich nie als bezahlt gewertet.
• Führende Nullen zählen nicht: 010000 ist 10000.
• MOSI prüft nicht, ob die Datei wirklich für denselben Bereich ausgegeben wurde. Das liegt bei dir.

Rückgängig machen

Bevor du eine Datei wählst, zeigt das Fenster unter „Letzte Importe“ die bisherigen Importe der Gesellschaft mit Datei, Art, Stichtag und Zahl der geänderten Belege. Über „Rückgängig“ in der Zeile nimmst du einen Import zurück. MOSI löscht genau die Zahlungen, die dieser Import angelegt hat, und rechnet die Belege neu.

• Nur der jüngste Import der Gesellschaft lässt sich zurücknehmen. Sonst erst den jüngeren.
• Belege, deren Zahlungen inzwischen von Hand ersetzt wurden, bleiben, wie sie sind. Das Fenster sagt vorher, wie viele das sind.
• Ist ein betroffener Beleg inzwischen storniert, geht Rückgängig nicht.
• Betrifft der Import auch Gutschriften, brauchst du das Recht für Zahlungen auf beiden Seiten.
• Der Import bleibt in der Liste mit „Zurückgenommen“.