Leistungsverzeichnis importieren

Grundprinzip

Das Leistungsverzeichnis (LV) ist eine Gliederung aus Titeln und Positionen. Jede Position hat eine Ordnungszahl (OZ), etwa 01.02.0030, einen Kurztext, oft einen Langtext, eine Menge und eine Einheit. MOSI liest alle Formate in dieselbe Struktur ein. Danach ist es für Kalkulation und Abgabe gleich, woher das LV kam.

Grundposition

Normale Position. Sie zählt in die Angebotssumme.

Bedarfsposition

Wird nur bei Bedarf ausgeführt. Sie hat einen eigenen Preis, zählt aber in eine eigene Summe.

Wahlposition

Alternative zu einer Grundposition. Ebenfalls mit eigener Summe.

Textzeile

Nur Text, ohne Menge und Preis, etwa Vorbemerkungen.

Jeder Import legt eine Fassung an. Die erste heißt Fassung 1. Ein Nachtrag der Vergabestelle oder eine eigene Korrektur ergibt Fassung 2, 3 und so weiter. Alte Fassungen bleiben erhalten.

Welche Dateien MOSI liest

GAEB DA XML

Version 3.1 bis 3.3, Phasen X81, X82, X83 und X84. Das ist der Normalfall bei öffentlichen Ausschreibungen. Nur zu einer GAEB-Datei kann MOSI bei der Abgabe eine X84 schreiben.

Excel

Nur .xlsx. Du ordnest die Spalten in der Vorschau zu.

PDF

Nur über die KI und nur, wenn deine Organisation das eingeschaltet hat. Siehe unten.

Das Format erkennt MOSI am Inhalt, nicht an der Endung. Eine Datei bis 20 MB ist erlaubt, höchstens 50 000 Positionen und 8 Gliederungsebenen.

Nicht gelesen werden: das alte GAEB-Textformat (D83, P83), andere GAEB-Phasen wie X86 oder X89, .xls, CSV und Excel-Dateien mit Makros (.xlsm). Bei einem PDF ohne Textebene, also einem Scan, hilft auch die KI nicht; Texterkennung für Scans gibt es nicht.

Schritt für Schritt

1. 1
   Ausschreibung öffnen, Reiter „Leistungsverzeichnis“

   Der Knopf „LV importieren“ erscheint nur, solange die Ausschreibung „In Bearbeitung“ ist.

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   Datei wählen

   In das Feld ziehen oder auswählen. MOSI liest die Datei sofort und zeigt die Vorschau. Dabei wird noch nichts angelegt.

3. 3
   Vorschau prüfen

   Oben stehen Titel, Positionen, Textzeilen, Meldungen, bei GAEB Version und Phase und, falls die Datei Preise enthält, die „Summe laut Datei“. Darunter die Gliederung mit OZ, Kurztext, Menge und Art.

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   „Weiter“ und „Übernehmen“

   MOSI prüft die Datei beim Übernehmen noch einmal und legt die Fassung an. Die Originaldatei liegt danach im Reiter „Dokumente“ als „Original-LV“.

Fehler

Rot, mit OZ und Zeile, etwa doppelte Ordnungszahlen. Solange es Fehler gibt, lässt sich nicht übernehmen.

Hinweise

Gelb. Sie hindern nicht am Übernehmen, die Prüfliste der Abgabe erinnert aber noch einmal daran.

Eine Fassung mit mehr als 10 000 Positionen übernimmt MOSI im Hintergrund. Du kannst weiterarbeiten; die Fassung erscheint, sobald sie fertig ist. Je Ausschreibung läuft immer nur ein solcher Vorgang.

Besonderheiten bei GAEB

• Die OZ setzt sich aus den Stufen der Gliederung zusammen und steht mit Punkt dazwischen, z. B. 01.02.0030.
• Bedarfs- und Wahlpositionen übernimmt MOSI aus den Kennzeichen der Datei.
• Mehrere Lose erscheinen als oberste Titel.
• Tabellen und Abbildungen im Langtext werden durch Platzhalter ersetzt.
• Angaben der Vergabestelle, die MOSI beim Schreiben der X84 nicht unverändert zurückgeben kann, meldet schon die Vorschau. Die X84 lässt sich dann nicht erzeugen; Excel und PDF gehen weiter.

Enthält eine GAEB-Datei Einheitspreise, etwa eine X84 aus einem früheren Angebot, kannst du im letzten Schritt „Preise aus der Datei übernehmen“ anhaken. Das geht nur mit Preisrecht und dem Recht zu kalkulieren. Ohne Haken bleiben die Preise leer.

Excel: Spalten zuordnen

Excel kennt keine Gliederung. MOSI sucht deshalb die Kopfzeile, schlägt anhand der Spaltennamen eine Zuordnung vor und baut die Titel aus den Ordnungszahlen: Eine Zeile ohne Menge und Einheit mit kürzerer OZ ist ein Titel. Ob das stimmt, siehst du in der Vorschau.

„Blatt“

Nur bei Dateien mit mehreren Blättern.

„Ordnungszahl (OZ)“

Pflicht.

„Kurztext“

Pflicht.

„Langtext“, „Menge“, „Einheit“

Wenn die Datei sie hat.

„Art (Bedarf, Wahl)“

Eine Spalte, in der „Bedarf“, „Eventual“ oder „optional“ eine Bedarfsposition und „Wahl“ oder „Alternativ“ eine Wahlposition kennzeichnet.

„Einheitspreis (EP)“

Nur mit Preisrecht. Wählst du keine Spalte, bleiben die Preise leer.

Jede Änderung der Zuordnung lädt die Vorschau neu. Spalten, die es nicht gibt, stellst du auf „Nicht vorhanden“.

Sind die Ordnungszahlen in Excel als Zahl gespeichert, können führende Nullen fehlen, aus 0010 wird 10. MOSI weist darauf hin. Formatiere die Spalte in Excel als Text und importiere neu.

PDF per KI lesen

Manche Vergabestellen verschicken das LV nur als PDF. Dann kann die KI den Text in Titel und Positionen übertragen. Das ist der einzige Teil der Ausschreibungen, in dem eine KI arbeitet.

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   Einschalten (einmalig, Verwaltung)

   Verwaltung → E-Mail & Schnittstellen, Gruppe „Künstliche Intelligenz“. Voraussetzung ist ein eigener OpenAI-Schlüssel der Organisation. In der Zeile „Ausschreibungen: PDF lesen“ auf „Einschalten“ und den Hinweis bestätigen. Standard ist aus.

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   „PDF per KI lesen“

   Im Reiter „Leistungsverzeichnis“ der Ausschreibung, neben „LV importieren“. Oben siehst du, wie viele Aufrufe im Monat noch übrig sind und wie viele Seiten höchstens gehen.

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   PDF wählen

   Die KI liest im Hintergrund, je nach Umfang einige Minuten.

4. 4
   Erkannte Zeilen prüfen

   Die Tabelle zeigt Seite, OZ, Kurztext, Menge, Einheit, Art und „Auffälligkeiten“. OZ, Kurztext, Menge und Einheit änderst du direkt in der Zelle, falsche Zeilen entfernst du über „Zeile entfernen“. „Mit Auffälligkeiten“ zeigt nur die Zeilen, die MOSI beanstandet.

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   Übernehmen

   Haken bei „Ich habe die erkannten Positionen geprüft“, dann „Übernehmen“.

• An den Anbieter geht nur der Text des PDF, keine Preise der Organisation. Die Übertragung steht im Sicherheitsprotokoll, ohne Inhalt.
• Preise der Vergabestelle übernimmt die KI nie.
• Doppelte Ordnungszahlen blockieren die Übernahme, bis du sie korrigiert hast. Fehlende Mengen, unbekannte Einheiten oder eine falsche Reihenfolge der OZ stehen als Auffälligkeit da.
• Die erkannten Zeilen liegen höchstens 6 Stunden zur Prüfung bereit. Danach liest du das PDF neu.
• Je Person gehen höchstens 10 PDF in der Stunde, je PDF höchstens 80 Abschnitte. Jeder Abschnitt zählt gegen die Monatsgrenze der Organisation.

Eine Fassung aus einem PDF bleibt dauerhaft als „aus KI-Erkennung“ gekennzeichnet. Die Prüfliste der Abgabe fragt jedes Mal nach, und eine X84 gibt es für sie nicht, nur Excel und PDF. Die Verantwortung für Mengen und Texte liegt bei dir als Bieter. Vergleiche die Summe der Positionen selbst mit dem PDF; eine Summenkontrolle gegen das PDF macht MOSI nicht.

Fassungen

Die Tabelle „Fassungen“ zeigt je Fassung Art und Quelle (z. B. „Import · GAEB 3.3 (X83)“), Stand, Umfang, mit Preisrecht die Summe netto und wann sie angelegt wurde. Ein Klick wählt die Fassung; darunter stehen ihr Umfang, ihre Summen und der Baum mit allen Positionen. Kalkulation und Abgabe arbeiten immer mit der gewählten Fassung.

Importiert

Aus einer Datei eingelesen, als Import oder Nachtrag.

In Kalkulation

Eine eigene Kopie, angelegt über „Neue Fassung“. Kalkulieren kannst du in beiden Ständen.

Abgegeben

Unveränderlich, samt Positionen, Zuordnung und Preisen.

„Neue Fassung“

Kopiert die gewählte Fassung samt Zuordnung und Preisen. Bei einer abgegebenen Fassung ist ein Grund Pflicht; das ist der Weg für eine Korrektur nach der Abgabe.

„Fassung löschen“

Nur bei Fassungen, die nicht abgegeben sind und von denen keine andere abstammt, und nur solange die Ausschreibung „In Bearbeitung“ ist.

Nachtrag der Vergabestelle

Ändert die Vergabestelle vor der Frist das LV, schickt sie eine neue Datei. Importierst du sie in eine Ausschreibung, die schon eine Fassung hat, fragt MOSI im letzten Schritt, was die Datei ist:

„Nachtrag der Vergabestelle“

Neue Fassung neben der bisherigen. MOSI vergleicht nach Ordnungszahl und übernimmt deine Kalkulation: Umfang, Zuordnung, Preise und von Hand gesetzte Preise.

„Neuer Import“

Eigenständige Fassung ohne Bezug zur vorigen. Nichts wird übernommen.

Bei einem Nachtrag erscheint über dem Baum die Gruppe „Nachtrag“ mit dem Vergleich „Zu prüfen“, „Neu“ und „Entfallen“. Positionen, deren Menge, Einheit, Kurz- oder Langtext oder Art sich geändert hat, sind markiert. Du prüfst sie und setzt „Geprüft“ oder „Alle als geprüft markieren“. Eine neue Zuordnung oder ein Preis von Hand gilt ebenfalls als geprüft.

Solange Markierungen offen sind, warnt die Prüfliste bei der Abgabe. Ein Nachtrag lässt sich nur importieren, solange die Ausschreibung „In Bearbeitung“ ist.