Rechnungen versenden: E-Mail, Post und Portal

Grundprinzip

Versenden kannst du nur festgeschriebene Belege. Wie ein Beleg rausgeht, steht am Kunden: Versandweg, Empfänger, Format und Anhänge. Beim Festschreiben hält MOSI Format und Versandweg am Beleg fest. Eine spätere Änderung am Kunden wirkt erst auf die nächsten Belege.

Jeder Beleg merkt sich, ob und wie er rausging. In der Belegliste zeigt die Spalte „Versand“ „per Mail“, „per Post“ oder „im Portal“; noch nicht versendete sind markiert. Der Filter „Zu versenden“ zeigt genau diese.

Versandweg und Empfänger am Kunden

Du stellst den Versand unter Abrechnung → Stammdaten → Kunden ein: Kunde öffnen → Abrechnung → Rechnungsversand. Jedes Feld speichert sofort.

E-Mail

MOSI schickt die Rechnung an feste Rechnungsadressen, mit Anhängen. Das ist die Vorgabe für neue Kunden.

Post

MOSI erstellt das PDF zum Drucken. Du druckst, versendest und vermerkst den Versand.

Gutschriftsverfahren

Der Kunde rechnet selbst ab. MOSI stellt dann keine Rechnung aus, sondern du erfasst seine Gutschrift.

Lieferantenportal

Du lädst die Rechnung im Portal des Kunden hoch, etwa Coupa oder SAP Ariba. MOSI lädt nicht selbst hoch, merkt sich aber „Portal“ und „Adresse“ und erinnert dich über den Vermerk am Beleg.

Bei „E-Mail“ erscheint der Abschnitt „Empfänger“:

Rechnung an

Eine oder mehrere Adressen, z. B. rechnung@kunde.de. Ungültige Adressen bleiben rot markiert und werden nicht gespeichert.

Kopie an

Weitere Adressen in Kopie.

Ansprechpartner in Kopie

Alle Ansprechpartner des Kunden mit „Bekommt Rechnungen“ stehen zusätzlich in Kopie, ohne Doppelte und nicht, wenn sie schon unter „Rechnung an“ stehen. Für neue Kunden an.

Steht unter „Rechnung an“ nichts, kannst du einzeln trotzdem versenden, musst die Adresse aber im Versandfenster eintragen. Der Sammelversand überspringt solche Belege mit „Keine Empfänger am Kunden hinterlegt“.

Lieferscheine und andere Belege mitschicken

Im Abschnitt „Anhänge“ legst du fest, welche Belege aus den Aufträgen mit der Rechnung rausgehen. Zur Wahl stehen „Abliefernachweis“, „CMR-Frachtbrief“, „Lieferschein“ und „Wiegeschein“. MOSI nimmt dafür die Dateien dieser Art, die an den Aufträgen der Rechnung hängen.

Einzeln

Die Rechnung und je Beleg eine eigene Datei.

„In einer PDF zusammenfassen“

Bei einer reinen PDF-Rechnung stehen Rechnung und Belege in einer Datei. Bei ZUGFeRD oder XRechnung bleibt die Rechnung eine eigene Datei, die Belege kommen zusammen in eine zweite PDF „Belege-RE-….pdf“.

• Fotos (JPG, PNG, WebP, HEIC) verkleinert MOSI vorher auf höchstens A4 mit 200 dpi.
• Fehlt an einem Auftrag ein Beleg, der laut Kunde mitgehen soll, zeigt der Beleg den Hinweis „Belege fehlen beim Versand: …“ mit den Aufträgen. Sonst fiele die Datei still weg.
• Belege gehen nur mit, wenn du die Dokumente der Aufträge sehen darfst.

„Leistungsnachweis“ lässt sich am Kunden zwar wählen, geht derzeit aber nicht mit, weil es in der Dokumentenablage noch keine Art dafür gibt.

Per E-Mail versenden

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   Festschreiben

   Geht der Kunde per E-Mail, öffnet sich gleich danach das Versandfenster. Später erreichst du es im Beleg über „Versenden“.

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   Empfänger prüfen

   „An“ und „CC“ sind mit den Adressen vom Kunden vorbelegt. Du kannst Adressen ergänzen oder entfernen. Diese Änderung gilt nur für diesen Versand, am Kunden bleibt alles, wie es war.

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   Anhänge prüfen

   Das Fenster zeigt die Dateien mit Größe. Mit dem Schalter „Belege mitschicken“ nimmst du die Belege laut Kunde mit oder lässt sie weg. „Kopie an mich“ schickt dir dieselbe Mail.

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   „Senden“

   Danach steht am Beleg „Versendet per Mail“ mit Datum und den Empfängern.

Jede Adresse bekommt eine eigene Mail mit Betreff „Rechnung RE-2026-00042 – Name der Gesellschaft“. Die Mail nennt Nummer, Datum, Betrag und Fälligkeit, damit sie auch ohne Anhang einzuordnen ist. Antwortet der Kunde, geht die Antwort an die E-Mail-Adresse der Gesellschaft.

PDF und ZUGFeRD

Anhang ist das PDF (bei ZUGFeRD mit den Daten darin).

XRechnung

Anhang ist die XML-Datei. Sie ist die Rechnung, ein PDF ist nur eine Ansicht davon.

Per Mail gehen höchstens 18 MB Anhang. Wird es mehr, warnt das Fenster vorher und MOSI sendet nicht. Schicke dann ohne Belege oder verkleinere die Dateien an den Aufträgen.

Ein schon versendeter Beleg lässt sich mit „Erneut versenden“ noch einmal schicken. Zwei Personen können denselben Beleg nicht gleichzeitig versenden: Läuft ein Versand, meldet MOSI „Der Beleg wird gerade versendet“.

Per Post

Das PDF ist für den Fensterumschlag nach DIN 5008 gesetzt. Für die Post druckst du es und vermerkst den Versand.

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   Belege wählen

   In der Belegliste die festgeschriebenen Belege anhaken, z. B. über den Filter „Zu versenden“.

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   „Drucken“

   Rechtsklick → „Drucken“. MOSI fügt alle gewählten Belege in der gewählten Reihenfolge zu einer PDF zusammen und öffnet sie.

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   Versand vermerken

   Rechtsklick → „Als per Post versendet vermerken“. Im einzelnen Beleg ist das bei Kunden mit Versand per Post der Hauptknopf.

Portal und Versand außerhalb von MOSI

Manchmal geht ein Beleg anders raus als eingestellt, etwa als Anhang in einer eigenen Mail oder per Upload im Portal des Kunden. Dafür gibt es Vermerke im Beleg unter „⋯“ und in der Belegliste per Rechtsklick:

• „Als per E-Mail versendet vermerken“
• „Als per Post versendet vermerken“
• „Als im Portal hochgeladen vermerken“

Hat der Kunde ein Lieferantenportal mit Adresse, öffnet „Portal … öffnen“ im Beleg die Seite des Portals. Einen von Hand gesetzten Vermerk nimmst du mit „Versand-Vermerk zurücknehmen“ zurück. Eine Mail, die MOSI selbst verschickt hat, bleibt vermerkt; das lässt sich nicht zurücknehmen.

Mehrere Rechnungen auf einmal versenden

In der Belegliste wählst du Belege und dann per Rechtsklick „Per Mail versenden“. Ein Fenster prüft jeden Beleg und wählt die bereiten vor.

Geht raus

Festgeschrieben, Versand per E-Mail, Empfänger am Kunden hinterlegt.

Bleibt draußen, mit Grund

„Noch nicht festgeschrieben“, „Storniert“, „Versand nicht per Mail (Post bzw. Portal)“, „Keine Empfänger am Kunden hinterlegt“, „Schon versendet“ oder „Dafür fehlt das Recht“.

Die Mails gehen an die Empfänger am Kunden, mit den Belegen laut seiner Einstellung. Unten siehst du den Fortschritt, etwa „12 von 40 versendet“, danach je Beleg „Versendet“ oder den Grund.

Rechnungen im Kundenportal

Unabhängig vom Versandweg kann der Kunde seine Rechnungen im Kundenportal abrufen, wenn ein Zugang die Freigabe „Rechnungen“ hat. Er sieht dort die festgeschriebenen Rechnungen, Stornos und Rechnungskorrekturen an ihn aus der Gesellschaft, der er gehört, mit Stand und offenem Betrag, dazu PDF und E-Rechnung. Das Portal ersetzt den Versand nicht; der Beleg gilt dadurch nicht als versendet.