Ausschreibung abgeben und Zuschlag verbuchen

Die Prüfliste

Im Reiter „Abgabe“ prüft MOSI die gewählte Fassung, bevor du sie abgibst. Die Prüfliste siehst du nur mit dem Recht „Ausschreibungen abgeben“ und dem Preisrecht. Oben stehen „Summe netto“, falls die Fassung einen Steuersatz hat Mehrwertsteuer und „Summe brutto“, die Summen der Bedarfs- und Wahlpositionen und wie viele Positionen angeboten sind. Meldungen nennen die Anzahl und die ersten zehn Ordnungszahlen, nie Preise.

Blocker

„Das verhindert die Abgabe“: Grundpositionen ohne Preis, Menge oder Einheit fehlt (außer bei Pauschalen und „Menge nach Aufmaß“), doppelte Ordnungszahlen, Preise außerhalb der Grenzen von GAEB, eine Summenkontrolle, die nicht aufgeht, keine Position zum Anbieten übrig, Preise unter dem Mindestpreis ohne das Recht dafür.

Warnungen

„Bitte prüfen und bestätigen“: Positionen „nicht angeboten“ oder „Nicht unser Gewerk“, Bedarfs- oder Wahlpositionen ohne Preis, Preise von Hand, die vom Vorschlag abweichen, Preise unter den Selbstkosten, ein Stichtag älter als ein Monat, offene Hinweise aus dem Import, ungeprüfte Positionen aus einem Nachtrag, eine Fassung aus der KI-Erkennung eines PDF, leere Textergänzungen des Bieters.

Frist abgelaufen

Eigene Warnung. Du bestätigst „Trotz abgelaufener Frist abgeben“ und nennst einen Grund, z. B. „Frist per Mail verlängert“. Das Vergabeportal kann die Abgabe trotzdem ablehnen.

Nach einer Änderung in der Kalkulation klickst du „Neu prüfen“. Ohne Beanstandung steht „Keine Beanstandungen“ da.

Abgeben

1. 1
   Fassung wählen

   Im Reiter „Leistungsverzeichnis“. Abgegeben wird immer die gewählte Fassung.

2. 2
   Blocker beheben

   Solange ein Blocker da ist, bleibt der Knopf gesperrt.

3. 3
   Warnungen bestätigen

   Haken bei „Ich habe die Warnungen geprüft und gebe trotzdem ab“.

4. 4
   „Fassung … abgeben“

   Zum Beispiel „Fassung 2 abgeben“.

In einem Schritt passiert dann Folgendes: Die Fassung wird unveränderlich, samt Positionen, Zuordnung und Preisen. MOSI hält die Summen und die bestätigten Warnungen fest, erzeugt X84, Excel und PDF und legt sie mit Prüfsumme in „Abgegebene Dateien“ ab. Die Ausschreibung steht danach auf „Abgegeben“.

Mit mehr als 10 000 Positionen läuft die Abgabe im Hintergrund. Die Fassung ist erst abgegeben, wenn der Vorgang fertig ist.

Die Abgabe in MOSI ersetzt nicht die Abgabe bei der Vergabestelle. MOSI ist mit keinem Vergabeportal verbunden. Du lädst die Dateien selbst hoch oder überträgst die Preise ins Portal.

Die Dateien

X84 (GAEB)

Das Angebot im GAEB-Format für das Vergabeportal. Gibt es nur, wenn die Fassung aus einer GAEB-Datei stammt; Angaben der Vergabestelle übernimmt MOSI unverändert. Positionen „Nicht unser Gewerk“ und „nicht angeboten“ bleiben ohne Preis.

Excel

Neue Datei mit den Blättern „LV“ und „Übersicht“. Die Spalten stehen in der Reihenfolge des Imports, Gesamtbeträge und Titelsummen sind Formeln. Die Originaldatei der Vergabestelle füllt MOSI nicht aus.

PDF

Deckblatt, alle Positionen mit Langtext, Titelsummen. Selbstkosten und Mindestpreise stehen nie darin.

Vor der Abgabe erzeugt „Vorschau der Abgabedateien“ dieselben Dateien als Entwurf mit dem Vermerk „Vorschau – nicht abgegeben“. Nach der Abgabe heißt die Gruppe „Dateien neu erzeugen“. Beides legt nichts ab. Dafür brauchst du das Recht zu exportieren und das Preisrecht. Die Vorschau geht bis 10 000 Positionen.

Die X84 folgt der GAEB-Spezifikation, ist aber noch nicht mit einem Fremdprogramm oder Vergabeportal abgeglichen. Prüfe die Datei vor dem Hochladen, etwa mit der Vorschau des Portals. Textergänzungen des Bieters füllst du in MOSI derzeit nicht aus; sind welche vorgesehen, warnt die Prüfliste.

Korrektur nach der Abgabe

Eine abgegebene Fassung änderst du nie. Für eine Korrektur wählst du sie im Reiter „Leistungsverzeichnis“ und legst mit „Neue Fassung“ eine Kopie an; der Grund ist Pflicht. Die Kopie kalkulierst du und gibst sie erneut ab. Zählt für Zuschlag und Auswertung dann die zuletzt abgegebene Fassung. Die Ausschreibung bleibt dabei „Abgegeben“.

Zuschlag verbuchen

Hast du den Zuschlag bekommen, verbuchst du ihn im Reiter „Zuschlag“ oder über „Zuschlag verbuchen“ im Reiter „Allgemein“. Dafür brauchst du das Recht zum Zuschlagen, das Preisrecht und das Recht, Bau-Aufträge anzulegen. Grundlage ist immer die zuletzt abgegebene Fassung.

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   Umfang

   „Alles, was noch nicht zugeschlagen ist“ oder „Nur einzelne Titel und Positionen (Teilzuschlag)“. Beim Teilzuschlag hakst du Titel oder Positionen an. Ein Titel steht für alle Grundpositionen darunter; Bedarfs- und Wahlpositionen kommen nur mit, wenn du sie einzeln anhakst.

2. 2
   Prüfung

   MOSI zeigt, was im Auftrag entsteht: zugeschlagene Positionen, Bedarfe, Regiepositionen, Zuschläge und die Summe der Positionen. Darunter stehen Positionen, die nicht übergehen. Die bestätigst du mit „Ich weiß, dass diese Positionen nicht übernommen werden“.

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   Auftrag

   „Zuschlag am“, „Zuschlagssumme netto“ laut Auftraggeber, bei Bedarf „Kunde“ und „Baustelle“, „Starttermin der Bedarfe“ (ab diesem Tag plant die Disposition) und eine „Bemerkung“.

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   „Zuschlag verbuchen“

   Der Bauauftrag entsteht, die Ausschreibung steht auf „Gewonnen“. Alle, die in der Gesellschaft die Disposition bearbeiten dürfen, bekommen eine Benachrichtigung, ohne Beträge.

Ist der Auftraggeber nur als Name erfasst, schlägt MOSI passende Kunden vor oder legt mit „Neuen Kunden … anlegen“ einen an. Gab es schon einen Zuschlag dieser Ausschreibung, kannst du unter „Auftrag“ die neuen Zeilen an diesen Auftrag anhängen statt einen zweiten anzulegen.

„Gewonnen“ ist endgültig. Danach gibt es keinen Weg zurück zu „Abgegeben“, auch nicht nach einem Teilzuschlag. Prüfe den Umfang vorher. Weitere Teile verbuchst du später mit einem neuen Zuschlag; eine Position lässt sich nur einmal zuschlagen.

Was im Auftrag entsteht

Material und Fracht

Ein Bedarf mit Menge der Position × Menge je Einheit. Die Fracht hängt am Bedarf desselben Materials und Werks.

Regie

Eine Regieposition in Stunden.

Entsorgung und Zuschlag

Je eine Zuschlagszeile mit Menge und Einheit.

Die Preise kommen aus der abgegebenen Fassung, nicht aus den heutigen Preislisten. Hast du einen EP von Hand gesetzt, verteilt MOSI ihn im selben Verhältnis auf die Bausteine. Spätere Änderungen deiner Preislisten ändern diese Preise nicht. Jede Zeile trägt die Notiz „LV-Position“ mit der Ordnungszahl.

Positionen, die nicht übergehen

freie Leistung

Hat eine Position einen Baustein „Freie Leistung“, kann MOSI sie keinem Bedarf und keiner Regie zuordnen.

ohne Zuordnung oder gültige Kalkulation

Keine Bausteine, oder die Zuordnung passt nicht mehr zum berechneten Stand, etwa nach einem Preis von Hand ohne Bausteine.

ohne Preis

Kein EP oder keine Menge.

Solche Positionen gehen nicht verloren. Sie stehen mit Menge und Preis am Auftrag vermerkt und im Mengennachweis, werden aber nicht disponiert. Bei der Abrechnung musst du sie selbst berücksichtigen.

Zuschlagssumme und Summe der Positionen

Oft weicht die Zuschlagssumme vom Angebot ab, etwa durch einen Nachlass. MOSI verteilt den Unterschied nicht auf die Positionen. Er steht als „Nachlass laut Zuschlag“ oder „Aufschlag laut Zuschlag“ an der Buchung und als Bemerkung am Auftrag, ohne Betrag.

MOSI legt für einen Nachlass keine Abrechnungszeile an. Vergisst du ihn in der Abrechnung, rechnest du zu viel ab.

Bisherige Zuschläge und Mengennachweis

Im Reiter „Zuschlag“ stehen unter „Bisherige Zuschläge“ alle Buchungen mit Datum, Auftrag, Fassung und Zahl der Positionen, mit Preisrecht auch „Positionen netto“ und „Zuschlagssumme“. Oben siehst du, wie viele Positionen noch nicht zugeschlagen sind.

Ein Klick auf eine Buchung oder Rechtsklick → „Mengennachweis“ zeigt je Position die ausgeschriebene Menge und darunter die Zeilen des Auftrags mit „Geplant / geleistet“. Geleistet heißt bei Bedarfen die Menge aus den Fuhren, bei Regie die erfassten Stunden.

Aufmaß, Abschlags- und Schlussrechnung nach LV gibt es nicht. Abgerechnet wird der Auftrag wie jeder andere über Fuhren, Regie und Zuschläge.