E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung

Welche Formate MOSI ausgibt, wie das Format eines Kunden zustande kommt, was eine XRechnung zusätzlich braucht und ab wann PDF-Rechnungen an Unternehmen gesperrt sind.

Stand: 26. Oktober 2026

Die drei Formate

Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einer festen, maschinenlesbaren Form, sodass das Buchhaltungsprogramm des Kunden sie ohne Abtippen übernimmt. MOSI kennt drei Formate je Kunde:

PDF: Die klassische Rechnung, nur zum Lesen. Keine E-Rechnung.
ZUGFeRD: Ein PDF, in dem die Daten als Datei „factur-x.xml“ stecken (Profil EN 16931). Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Das passt für Firmenkunden in Deutschland.
XRechnung: Nur die Daten als XML-Datei (Version 3.0.2), ohne PDF. Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern, meist mit Leitweg-ID.

Alle drei Formate entstehen aus denselben Daten. Rechnen musst du dafür nichts anders. Auch Stornorechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften an Subunternehmer gibt MOSI im jeweiligen Format aus.

Welches Format ein Kunde bekommt

Das Format stellst du am Kunden ein: Abrechnung → Stammdaten → Kunden → Kunde öffnen → Abrechnung → Rechnungsversand, Abschnitt „Format“. Ohne eigene Wahl steht dort „Automatisch (…)“, und MOSI schlägt vor:

Leitweg-ID eingetragen
XRechnung.
Firma mit Sitz in Deutschland
ZUGFeRD.
Alle anderen
PDF, etwa Privatpersonen und Kunden im Ausland.

Wählst du „XRechnung (öffentliche Auftraggeber)“, erscheint darunter das Feld „Leitweg-ID“, z. B. 991-12345-67. Die bekommst du vom öffentlichen Auftraggeber.

Das Format zählt beim Festschreiben. Bis dahin folgt ein Entwurf dem Kunden; danach bleibt der Beleg in seinem Format, auch wenn du es am Kunden änderst. Ein Storno hat immer das Format der Rechnung, die er aufhebt.

Was eine E-Rechnung zusätzlich braucht

Eine E-Rechnung hat strengere Pflichtfelder als ein PDF. Fehlt etwas, zeigt der Entwurf einen Hinweis. Das Festschreiben ist dann gesperrt; ein Klick auf den Hinweis führt dorthin, wo du ihn behebst.

SEPA-Lastschrift (ZUGFeRD und XRechnung): „Kein aktives SEPA-Mandat“ am Kunden bzw. „Gläubiger-ID der Gesellschaft fehlt“.
XRechnung mit Überweisung: „Bankverbindung der Gesellschaft fehlt (XRechnung)“: die IBAN der Gesellschaft muss hinterlegt sein.
XRechnung: Ansprechpartner: „Telefon für E-Rechnungen fehlt“ bzw. „E-Mail für E-Rechnungen fehlt“. Siehe nächster Abschnitt.
XRechnung: Adresse des Kunden: „Leitweg-ID oder Rechnungsadresse des Kunden fehlt (XRechnung)“: eines von beiden muss da sein.
§ 13b an Kunden: Bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers braucht die E-Rechnung eine Kennung des Kunden: USt-IdNr. oder Handelsregisternummer.

Ansprechpartner der Gesellschaft

Jede ZUGFeRD- und XRechnung nennt einen Kontakt des Ausstellers. Die XRechnung verlangt Name, Telefon und E-Mail. Du trägst sie ein unter Abrechnung → Rechnungen → „Optionen“ → „Einstellungen“ → „E-Rechnung“, je Gesellschaft.

Ansprechpartner: Name oder Abteilung, z. B. „Buchhaltung“. Leer: „Buchhaltung“.
Telefon: Leer: das Telefon der Gesellschaft.
E-Mail: Leer: die Rechnungs-E-Mail der Gesellschaft. Sie ist zugleich die elektronische Adresse, unter der der Kunde uns erreicht.

Ab wann PDF an Unternehmen nicht mehr geht

Rechnungen an Unternehmen im Inland müssen nach einer Übergangszeit E-Rechnungen sein. MOSI prüft das bei jedem Kunden mit Format „PDF“, der eine Firma in Deutschland ist. Privatpersonen und Kunden im Ausland betrifft es nicht.

Bis Ende 2027: Nur ein Hinweis am Entwurf: „Format PDF: Ab 2027 … bzw. 2028 müssen wir Unternehmen im Inland E-Rechnungen schicken“. Festschreiben geht.
Ab 1. Januar 2028: Ein Hindernis. Eine PDF-Rechnung an ein Unternehmen im Inland lässt sich nicht mehr festschreiben, bis du am Kunden ZUGFeRD oder XRechnung wählst.
Schon ab 2027: Wenn in den Einstellungen unter „E-Rechnung“ der Schalter „Mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr“ an ist. Dann gilt die Sperre für diese Gesellschaft ab 1. Januar 2027.

Ob deine Gesellschaft über 800.000 € liegt, weiß MOSI nicht. Den Schalter setzt du selbst, je Gesellschaft.

Dateien und Versand

Beim Festschreiben legt MOSI PDF und, bei ZUGFeRD und XRechnung, die XML-Datei ab. Beide bleiben danach unverändert.
Im festgeschriebenen Beleg unter „⋯“: „PDF herunterladen“ und „E-Rechnung (XML) herunterladen“.
Per Mail geht bei XRechnung die XML-Datei raus, sonst das PDF.
Im Kundenportal stehen PDF und E-Rechnung zum Abruf bereit, wenn der Zugang die Freigabe „Rechnungen“ hat.

In die Daten nimmt MOSI je Position Lieferschein, Material, Ladestelle und Lieferstelle mit, außerdem den Dieselfloater als Zuschlag an der Position, das Skonto und, bei verrechnetem Guthaben aus einem Storno, den schon bezahlten Betrag. Die Einheiten übersetzt MOSI in die Codes der Norm, etwa t in TNE und Std. in HUR; unbekannte Einheiten gehen als Stück.

MOSI verschickt E-Rechnungen per Mail. Einen Versand über Peppol oder einen automatischen Upload in Portale wie ZRE oder OZG-RE gibt es noch nicht; dort lädst du die XML-Datei selbst hoch und vermerkst den Versand am Beleg.