Einstellungen der Abrechnung

Wo du die Einstellungen findest

Die Einstellungen gelten je Gesellschaft. Jede Gesellschaft, die Rechnungen schreibt, hat ihre eigenen Nummern, Konten und Texte. Es gibt zwei Wege dorthin, beide zeigen dieselben Einstellungen:

Abrechnung → Rechnungen oder Gutschriften

Menü „Optionen“ → „Einstellungen“. Es öffnet sich das Fenster „Einstellungen der Abrechnung“ mit den Seiten links. So kommt die Buchhaltung hin, ohne Zugang zur Verwaltung zu haben.

Verwaltung → Finanzen

Alle Abschnitte untereinander, unter den Vorgaben der Organisation.

Darfst du Einstellungen mehrerer Gesellschaften sehen, wählst du die Gesellschaft oben rechts. Jede Änderung speichert sofort bzw. sobald du ein Feld verlässt, und du siehst „Gespeichert“. Ändern darf nur, wer das Recht „Einstellungen der Abrechnung“ mit „Ändern“ für die Gesellschaft hat; alle anderen sehen die Werte nur.

Fehlen der Gesellschaft Pflichtangaben für Rechnungen, stehen sie ganz oben auf der Seite „Rechnungen“, z. B. „Anschrift der Gesellschaft fehlt“ oder „Steuernummer oder USt-IdNr. der Gesellschaft fehlt“. Ein Klick auf „Beheben“ führt zur Gesellschaft. Ohne diese Angaben lässt sich keine Rechnung festschreiben. Belege gibt es bisher nur für Gesellschaften in Deutschland.

Rechnungen

„Vier-Augen-Prüfung“

An: Eine Person reicht den Entwurf ein, eine andere gibt ihn frei und schreibt fest. Aus: Wer das Recht hat, schreibt Entwürfe direkt fest. Gilt für Rechnungen und Gutschriften der Gesellschaft. Vorgabe ist aus.

„Bau: Fracht und Maut auf die Rechnung“

Nur bei Gesellschaften mit Bau. An: Fracht und Maut vom Bedarf stehen als eigene Positionen unter der Fuhre. Aus: Die Fuhre wird nur mit dem Preis des Bedarfs berechnet. Am Bauauftrag lässt sich das abweichend einstellen.

„Abweichung bei Gutschriften des Kunden“

Eine Grenze in Prozent und eine in Euro. Weicht die Gutschrift eines Kunden, der selbst abrechnet, stärker von unseren Beträgen ab, reicht eine Person sie ein und eine zweite erfasst sie. Leer heißt keine Grenze.

„Jahr in der Nummer“

An: Die Nummer enthält das Jahr und beginnt jedes Jahr wieder bei 1. Aus: Die Nummer läuft über alle Jahre fort.

„Rechnungsnummer“

„Präfix“ (bis 12 Zeichen), „Stellen“ (3 bis 8) und „Nächste Nummer“. Darüber zeigt MOSI, wie die nächste Nummer aussieht.

Die nächste Nummer setzt du beim Umstieg aus einem anderen Programm, damit MOSI dort weiterzählt. Sie darf nie unter einer Nummer liegen, die schon vergeben ist. Mehr dazu im Artikel über Nummernkreise.

Kürzel

Das Kürzel steht fett unter den Kopfangaben der Rechnung. Eine Dokumentensoftware, etwa ein DMS oder eine Scan-Lösung, erkennt daran, zu welchem Bereich der Beleg gehört, und legt ihn passend ab. In der Belegliste gibt es dafür eine eigene Spalte.

„Logistik“

Für Rechnungen aus Aufträgen der Logistik, z. B. „LO“.

„Bau“

Für Rechnungen aus Aufträgen des Bau, z. B. „BA“.

„Freie Rechnungen“

Für Rechnungen ohne Fachbereich.

Ein Kürzel hat höchstens 8 Zeichen, MOSI schreibt es in Großbuchstaben. Es wird am Beleg festgehalten und lässt sich im Entwurf ändern. Die Zeilen für Logistik und Bau erscheinen nur, wenn die Gesellschaft den Fachbereich nutzt.

Schneller geht es per Rechtsklick auf die Gesellschaft in der Belegliste → „Standardkürzel festlegen“. Das ersetzt alle Kürzel der Gesellschaft, auch die je Fachbereich, und setzt das neue Kürzel an allen offenen Entwürfen, Rechnungen wie Gutschriften. Belege in der Freigabe und festgeschriebene behalten ihr Kürzel.

Texte

„Einleitung“ steht über den Positionen, „Schlusstext“ darunter, jeweils bis 1.000 Zeichen. Beide sind ein Vorschlag für neue Entwürfe. Am einzelnen Entwurf kannst du sie ändern; bestehende Entwürfe und festgeschriebene Rechnungen ändern sich nicht mit.

Erlöskonten

Die Erlöskonten legen fest, auf welches Konto die Buchhaltung den Umsatz einer Position bucht. Die Seite ist ein Raster: je Steuerfall eine Zeile, je Erlösgruppe eine Spalte.

Steuerfälle

„Inland, 19 %“, „EU, Reverse Charge“, „Inland § 13b“, „Drittland, nicht steuerbar“, „Steuerfrei“.

„Fracht“

Transporte mit eigenen Fahrzeugen. Maut und Mindermengenzuschlag folgen dem Transport.

„Fracht Fremdfahrzeug“

Transporte mit Fremdfahrzeug bzw. Subunternehmer. Ohne eigenen Eintrag gilt das Konto der Fracht.

„Nebenleistungen“

Diverse Artikel wie Wartezeit oder Reinigung. Welche Erlösgruppe ein Artikel hat, steht am Artikel unter „Erlösgruppe“.

„Sonstiges“

Alles andere, etwa freie Positionen ohne Diversen Artikel. Nimmst du einen Artikel, gilt dessen Erlösgruppe.

„Dieselfloater“

Ein eigenes Konto für den Dieselfloater. Er wird dann als eigene Buchung übergeben, die Fracht ohne ihn.

Leere Felder füllt MOSI mit einem Vorschlag nach dem Kontenrahmen der Gesellschaft. Der Vorschlag gilt je Steuerfall für alle Erlösgruppen gleich. Willst du Fracht und Nebenleistungen getrennt sehen, trägst du eigene Konten ein.

Für „Inland § 13b“ macht MOSI keinen Vorschlag, das Konto ist aber Pflicht: Ohne Eintrag lässt sich kein Beleg mit diesem Steuerfall festschreiben. Üblich sind SKR03 8337 bzw. SKR04 4337.

Ein Kunde kann ein „Abweichendes Erlöskonto“ haben (Kunde → Abrechnung → „Buchhaltung“), etwa für Rechnungen an verbundene Unternehmen. Es gilt nur im Steuerfall Inland und geht dann der Kontenfindung vor; der Dieselfloater bleibt auf seinem eigenen Konto.

„Kostenstelle Fremdfahrzeuge“ unter dem Raster gilt für Transporte mit Fremdfahrzeug bzw. Subunternehmer. Transporte mit eigenen Fahrzeugen bekommen die Kostenstelle des Fahrzeugs.

MOSI hält Konto, Steuerschlüssel und Kostenstelle beim Festschreiben an jeder Position fest. Eine spätere Änderung der Erlöskonten wirkt nur auf Belege, die danach festgeschrieben werden.

Gutschriften an Subunternehmer

„Präfix der Gutschriften“

Gutschriften zählen in einem eigenen Nummernkreis, Vorgabe „GS-“. Stellen und Jahr folgen den Rechnungen, also z. B. GS-2026-00001.

„Aufwandskonto“

Konto, auf dem die Buchhaltung Gutschriften als Fremdleistung bucht. Leer gilt der Vorschlag 3100 (SKR03) bzw. 5900 (SKR04). Ein Konto am Subunternehmer geht vor.

„Aufwandskonto Dieselfloater“

Für den Dieselfloater auf Gutschriften. Leer gilt das Aufwandskonto.

„Steuerschlüssel …“ je Steuerfall

Die Kennziffer, mit der DATEV die Steuer der Buchung rechnet. Vorschlag für Inland ist 9 (19 % Vorsteuer). Für Reverse Charge, Inland § 13b und Ausland § 13b gibt es keinen Vorschlag; ohne Schlüssel lässt sich eine solche Gutschrift nicht an die Buchhaltung übergeben. Die Schlüssel nennt dein Steuerberater.

„Bauleistung: …“

Je Einsatzart im Bau ein Schalter: „Regie (Std.)“, „Einsatz (Tag)“, „Transport (Fuhre)“, „Transport (t)“. Eingeschaltete Arten zählen als Bauleistung, mit Folgen für Bauabzugsteuer und § 13b. Vorgabe: Regie und Einsatz an, reine Transporte aus.

Auf der Seite „Gutschriftvereinbarung“ steht der Text, den Subunternehmer im Partnerportal bestätigen. Ohne eigenen Text gilt die Vorlage von MOSI. Die Platzhalter {auftraggeber} und {subunternehmer} setzt MOSI beim Anzeigen ein. Schon bestätigte Vereinbarungen behalten ihren Text.

Kostenarten der Eingangsrechnungen

Freigegebene Eingangsrechnungen gehen ins Controlling. Mit welcher Kostenart, legst du je Aufwandskonto fest. Ohne Eintrag landen sie unter „Sonstiges“. An der einzelnen Position der Eingangsrechnung lässt sich die Kostenart noch ändern.

1. 1
   Unter „Konto hinzufügen“ das Aufwandskonto eintragen

   z. B. 4530

2. 2
   Kostenart wählen

   „Kraftstoff“, „Maut“, „Reparatur und Wartung“, „Versicherung“, „Leasing und Abschreibung“, „Kfz-Steuer“, „Fremdleistung“, „Personal“ oder „Sonstiges“. Die Zeile ist damit gespeichert.

Weitere Seiten

„Briefpapier“

Briefbögen der Gesellschaft als PDF, je Zweck einer: Rechnungen und Gutschriften, Mahnungen, Angebote, Ausschreibungen, Lieferscheine und Regieberichte, Gutschriftvereinbarung.

„Mahnwesen“

Mahnstufen mit Abstand, Gebühr, Frist und Text, dazu Verzugszinsen und Pauschale.

„E-Rechnung“

„Ansprechpartner“, „Telefon“ und „E-Mail“ für ZUGFeRD und XRechnung. Ohne Eintrag gelten Telefon und Rechnungs-E-Mail der Gesellschaft; fehlen beide, lässt sich keine XRechnung festschreiben. Dazu der Schalter „Mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr“, der PDF-Rechnungen an Unternehmen im Inland schon ab 2027 sperrt.

„Buchhaltung“

„Beraternummer“, „Mandantennummer“, „Sachkontenlänge“, „Diktatkürzel“, „Buchungen festschreiben“, „PDF mitgeben“ und „Buchhaltungsprogramm“. Alles für die Übergabe an DATEV oder ADDISON.

Vorgaben der Seite „Buchhaltung“

Sachkontenlänge 4, „Buchungen festschreiben“ aus (der Steuerberater schreibt beim Monatsabschluss selbst fest), „PDF mitgeben“ an, Programm DATEV. Berater- und Mandantennummer stehen an der Gesellschaft; änderst du sie hier, ändern sie sich dort mit.