Angebote versenden und annehmen

Vorschau vor dem Versand

Solange die Fassung nicht versendet ist, zeigt „Vorschau“ unter „Ablauf“ das PDF so, wie es der Kunde bekäme, mit dem Wasserzeichen „Entwurf“. Die Vorschau wird nicht abgelegt.

Auf dem PDF stehen der Kopf deiner Gesellschaft bzw. ihr Briefpapier für Angebote, Kunde oder Interessent, Baustelle, Nummer und Fassung, „Gültig bis“, die Positionen mit Menge, Einzelpreis und Summe, die „Summe netto“, die Standard-Zahlungsbedingung und unter „Bedingungen und Hinweise“ dein Hinweis. Alternativpositionen stehen mit „Alternativ“ und ohne Summe da.

Mindestpreis, Selbstkosten, Werksvergleich und die Bestandteile eines Preises (Material, Fracht, Maut) stehen nie auf dem PDF. Der Kunde sieht nur den Einzelpreis je Position.

Senden

„Senden“ erscheint, sobald die Fassung „Freigegeben“ ist, und nur mit dem Recht, Angebote zu versenden.

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   Empfänger wählen

   Zur Wahl stehen die Kontakte des Kunden und der Baustelle mit E-Mail-Adresse, bei einem Interessenten seine E-Mail. Andere Adressen lässt MOSI nicht zu. Höchstens 5 Empfänger.

2. 2
   Nachricht schreiben

   Optional, bis 2.000 Zeichen. Sie steht im Text der Mail.

3. 3
   Absenden

   Das PDF heißt z. B. „Angebot-AN-10042-F1.pdf“. Die Mail geht über den Mail-Versand deiner Gesellschaft, sonst über MOSI; Antworten gehen an die E-Mail der Gesellschaft.

Mit dem Versand entsteht das PDF einmal und wird verschlüsselt abgelegt. Die Fassung steht danach auf „Versendet“ und lässt sich nicht mehr ändern. Unter „Fassungen“ öffnest du das PDF jeder versendeten Fassung.

Empfänger unter „CC“ bekommen dieselbe Mail wie die unter „An“. Eine echte Kopie gibt es nicht; jeder Empfänger erhält das Angebot gleichwertig.

Erneut senden und Versandfehler

„Erneut senden“ schickt dieselbe versendete Fassung noch einmal, mit demselben PDF, etwa an einen weiteren Kontakt. Unter „Ablauf“ steht danach „Zuletzt gesendet“ mit Zeit und Empfängern.

Kommt eine Mail nicht an, steht in der Liste in der Spalte „Fassung“ die Marke „Versandfehler“ und im Angebot der Grund. Die Fassung bleibt trotzdem versendet. Prüfe die Adresse am Kontakt und sende über „Erneut senden“ noch einmal.

Änderungen nach dem Versand: neue Fassung

Will der Kunde etwas anders, wählst du „Neue Fassung“. MOSI legt eine Kopie mit allen Positionen und Preisen als Entwurf an und öffnet die Positionen. Die versendete Fassung bleibt unverändert stehen.

• Die neue Fassung bekommt eine neue Gültigkeit, gerechnet ab heute mit dem Standard deiner Organisation.
• Sie durchläuft wieder „Einreichen“ und, wenn ein Preis unter dem Mindestpreis liegt, die Freigabe.
• Das PDF heißt dann „…-F2.pdf“. Unter „Fassungen“ stehen alle Fassungen mit Stand, Summe und Gültigkeit.

Gültigkeit, Erinnerung und Abschluss

Ist der Tag „Gültig bis“ vorbei und das Angebot noch offen, setzt MOSI es auf „Abgelaufen“. Zu versendeten Angeboten bekommt der Ersteller vorher eine Erinnerung ans Nachfassen: „Angebot … gilt bis … jetzt nachfassen“.

Ablehnen

Der Kunde will nicht. Mit Grund; das Angebot steht danach auf „Abgelehnt“ und ist abgeschlossen.

Stornieren

Du ziehst ein schon versendetes Angebot zurück. Die versendeten Fassungen bleiben erhalten.

Löschen

Nur für Angebote, die nie versendet wurden. Sie verschwinden samt Positionen.

Name und Anschrift eines Interessenten bleiben bei abgelaufenen, abgelehnten und stornierten Angeboten 12 Monate stehen, danach werden sie anonymisiert. Nie versendete Angebote werden dann gelöscht. Die Fristen stellst du unter Verwaltung → Organisation → Bau in der Gruppe „Angebote“ ein: „Erinnerung ans Nachfassen“ und „Interessentendaten aufbewahren“.

Annehmen: aus dem Angebot wird ein Auftrag

Sagt der Kunde zu, wählst du „Annehmen“. Den Knopf gibt es für versendete Fassungen, auch bei abgelaufenen Angeboten. Du brauchst dafür das Recht, Angebote zu bearbeiten und Bauaufträge anzulegen. Ein Assistent führt dich durch bis zu drei Schritte:

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   Kunde

   Nur bei einem Interessenten. MOSI sucht Kunden mit ähnlichem Namen. Du wählst einen davon oder „Neuen Kunden … anlegen“ mit den Angaben des Interessenten.

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   Positionen

   Unter „Wird angelegt“ steht, wie viele Bedarfe, Regiepositionen, Zuschläge und Projektpreise entstehen. Positionen, die nicht übergehen können, stehen mit Grund darunter; du bestätigst sie mit „Ich weiß, dass diese Positionen nicht übernommen werden“.

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   Termin

   „Starttermin“ ist der Tag der Bedarfe. Hat die Baustelle einen Typ ohne festen Zeitraum, entfällt er. Hat das Angebot keine Baustelle aus den Orten, kannst du hier eine wählen; sonst gilt die Adresse des Angebots. Ein abgelaufenes Angebot bestätigst du mit „Abgelaufenes Angebot trotzdem annehmen“.

Nach „Angebot annehmen“ steht der Auftrag. „Zum Auftrag“ öffnet ihn. Das Angebot steht auf „Angenommen“ und verweist in der Liste in der Spalte „Auftrag“ auf ihn. Wer in der Gesellschaft disponieren darf, bekommt die Nachricht „Angebot … wurde angenommen“.

Eine Annahme durch den Kunden per Link oder im Portal gibt es für Angebote nicht. Die Zusage erfasst immer das Büro mit „Annehmen“.

Was im Auftrag entsteht

Der Auftrag übernimmt Titel, Kunde und Baustelle des Angebots. Die Preise kommen genau aus der angenommenen Fassung; MOSI rechnet nichts neu, auch wenn sich die Preisliste inzwischen geändert hat.

Material mit Menge und Werk

Wird ein Bedarf (Lieferung) in t, m³ oder Fuhren. Gibt es eine Frachtposition mit demselben Material und demselben Werk, bekommt der Bedarf Fracht und Maut daraus.

Material ohne Menge

Wird ein Projektpreis, der für spätere Bedarfe gilt.

Fracht ohne passendes Material

Wird ein Projektpreis, wenn sie ein Werk, die Einheit t und einen Preis hat. Sonst geht sie nicht über („Keine passende Zuordnung“).

Regie

Wird eine Regieposition.

Zuschlag

Wird ein Zuschlag am Auftrag.

Text und Alternative

Gehen bewusst nicht über. Texte stehen in den Notizen des Auftrags.

Im Auftrag steht unter „Herkunft“ „Aus Angebot“ mit dem Knopf „Angebot öffnen“ und die Liste der nicht übernommenen Positionen. Sie bleiben am Auftrag vermerkt, werden aber nicht disponiert. In den Preisen des Auftrags tragen die übernommenen Preise die Marke „Aus Angebot“.

Eine Materialposition ohne Werk kann kein Bedarf werden, ebenso eine mit Menge in Std., Stk. oder pauschal. Trag das Werk vor dem Versand ein, sonst fehlt die Position im Auftrag und du legst den Bedarf von Hand an.