Ausschreibungen

Wofür die Ausschreibungen da sind

Öffentliche und private Auftraggeber schreiben Bauleistungen oft mit einem Leistungsverzeichnis (LV) aus. Du bekommst eine Datei mit Titeln und Positionen, trägst je Position einen Einheitspreis ein und gibst das Angebot bis zu einer Frist ab. Die Seite Bau → Ausschreibungen führt diesen Vorgang an einer Stelle: Fristen, Fassungen des LV, Kalkulation, Abgabe und am Ende der Zuschlag, aus dem ein Bauauftrag wird.

Eine Ausschreibung ist kein Angebot im Sinne von Bau → Leitung → Angebote. Angebote schreibst du selbst Position für Position. Bei einer Ausschreibung gibt die Vergabestelle Gliederung, Texte und Mengen vor, und du füllst nur die Preise aus. Beide Wege enden in einem Bauauftrag.

Ausschreibungen sind ein Zusatzmodul. Sie setzen den Bereich Bau voraus und erscheinen nur, wenn das Modul gebucht und für die Gesellschaft eingeschaltet ist. Die Seite steht dann in der Seitenleiste bei Bau, hinter den Angeboten, darunter die Unterseite „Auswertung“.

Der Ablauf im Überblick

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   Anlegen

   Titel, Vergabeart, Angebotsfrist und Auftraggeber. Die Ausschreibung bekommt eine Nummer mit „AS-“, etwa AS-10001.

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   Leistungsverzeichnis importieren

   GAEB-Datei oder Excel, auf Wunsch PDF über die KI. Daraus entsteht Fassung 1.

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   Kalkulieren

   Jeder Position Bausteine aus deinen Bau-Preisen zuordnen. MOSI rechnet daraus den Einheitspreis.

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   Abgeben

   Die Prüfliste muss passen. Danach ist die Fassung gesperrt, und MOSI legt X84, Excel und PDF ab.

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   Ergebnis buchen

   Gewonnen: Zuschlag verbuchen, der Auftrag entsteht. Verloren: mit Grund buchen.

Eine Ausschreibung öffnest du mit einem Klick in der Liste. Sie hat die Reiter „Allgemein“, „Leistungsverzeichnis“, „Kalkulation“, „Abgabe“, „Zuschlag“, „Dokumente“ und „Verlauf“. Welche Knöpfe du siehst, hängt vom Stand und von deinen Rechten ab.

Eine Ausschreibung anlegen

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   Seite öffnen

   Bau → Ausschreibungen, oben rechts „Optionen“ → „Ausschreibung anlegen“.

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   Gesellschaft wählen

   Nur wenn du für mehrere Gesellschaften anlegen darfst. Die Ausschreibung gehört genau einer Gesellschaft; Kunde, Baustelle, Materialien und Preise kommen später nur aus dieser Gesellschaft.

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   Titel eintragen

   Pflichtfeld, z. B. „Ausbau Kreisstraße AS 12, 2. BA“.

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   Vergabeart und Vergabenummer

   Vergabeart ist eine Auswahl: „Öffentliche Ausschreibung“, „Beschränkte Ausschreibung“, „Verhandlungsverfahren“, „Freihändige Vergabe“ oder „Private Anfrage“ (Vorgabe). Die Vergabenummer übernimmst du aus den Unterlagen der Vergabestelle.

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   Angebotsfrist

   Tag und Uhrzeit. Ohne Uhrzeit setzt MOSI 12:00 Uhr.

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   Auftraggeber und Baustelle

   Unter „Auftraggeber“ wählst du „Kunde“ oder „Nur Name“. „Nur Name“ passt für Auftraggeber, die noch kein Kunde sind; beim Zuschlag wird daraus ein Kunde. Die „Baustelle“ ist ein Ort aus den Stammdaten und Grundlage für Entfernung und Fracht in der Kalkulation.

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   „Anlegen“

   Die Ausschreibung öffnet sich. Das Leistungsverzeichnis importierst du danach im Reiter „Leistungsverzeichnis“.

Im Reiter „Allgemein“ ergänzt du später „Quelle“ (etwa die Vergabeplattform oder „Einladung per Mail“), „Link zur Vergabeplattform“, „Bindefrist“, „Zuschlag erwartet“ und „Ansprechpartner der Vergabestelle“. Auftraggeber und Baustelle änderst du dort über „Auftraggeber und Baustelle ändern“.

Ohne Kunde und ohne Baustelle rechnet die Kalkulation ohne Preisstufe des Kunden, ohne Projektpreise und ohne Entfernung. Frachtpreise bleiben dann leer. Trag beides ein, bevor du kalkulierst.

Alle Felder im Reiter „Allgemein“ lassen sich nur ändern, solange die Ausschreibung „In Bearbeitung“ ist. Nach der Abgabe sind sie gesperrt.

Die Liste

Die Liste zeigt Nummer, Titel, Auftraggeber, Vergabeart, Angebotsfrist, Stand, Zahl der Fassungen und „Zuschlag erwartet“. Mit Preisrecht steht dort auch „Zuschlag netto“. Der Filter „Stand“ steht auf „Offene“, also „In Bearbeitung“ und „Abgegeben“. Die Suche der Tabelle findet Nummer, Titel, Auftraggeber und Vergabenummer. „Optionen“ → „Ausschreibung suchen“ (F3) sucht in allen Ständen.

„Diese Woche“

Die Angebotsfrist endet in weniger als 8 Tagen.

„In wenigen Tagen“

Weniger als 3 Tage.

„Heute“

Weniger als 24 Stunden.

„Frist überschritten“

Die Frist ist vorbei.

„Bindefrist“

Bei abgegebenen Ausschreibungen, deren Bindefrist vor heute liegt. Das ist nur ein Hinweis; MOSI ändert dadurch weder Stand noch Preise.

Die Fristampel erscheint nur, solange die Ausschreibung „In Bearbeitung“ ist. Nach der Abgabe zählt die Angebotsfrist nicht mehr.

Stände und wie du sie wechselst

In Bearbeitung

Neu angelegt. Du importierst, kalkulierst und gibst ab.

Abgegeben

Eine Fassung ist abgegeben. Den Stand setzt nur die Abgabe im Reiter „Abgabe“, nicht ein Knopf.

Gewonnen

Ein Zuschlag ist verbucht. Ab hier gibt es keinen Rückweg mehr, auch nicht nach einem Teilzuschlag.

Verloren

Der Zuschlag ging an einen anderen Bieter.

Zurückgezogen

Du hast das Angebot zurückgezogen, vor oder nach der Abgabe.

Nicht angeboten

Du hast entschieden, nicht anzubieten. Endgültig.

Die Knöpfe stehen im Reiter „Allgemein“ in der Gruppe „Stand“:

• „Nicht anbieten“: nur „In Bearbeitung“. Fragt nach einem Grund, der im Verlauf bleibt.
• „Zurückziehen“: bei „In Bearbeitung“ und „Abgegeben“. Eine abgegebene Fassung bleibt unverändert erhalten.
• „Als verloren buchen“: nur „Abgegeben“, mit Grund, z. B. „zu teuer“ oder „Zuschlag an Mitbewerber“.
• „Zuschlag verbuchen“: nur „Abgegeben“. Führt in den Reiter „Zuschlag“.
• „Wieder aufnehmen“: bei „Verloren“ und „Zurückgezogen“, mit Grund. Die Ausschreibung steht danach wieder auf „Abgegeben“, etwa wenn der Erstplatzierte abspringt und du nachrückst.

„Als verloren buchen“, „Zuschlag verbuchen“ und „Wieder aufnehmen“ brauchen das Recht zum Zuschlagen. Wer Ausschreibungen nur bearbeiten darf, sieht diese Knöpfe nicht.

Fristen und Erinnerungen

Angebotsfrist

Tag und Uhrzeit, bis zu denen das Angebot vorliegen muss. MOSI erinnert daran.

Bindefrist

Bis wann du an dein Angebot gebunden bist. Nur ein Hinweis. Liegt sie vor der Angebotsfrist, weist MOSI dich auf den vermutlichen Tippfehler hin.

Zuschlag erwartet

Wann die Vergabestelle entscheiden will. Steht in der Liste und dient deiner Planung.

Solange eine Ausschreibung „In Bearbeitung“ ist, schickt MOSI eine Benachrichtigung 7 Tage vor der Angebotsfrist, 2 Tage vorher, am Tag selbst und einmal, wenn die Frist abgelaufen ist. Die Erinnerung geht an den Bearbeiter, das ist die Person, die die Ausschreibung angelegt hat, und an alle, die in der Gesellschaft abgeben dürfen. Sie kommt als Benachrichtigung in MOSI, nicht per Mail.

MOSI prüft die Fristen etwa alle sechs Stunden. Eine Erinnerung kann also einige Stunden nach dem genauen Zeitpunkt kommen. Den Stand ändert MOSI wegen einer Frist nie von selbst.

Dokumente

Im Reiter „Dokumente“ liegen alle Dateien der Ausschreibung. Über „Datei hochladen“ legst du eine „Anlage“ (z. B. Pläne oder Baubeschreibung der Vergabestelle) oder einen „Nachweis“ (Eignungsnachweise, Erklärungen) ab. Erlaubt sind PDF, Bilder, Office, ZIP, XML und Text bis 20 MB je Datei, höchstens 50 Dateien je Ausschreibung.

Original-LV

Legt der Import selbst ab: die Datei, aus der eine Fassung entstanden ist.

Anlage und Nachweis

Lädst du hoch und kannst du wieder löschen.

Abgegeben

Legt die Abgabe ab: X84, Excel und PDF der abgegebenen Fassung. Diese Dateien lassen sich nicht löschen. Herunterladen darf sie nur, wer exportieren darf und Preise sieht; jeder Abruf steht im Protokoll.

Office-Dateien mit Makros (.docm, .xlsm) nimmt MOSI nicht an. Speichere sie als PDF oder ohne Makros. Den Dateityp erkennt MOSI am Inhalt, nicht an der Endung.

Rechte und Vertraulichkeit

Ausschreibungen haben eigene Rechte, je Gesellschaft: ansehen, anlegen, bearbeiten, löschen, kalkulieren, abgeben, zuschlagen und exportieren. Die Vorlage Leitung bekommt alle, die Vorlage Disposition nur Ansehen.

• Preise, Summen und die Zuschlagssumme sieht nur, wer zusätzlich Preise in den Stammdaten sehen darf. Ohne dieses Recht siehst du Positionen und Zuordnung, aber keine Beträge, auch nicht im Verlauf.
• Selbstkosten erscheinen nur mit dem Recht, Selbstkosten zu sehen.
• Wer zuschlagen will, braucht außerdem das Recht, Bau-Aufträge anzulegen. Fehlt es, meldet MOSI das beim Verbuchen.

Mehrere Personen können gleichzeitig in einer Ausschreibung arbeiten. Änderungen der anderen erscheinen sofort, in der Kalkulation siehst du, wer in welcher Zeile steht.

Löschen und Grenzen

„Löschen“ gibt es nur für Ausschreibungen „In Bearbeitung“, von denen nie eine Fassung abgegeben wurde. Sie verschwinden dann samt Fassungen, Positionen und Dateien. Alles, was einmal abgegeben war, bleibt erhalten. Brauchst du die Ausschreibung nicht mehr, setzt du sie auf „Nicht angeboten“ oder „Zurückgezogen“.

• MOSI ist nicht mit Vergabeplattformen verbunden. Die Abgabedateien lädst du selbst im Portal hoch; eine elektronische Signatur gibt es nicht.
• MOSI prüft kein Vergabeverfahren. Die Vergabeart ist nur eine Auswahl.
• Den Bearbeiter einer Ausschreibung kannst du in der Oberfläche derzeit nicht ändern. Es bleibt die Person, die sie angelegt hat.
• Aufmaß, Abschlags- und Schlussrechnung nach LV gibt es nicht. Abgerechnet wird über den Bauauftrag wie bei jedem anderen Auftrag.