Auswertung der Ausschreibungen

Wofür die Auswertung da ist

Eine Ausschreibung zu kalkulieren kostet Zeit. Die Auswertung zeigt, ob sich das lohnt: bei welchen Auftraggebern und in welchen Vergabearten du gewinnst, ob deine Preise beim Zuschlag halten und wie viele Fristen gerade offen sind. Du findest sie unter Bau → Ausschreibungen → Auswertung.

Oben filterst du nach Gesellschaft (nur bei mehreren), Vergabeart und Zeitraum: „Letzte 12 Monate“ (Vorgabe), „Dieses Jahr“, „Letztes Jahr“ oder „Letzte 5 Jahre“. „Optionen“ → „Auftraggeber suchen“ (F3) grenzt die Tabelle nach Auftraggeber ein.

Welche Ausschreibungen zählen

Jede Ausschreibung hat ein Bezugsdatum. Liegt es im gewählten Zeitraum, zählt sie mit.

1. 1
   Abgabe der zuletzt abgegebenen Fassung

   Der Normalfall.

2. 2
   Sonst die Angebotsfrist

   Etwa bei Ausschreibungen, die du vor der Abgabe auf „Nicht angeboten“ gesetzt hast.

3. 3
   Sonst der Tag der Anlage

   Wenn auch keine Frist eingetragen ist.

Eine Ausschreibung, die du im Dezember abgibst und im Februar gewinnst, zählt zum Dezember. Gesellschaften, deren Ausschreibungen du nicht sehen darfst, kommen in keiner Zahl vor.

Die Kennzahlen

„Trefferquote“

Gewonnene geteilt durch gewonnene und verlorene. „Zurückgezogen“ und „Nicht angeboten“ zählen nicht mit, weil dort niemand entschieden hat.

„Trefferquote nach Summe“

Angebotssumme der gewonnenen geteilt durch die Angebotssumme aller entschiedenen. Angebotssumme ist die Summe netto der zuletzt abgegebenen Fassung.

„Zuschlagssumme“

Summe der Zuschläge der gewonnenen Ausschreibungen. Darunter steht zum Vergleich die Angebotssumme derselben Ausschreibungen.

„Kalkulationszeit (Median)“

Tage von der Anlage bis zur letzten Abgabe. Darunter die durchschnittliche Zahl der Fassungen je Ausschreibung.

Summen, „Trefferquote nach Summe“ und die Abweichungen siehst du nur mit Preisrecht. Fehlt es dir in einigen Gesellschaften, zählen deren Ausschreibungen in den Anzahlen, aber nicht in den Summen. MOSI weist dann darauf hin.

Ausgang und Abweichungen

„Ausgang“

Alle Ausschreibungen des Zeitraums nach Stand als Anteilsbalken, die offenen eingeschlossen.

„Entschieden je Monat“

Gewonnene und verlorene nach Monat der Abgabe.

„Angebot gegen Zuschlag“

Bei gewonnenen Ausschreibungen: (Zuschlag − Angebot) / Angebot, eingeteilt in „unter −10 %“, „−10 bis −2 %“, „±2 %“, „+2 bis +10 %“ und „über +10 %“. Dazu der Durchschnitt.

Ein Diagramm „Angebot gegen Mitbewerber“ erscheint nur, wenn zu verlorenen Ausschreibungen ein Mitbewerberpreis vorliegt, und nur mit Preisrecht und dem Recht zum Zuschlagen. Einen Mitbewerberpreis erfasst du in der Oberfläche derzeit nicht; „Als verloren buchen“ fragt nur nach dem Grund.

Fristen

Die Kacheln zu Fristen betrachten alle offenen Ausschreibungen, unabhängig vom Zeitraum oben.

„Offene Ausschreibungen“

Ausschreibungen „In Bearbeitung“. Darunter, wie viele schon abgegeben sind und auf die Entscheidung warten.

„Frist überfällig“

In Bearbeitung, aber die Angebotsfrist ist vorbei. Darunter, wie viele in 7 und in 30 Tagen fällig sind.

„Bindefrist endet in 14 Tagen“

Abgegebene Angebote, deren Bindefrist bald endet. Darunter die schon abgelaufenen.

Nach Auftraggeber, Vergabeart, Gesellschaft und Bearbeiter

Unten stehen Tabellen je Auftraggeber, je Vergabeart, je Gesellschaft (nur bei mehreren) und je Bearbeiter. Jede Zeile zeigt „Gewonnen“, „Verloren“, „Zurückgez. / n. a.“, „Trefferquote“ und mit Preisrecht „Angebot gewonnen“. Bearbeiter ist die Person, die die Ausschreibung angelegt hat.

Ein Beispiel: Bei „Öffentliche Ausschreibung“ stehen 4 gewonnene und 16 verlorene, also 20 %. Bei „Beschränkte Ausschreibung“ 6 und 4, also 60 %. Dann lohnt es sich, bei beschränkten Ausschreibungen eher anzubieten und öffentliche genauer auszuwählen.

Grenzen

• Verlustgründe sind Freitext. Die Auswertung zählt nur, wie viele verlorene Ausschreibungen einen Grund haben, nicht welchen.
• Wie viel Anteil der Positionen in abgegebenen Fassungen „Nicht unser Gewerk“ oder „nicht angeboten“ war, steht als Hinweis unter den Tabellen.
• Der längste wählbare Zeitraum sind 5 Jahre.
• Einen Vergleich mit anderen Firmen gibt es nicht; die Zahlen kommen nur aus deiner Organisation.