Nachträge

Wofür Nachträge da sind

Auf der Baustelle zeigt sich, dass 200 t mehr Frostschutz nötig sind oder ein Bagger zwei Tage länger bleibt. Das steht nicht im Auftrag, und der Kunde soll es bestätigen, bevor du es abrechnest. Genau das ist ein Nachtrag: zusätzliche Positionen mit Preisen, eine Begründung und die Entscheidung des Kunden.

Nachträge gehören immer zu einem Bauauftrag. Du findest sie im Auftrag auf der Seite „Nachträge“. Jeder Nachtrag hat eine Nummer aus dem Nummernkreis „NT-“ und, wie ein Angebot, Fassungen.

Entwurf

Du stellst die Positionen zusammen.

Wartet auf Freigabe

Der Nachtrag ist gemeldet. Die Fassung ist festgeschrieben und kann dem Kunden vorgelegt werden.

Freigegeben

Der Kunde hat zugestimmt. Die Bedarfe, Regiepositionen und Zuschläge stehen im Auftrag.

Abgelehnt

Der Kunde hat nicht zugestimmt.

Storniert

Du hast den Nachtrag zurückgezogen.

Einen Nachtrag anlegen

1. 1
   Auftrag öffnen, Seite „Nachträge“

   „Nachtrag anlegen“ gibt es nur, solange der Auftrag weder erledigt noch storniert ist.

2. 2
   Titel und Begründung

   „Titel“ ist Pflicht. Die „Begründung“ liest der Kunde, schreib sie also für ihn, z. B. „Tragschicht nach Bodengutachten um 10 cm verstärkt“.

3. 3
   Positionen hinzufügen

   Auf der Seite „Positionen“, mit derselben Tabelle wie im Angebot: Material, Fracht, Regie, Zuschlag oder Text, mit Menge, Einheit und Einzelpreis.

4. 4
   „Tag der Bedarfe“ setzen

   An diesem Tag entstehen die Bedarfe, wenn der Kunde freigibt. Leer heißt: am Tag der Freigabe.

Die Preise schlägt MOSI aus den Preisen des Auftrags vor: seine Projektpreise, die der Baustelle und die Preisstufe des Auftrags, sonst die Preislisten. Überschriebene Preise sind markiert, „Neu bepreisen“ und „Preis zurücksetzen“ funktionieren wie im Angebot.

Preise und Summen sieht nur, wer Nachträge ändern oder über sie entscheiden darf. Die Disposition liest Nachträge ohne Preise; dann fehlt die Spalte „Summe netto“.

Melden

Ist der Nachtrag fertig, wählst du unter „Ablauf“ „Melden“. Es braucht mindestens eine Position mit Leistung, eine Textzeile allein reicht nicht. Danach ist die Fassung unveränderlich, und der Nachtrag steht auf „Wartet auf Freigabe“.

MOSI merkt sich beim Melden den genauen Stand der Fassung. Jede Entscheidung des Kunden gilt für genau diesen Stand und diesen Betrag.

Drei Wege zur Freigabe

Alle drei Wege führen zum selben Ergebnis. Was zuerst kommt, gilt; danach sind alle offenen Links ungültig.

Kunde um Freigabe bitten

Du wählst bis zu 5 Kontakte des Kunden oder der Baustelle mit E-Mail-Adresse. Jeder bekommt eine Mail mit einem eigenen Link, der 14 Tage gilt und für eine Entscheidung reicht. Auf der Seite hinter dem Link trägt der Kunde „Ihr Name“ und „Ihre Rolle“ ein und wählt „Freigeben“ oder „Ablehnen“. Die Mail selbst enthält keine Preise.

In Drive vorlegen

Die Fahrer der Fahrzeuge dieses Auftrags, von gestern bis eine Woche voraus, bekommen einen Hinweis. Auf der Baustelle zeigt der Fahrer den Nachtrag, der Polier unterschreibt mit „Unterschrift Polier“ auf dem Gerät und gibt seinen Namen in Klarschrift an. Er kann auch ablehnen.

Entscheidung erfassen

Der Kunde hat telefonisch oder schriftlich entschieden. Du wählst „Freigegeben“ oder „Abgelehnt“, trägst unter „Betrag netto“ die Summe ein, die der Kunde gesehen hat, und legst einen Nachweis ab: eine Notiz wie „Telefonisch durch Herrn Meier am 4. November“ oder eine Datei (PDF, JPG oder PNG, bis 20 MB). Ohne Nachweis geht es nicht. Dafür brauchst du das Recht, über Nachträge zu entscheiden.

Mit dem Schalter „Preise vorlegen“ bestimmst du, ob der Kunde im Link und in Drive Preise und Summe sieht. Aus heißt: Er sieht nur die Leistungen. Den Schalter kannst du auch nach dem Melden noch umlegen.

Auf der Seite „Freigabe“ steht danach der „Beleg der Entscheidung“: Weg, Zeitpunkt, Name, Rolle, Fassung und Notiz, mit „Unterschrift ansehen“ bzw. „Nachweis ansehen“. Darunter stehen unter „Links an den Kunden“ alle verschickten Links mit Stand, etwa „Gesendet am …“, „Entwertet“, „Abgelaufen“ oder „Versandfehler“.

Der Beleg ist ein einfacher elektronischer Nachweis aus Name, Rolle, Zeit, Weg und Fassung, in Drive dazu Unterschriftsbild und Standort. Er ist keine qualifizierte elektronische Signatur und prüft keine Vollmacht.

Was die Freigabe bewirkt

Mit der Freigabe legt MOSI die Positionen im Auftrag an, nach denselben Regeln wie bei der Annahme eines Angebots: Material mit Menge und Werk wird ein Bedarf, Regie eine Regieposition, ein Zuschlag ein Zuschlag, Material ohne Menge ein Projektpreis. Die Preise kommen unverändert aus der Fassung. Im Fenster steht danach, wie viele Bedarfe, Regiepositionen und Zuschläge entstanden sind.

Positionen, die nicht übergehen können, etwa Material ohne Werk, nennt MOSI vorher unter „Diese Positionen gehen nicht in den Auftrag über“. Du bestätigst sie mit „Trotzdem weiter“ vor dem Vorlegen, der Bitte um Freigabe, der Vorab-Ausführung oder der Entscheidung im Büro. Der Kunde entscheidet darüber nicht.

Entscheidet der Kunde per Link oder in Drive, bekommen die Disposition und alle, die über Nachträge entscheiden dürfen, eine Nachricht.

Vorab ausführen

Manchmal muss es weitergehen, bevor der Kunde unterschrieben hat, etwa bei Gefahr im Verzug oder einer mündlichen Zusage. Dafür gibt es „Vorab ausführen“. Du gibst einen Grund und den „Tag der Bedarfe“ an; die Bedarfe entstehen sofort im Auftrag und lassen sich disponieren.

• Der Nachtrag trägt dann die Marke „Nachtrag offen“, bis der Kunde entscheidet.
• Fuhren und Regie aus diesen Bedarfen sind für die Abrechnung blockiert, bis der Nachtrag freigegeben ist.
• Eine neue Fassung ist nicht mehr möglich. Ändert sich etwas, legst du einen neuen Nachtrag an.

Lehnt der Kunde einen vorab ausgeführten Nachtrag ab, bleiben die Bedarfe im Auftrag stehen. Der Nachtrag trägt dauerhaft die Marke „Abgelehnt nach Ausführung“, Disposition und Büro bekommen eine Nachricht. Was davon du trotzdem berechnest, klärst du mit dem Kunden.

Ändern, stornieren, löschen

Neue Fassung

Nach dem Melden und vor der Entscheidung. Die gemeldete Fassung bleibt stehen, bisherige Links werden ungültig, und die neue Fassung ist eine Kopie zum Ändern und neu Melden.

Stornieren

Für gemeldete Nachträge. Der Kunde kann danach nicht mehr freigeben.

Löschen

Nur ein Entwurf, der nie gemeldet war. Er verschwindet samt Positionen.

Sind Zuschläge, Fuhren oder Regie eines freigegebenen Nachtrags schon in einem Rechnungsentwurf oder abgerechnet, steht am Nachtrag die Marke „Im Entwurf“ bzw. „Abgerechnet“. Dann lässt er sich nicht mehr ändern; Fehler meldest du als Korrektur an die Abrechnung.

Grenzen

• Nachträge gibt es nur zu Bauaufträgen, nicht zu Angeboten. Ändert sich ein Angebot vor der Zusage, legst du dort eine neue Fassung an.
• Eine Freigabe im Kundenportal gibt es nicht.
• Den Nachtrag als PDF zum Versand gibt es nicht; der Kunde sieht ihn auf der Seite hinter dem Link oder auf dem Gerät des Fahrers.