Eingangsrechnungen

Überblick

Unter Abrechnung → Eingangsrechnungen landen alle Rechnungen, die deine Gesellschaften bekommen: Diesel, Werkstatt, Material, Miete und Rechnungen von Subunternehmern, die nicht im Gutschriftverfahren abgerechnet werden. Jede Rechnung durchläuft vier Stände.

In Prüfung

Hochgeladen und gelesen. Hier ordnest du den Lieferanten zu und kontierst.

Zur Freigabe

Kontiert und eingereicht. Eine zweite Person gibt frei oder lehnt ab.

Freigegeben

Geht in die nächste Übergabe an die Buchhaltung und zählt als Kosten im Controlling. Nach der Übergabe steht dort „Übergeben“.

Abgelehnt

Bleibt mit Grund im Buch, geht aber nicht an die Buchhaltung.

Der Reiter „Zu bearbeiten“ zeigt alles in Prüfung und zur Freigabe, „Alle“ das ganze Eingangsrechnungsbuch. Ein Klick auf eine Zeile öffnet links das Original und rechts die Prüfmaske.

Hochladen

1. 1
   „Hochladen“ wählen oder Dateien hineinziehen

   Du kannst mehrere Dateien auf einmal in die Liste ziehen. Erlaubt sind XRechnung, ZUGFeRD und PDF bis 20 MB je Datei.

2. 2
   Gesellschaft wählen

   Nur wenn du für mehrere Gesellschaften hochladen darfst. Die Rechnung gehört danach zu dieser Gesellschaft.

3. 3
   MOSI liest die Rechnung

   Ein Hinweis sagt, welche Rechnung von welchem Lieferanten gelesen wurde. Die Rechnung öffnet sich direkt.

XRechnung und ZUGFeRD

MOSI übernimmt Kopf, Positionen und Steuer vollständig aus den Daten. Bei ZUGFeRD zählen die eingebetteten Daten, nicht das Bild des PDFs.

PDF ohne Daten

MOSI sucht im Text nach Nummer, Datum, Fälligkeit, Leistungszeitraum, Beträgen, USt-IdNr. und IBAN. Daraus entsteht eine Position mit dem Nettobetrag. Weitere Positionen fügst du mit „Position“ hinzu.

• Dieselbe Datei nimmt MOSI je Gesellschaft nur einmal an: „Diese Datei ist schon im Buch“.
• Das Original liegt unverändert und verschlüsselt in der Ablage. Du lädst es jederzeit über „Original herunterladen“ herunter.
• Eine eigene Eingangs-Mailadresse und den Empfang über Peppol gibt es noch nicht.

Lieferant zuordnen

MOSI sucht den Lieferanten unter den Lieferanten, die die Gesellschaft nutzen darf: zuerst über die USt-IdNr., dann über den genauen Namen. Archivierte Lieferanten zählen nicht.

• Gefunden: Name und Nummer stehen in der Gruppe „Lieferant“. Mit „Anderer Lieferant“ wählst du einen anderen.
• Nicht gefunden: Such ihn im Feld „Lieferant suchen“ oder lege ihn mit „Aus der Rechnung anlegen“ an. MOSI übernimmt dann Name, Anschrift, USt-IdNr. und Steuernummer aus der Rechnung. Die IBAN übernimmt MOSI erst mit der bestätigten Freigabe.

Unter „Rechnung“ stehen zum Vergleich die Angaben, wie sie auf der Rechnung stehen: „Lieferant laut Rechnung“ und „Empfänger laut Rechnung“, jeweils mit USt-IdNr.

Was MOSI prüft

Oben in der Prüfmaske stehen die Hinweise. Rot markierte verhindern das Einreichen, die übrigen kannst du bewusst übergehen.

„Lieferant fehlt“

Verhindert das Einreichen.

„Diese Rechnung ist schon im Buch“

Gleiche Rechnungsnummer beim selben Lieferanten. Verhindert das Einreichen.

„Rechnungsnummer fehlt“, „Rechnungsdatum fehlt“, „Beträge fehlen“

Verhindern das Einreichen.

„Nicht jede Position ist kontiert“

Jede Position braucht ein Konto. Verhindert das Einreichen.

Reine Hinweise

Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Lieferanten fehlt; Netto und Steuer ergeben nicht den Bruttobetrag; die Positionen ergeben nicht den Nettobetrag; die Rechnung ist an eine andere Firma adressiert; § 13b, aber trotzdem Umsatzsteuer berechnet; Gutschrift bzw. Rechnungskorrektur des Lieferanten.

Kopfangaben wie Nummer, Datum und Beträge stehen in der Prüfmaske nur zum Lesen. Hat MOSI sie aus einem PDF nicht erkannt, lässt sich die Rechnung nicht einreichen. Am verlässlichsten liest MOSI E-Rechnungen; bitte den Lieferanten im Zweifel um XRechnung oder ZUGFeRD.

Kontieren

In „Positionen und Kontierung“ bekommt jede Position ein Konto und auf Wunsch Kostenstelle, Fahrzeug und Kostenart. MOSI schlägt Konto und Kostenstelle vor: aus dem Lieferanten, sonst aus seiner letzten Rechnung an dieselbe Gesellschaft.

„Konto“

Aufwandskonto der Position, z. B. 4530.

„Kostenstelle“

Für die Auswertung im Controlling.

„Fahrzeug“

Nur eigene Fahrzeuge der Gesellschaft. Eine Werkstattrechnung landet so bei den Kosten des Fahrzeugs.

„Kostenart“

Leer gilt die Kostenart, die in den Einstellungen der Abrechnung für das Konto hinterlegt ist, sonst „Sonstiges“.

Bei mehreren Positionen setzt du Konto und Kostenstelle mit „Konto für alle“ (Eingabe mit Enter) und „Kostenstelle für alle“ in einem Schritt.

Einreichen und freigeben

1. 1
   „Zur Freigabe“

   Geht erst, wenn kein rot markierter Hinweis mehr offen ist.

2. 2
   Zweite Person öffnet die Rechnung

   Die Freigabe macht nie die Person, die eingereicht hat. Wer selbst eingereicht hat, sieht „wartet auf die Freigabe durch eine zweite Person“.

3. 3
   „Freigeben“ oder „Ablehnen“

   Ablehnen braucht einen Grund, z. B. „falsch adressiert“. Die Rechnung bleibt mit dem Grund im Buch.

„Zurück in die Prüfung“

Holt eine Rechnung aus der Freigabe zurück, um etwas zu ändern.

„Ablehnung zurücknehmen“

Holt eine abgelehnte Rechnung zurück in die Prüfung.

„Freigabe zurücknehmen“

Nur solange die Rechnung noch nicht an die Buchhaltung übergeben ist.

„Löschen“

Nur in der Prüfung und nur, wenn die Rechnung nie freigegeben oder abgelehnt war, etwa bei einer falsch hochgeladenen Datei. Rechnung und Original werden endgültig entfernt.

Abweichende IBAN

Eine neue Bankverbindung auf einer Rechnung ist ein bekannter Betrugsweg. MOSI vergleicht deshalb die IBAN der Rechnung mit der hinterlegten des Lieferanten.

IBAN weicht ab

Die IBAN auf der Rechnung ist eine andere als am Lieferanten.

Noch keine IBAN hinterlegt

Mit der Freigabe speichert MOSI die IBAN der Rechnung am Lieferanten.

IBAN kürzlich geändert

Die IBAN am Lieferanten wurde in den letzten 30 Tagen geändert.

In allen drei Fällen fragt „Freigeben“ nach: Häkchen bei „IBAN beim Lieferanten geprüft“ und ein Grund, etwa „Bankwechsel telefonisch mit Herrn Maier bestätigt“. Bestätigung und Grund stehen im Verlauf der Rechnung.

Frag beim Lieferanten auf einem Weg nach, den du schon kennst, nie über Telefonnummer oder Mail auf der Rechnung. Bestätigen und freigeben darf in diesen Fällen nicht, wer den Lieferanten in den letzten 30 Tagen angelegt, seine IBAN geändert, die Rechnung hochgeladen oder ihr den Lieferanten zugeordnet hat.

Nach der Freigabe

• Buchhaltung: Freigegebene Rechnungen gehen mit der nächsten „Übergabe an die Buchhaltung“ des Monats an DATEV, samt Original. Danach sind sie festgeschrieben. Übergibt eine Gesellschaft an ADDISON (Text), gehen ihre Eingangsrechnungen nicht über MOSI; die Kanzlei bucht sie direkt.
• Controlling: Jede Position zählt netto als Kosten, mit Kostenstelle und Fahrzeug. Als Datum gilt das Ende des Leistungszeitraums, sonst das Rechnungsdatum. Ist der Lieferant vom Controlling ausgenommen, zählt die Rechnung dort nicht.
• Zahlung: Fälligkeit und Skonto stehen an der Rechnung. Einen Zahlstand, eine Liste „Zu zahlen“ oder einen Zahlungsvorschlag gibt es für Eingangsrechnungen derzeit nicht.

Subunternehmer können ihre Rechnungen derzeit nicht im Partnerportal hochladen. Wer seine Subunternehmer per Gutschrift abrechnet, nutzt dafür Abrechnung → Gutschriften.

Rechnungen von Subunternehmern abgleichen

Rechnet ein Subunternehmer selbst ab (am Subunternehmer unter „Abrechnung“: „Eigene Rechnung“ ab einem Tag), gleicht MOSI seine Rechnung gegen seine Fuhren ab. Erkannt wird er über den Lieferanten bzw. die USt-IdNr. der Rechnung; sonst wählst du ihn in der Prüfmaske unter „Abgleich mit Fuhren“.

• MOSI ordnet jeder Position die Fuhre zu: sicher über die Lieferschein-Nr., sonst über Tag und Menge, wenn genau eine Fuhre passt. Von Hand wählst du die Fuhre in der Spalte „Fuhre in MOSI“.
• Je Position steht der Stand: Passt, Abweichung (Menge, Preis bzw. Betrag gegen den Einkaufspreis am Auftrag), Kein Einkaufspreis, Fehlt in MOSI oder Ohne Auftrag.
• Positionen ohne Fuhre wie Maut oder Wartezeit markierst du über das Menü der Zeile als „Ohne Auftrag“; dann verschwindet der Hinweis.
• Darunter stehen die Fuhren des Subunternehmers im Zeitraum, die die Rechnung nicht berechnet („In MOSI erfasst, nicht berechnet“).
• Alles sind Hinweise: Die Freigabe entscheidet die zweite Person. Mit der Freigabe gelten die zugeordneten Fuhren als abgerechnet; Freigabe zurücknehmen bzw. Ablehnen gibt sie wieder frei.
• Fuhren eines Subunternehmers, der selbst abrechnet, schreibt MOSI ab dem Tag nicht mehr gut. Gutschrift und eigene Rechnung schließen sich je Zeitraum aus.

PDF mit MOSI KI lesen

Ist MOSI KI gebucht und „Eingangsrechnungen lesen“ eingeschaltet, liest MOSI eine PDF ohne E-Rechnung mit allen Positionen, je Position auch Lieferschein-Nr. und Tag. Das kostet eine Einheit je angefangene drei Seiten. E-Rechnungen liest MOSI ohne KI. Kann die KI nicht lesen, gilt der Weg ohne KI und die Einheiten werden zurückgebucht.